Im Workspace 12000 können Sie beliebige Adressen und / oder
Kontaktpersonen in Adresspools zusammenfassen, um sie auf diese Weise für
bestimmte Aktionen zu gruppieren, z. B. für den Versand von Serienbriefen
oder Serienmails.
Ein Adresspool kann als Datenbasis bei der Definition von Auswertungen
im BC
84100 Auswertungen definieren oder
für MIS-Statistiken (WS 71000 MIS Auskünfte ) verwendet werden.
Ein Adresspool kann als Selektionskriterium beim Generieren von
Pooleinträgen anderer Poolarten z.B. Rapport-, Verkaufs- oder
Einkaufspools verwendet werden.
Beispiel:
Einsatz von Adresspools bei der Organisation einer Hausausstellung:
Zuerst legen Sie einen Adresspool mit den freien Attributen "Zusage
J/N", "Hotel A (J/N)", "Hotel B J/N", "Hotel C (J/N)" an. Diesen Pool
füllen Sie mit den Adressen der potentiellen Teilnehmer. Anschließend
erstellen Sie für diese Adressen eine Einladung als Serienbrief, z.B. mit
der Standard-Auswertung Brief, Serie im BC
84300
Drucken / Auswertungen. Die Rückläufer verwalten Sie ebenfalls im
Pool. Sie vermerken die Zusagen und Hotelreservierungswünsche in den
Attributen Zusage und Hotel. Sie können nun die Pooleinträge nach Ihren
Wünschen filtern und beispielsweise Teilnehmerlisten, Hotel-
Reservierungslisten, Namensschilder u. ä. erstellen.
Beispiel:
Gefahrgutliste für alle Kunden aus der Region Zürich:
Täglich wird pro Auslieferungstour eine Auswertung erstellt, die alle
Verkaufspositionen, die der Gefahrgutverordnung unterliegen, nach
gesetzlicher Vorschrift listet. Die zugehörigen Kunden für die Tour
"Zürich" werden in der Vorselektion über den Adresspool "Kunden Region
Zürich" ermittelt.
Neuen Pool
anlegen
Einen neuen Pool können Sie mit dem folgenden BC
anlegen:
Sie können einen neuen Pool aber auch durch
Kopieren von einem bestehenden Pool
erzeugen.
In einem bestehenden Pool können Sie Folgendes tun:
Bestehenden Pool öffnen
Einen
bestehenden Pool können Sie auf folgende Weise suchen und öffnen:
-
Im Pull-Down-Menü Öffnen über - Adresspool... oder mit
der Tastenkombination Ctrl+O die BO-Liste "10020 Adresspool" öffnen
und in dieser den gewünschten Pool auswählen
-
In der Gruppe Öffnen Express über die Attribute
Nummer oder Bezeichnung die BO-Liste Adresspool
öffnen
-
In der Gruppe
Öffnen Express über das Attribut
Gruppe die
Poolgruppen-Auswahl
öffnen und dort nach dem gewünschten Pool suchen.
Pool
bearbeiten
Die Eigenschaften eines Pools bearbeiten Sie im
Pull-Down-Menü Datei. Dort haben Sie die Möglichkeit, die aktuellen
Pool-Definitionen (z. B. Freie Felder, Freier Index, Zugriffsrechte) zu
bearbeiten, sowie einen Pool inklusive aller Einträge zu löschen oder
einen Pool umzubenennen.
Neuen Pooleintrag erstellen
In
Abhängigkeit vom Pool-Inhaltsytyp (Definition in BC
12013 Eigenschaften - Verarbeitung - Diverses)
können Adressen und / oder Kontaktpersonen als Pooleinträge generiert
werden. Die neuen Pooleinträge erfassen Sie in den Gruppen
Suchen
und
Bearbeiten.
Suchen
In
dieser Gruppe können Sie Adressen und / oder Kontaktpersonen auswählen und
als Pooleintrag übernehmen.
Ob Sie nur Adressen oder nur
Kontaktpersonen oder beide als Pooleintrag übernehmen, hängt vom
Inhaltstyp des aktiven Pools ab:
Pooleinträge vom Typ Adresse erstellen Sie in der Gruppe
Adressen, Pooleinträge vom Typ Kontaktperson in der Gruppe
Kontaktperson.
Adresse
Die Adresse für den neuen
Pooleintrag können Sie über die Attribute Adressnummer,
Name, Vorname, Suchbegriff oder Barcode
auswählen.
In jedem dieser Attribute können Sie die BO-Liste
10000 Adressen zur Adress-Auswahl öffnen. In dieser Liste können
Sie entweder eine einzelne Adresse in den Fokus nehmen und sie mit
<OK> als Pooleintrag übernehmen oder Sie können mit der
<Leertaste> beliebig viele Adressen markieren (Multi-Selektion) und
diese anschliessend mit <Enter> oder "Doppelklick" als Pooleinträge
übernehmen.
Bei Bedarf können Sie zu Kontrollzwecken die Adress
BO-Liste vor der Übernahme so filtern, so dass nur noch die selektierten
Adressen angezeigt werden. Dazu müssen Sie im Kontextmenü (Aufruf mit
rechter Maustaste) den Eintrag "Nur selektierte anzeigen" aktivieren.
Diesen Filter können Sie direkt auf der Liste über die Checkbox im
Tool-Panel-Attribut "Nur selektierte anzeigen" wieder
deaktivieren.
Wenn sie keinen Artikel markieren und <ESC> oder
Klick auf [x] ausführen, bricht die Erfassung ab.
 |
Hinweis
In einen
Pool vom Inhaltstyp Nur Kontaktpersonen kann die Vorauswahl über
die Adresse erfolgen. Anschliessend muss in der Gruppe
Kontaktperson noch eine Kontaktperson ausgewählt werden, sonst kann
die Adress-Auswahl nicht gespeichert werden.
|
Im Attribut
Bereits im Pool wird Ihnen angezeigt, ob sich die ausgewählte
Adresse bereits im Pool befindet.
Kontaktperson
Die Kontaktperson für
den neuen Pooleintrag mit Kontaktperson können Sie über die Attribute
Nummer, Name und Vorname auswählen.
In jedem
dieser Attribute können Sie die BO-Liste 10005 Kontaktpersonen zur
Kontaktperson-Auswahl öffnen. Wenn Sie in der Gruppe Adresse
bereits eine Adresse ausgewählt haben, werden in der BO-Liste nur die
Kontaktpersonen, der in der Gruppe Adresse eingetragenen Adresse,
zur Auswahl angezeigt.
In der BO-Liste können Sie entweder eine
einzelne Kontaktperson in den Fokus nehmen und sie mit <OK> als
Pooleintrag übernehmen oder Sie können mit der <Leertaste> beliebig
viele Kontaktpersonen markieren und diese anschliessend mit <Enter>
oder "Doppelklick" als Pooleinträge übernehmen.
|
Hinweis
Bei Pools vom Inhaltstyp Nur
Adressen kann eine hier ausgewählte Kontaktperson nicht als
Pooleintrag gespeichert werden.
|
Im Attribut Bereits im
Pool wird Ihnen bereits bei der Auswahl einer einzelnen Kontaktperson
angezeigt, ob sie sich bereits im Pool befindet.
Bei der
Multi-Selektion werden Kontaktpersonen, die sich bereits im Pool befinden,
bei der Übernahme ignoriert.
Bearbeiten
In der Gruppe
Bearbeiten können Sie pro Pooleintrag die
Freien Attribute erfassen. Die Freien Attribute werden im Register
Freie Attribute der
Pool-Eigenschaften
definiert.
Bei einem bereits gespeicherten Pooleintrag können Sie,
falls eine Adresse über mehrere Kontaktpersonen verfügt, im Attribut
Kontaktperson ändern, die Kontaktperson wechseln.
DIY-Panel (Do It Yourself)
Im DIY-Panel können Sie alle
Attribute und ihre Eigenschaften selbst definieren. Es können alle
Attribute angezeigt werden, die eine Relation zum BO
Adresspooleintrag haben.
Jedem Attribut können Sie bestimmte
Eigenschaften zuordnen. So können Sie beispielsweise festlegen, ob ein
Attribut zwingend erfasst werden muss, ob das Attribut mit einem
bestimmten Wert vorbelegt werden soll oder ob ein bestimmtes Layout
vorgegeben werden soll.
Detaillierte Informationen zum DIY-Panel
finden Sie im Kapitel DIY-Funktionalität im Abschnitt
DIY-Panel.
Bestehenden Pooleintrag
bearbeiten
Einen bestehenden Pooleintrag können Sie in der
Gruppe Bearbeiten bearbeiten. Änderen können Sie die Freien
Attribute des Pooleintrags sowie die Kontaktperson (nur bei
Pool-Inhaltstypen: Adressen / Kontaktpersonen oder Nur Kontaktpersonen).
Dazu können Sie Werte
für ausgewählte Freie Attribute erfassen und diese Werte auf alle
Pooleinträge nachtragen lassen. Das BC finden Sie im Pull-Down-Menü
Extras.
Pooleinträge serienweise erstellen /
Pooleinträge serienweise entfernen
Die BCs, in denen Sie nach
Vorgabe verschiedener Selektionskriterien serienweise neue Pooleinträge
erstellen können, rufen Sie mit dem Pull-Down-Menü "Einträge" auf.
-
In diesem BC erstellen Sie die
Pooleinträge nach von Ihnen vorgegebenen Selektionskriterien
-
In diesem BC können Sie Pooleinträge aus
verschiedenen Pools zusammenführen (z. B. Vereinigungs- / Schnitt-
oder Teilmengen bilden)
-
In diesem BC können Sie Pooleinträge nach
von Ihnen vorgegebenen Selektionskriterien entfernen
-
In diesem BC können Sie Pooleinträge aus
verschiedenen Pools entfernen (z. B. über das Bilden von Vereinigungs-
/ Schnitt- oder Teilmengen)
-
In diesem BC können Sie alle Pooleinträge auf einmal
löschen
Sie können die Adresse einzeln als Pooleintrag
übernehmen oder Sie können mehrere Adressen gleichzeitig über eine
Multi-Selektion als Pooleinträge übernehmen.. Bei der Multi-Selektion
markieren Sie in der BO-Liste 10000 Adressen beliebig viele
Adressen mit der Leertaste zur Übernahme. Mit der Taste <Esc>
oder einem Mausklick werden die markierten Adressen in den Adresspool
übernommen.
Pooleinträge markieren / markierte
Pooleinträge entfernen
Sie können auch einzelne Pooleinträge mit
der <Space-Taste> markieren und anschliessend über den
Kontextmenü-Eintrag Löschen aus dem Pool entfernen. Das Kontextmenü
rufen Sie mit der rechten Maustaste auf.
Wenn Sie mehrere
zusammenhängende Pooleinträge markieren möchten, können Sie die Funktion
Sichtbare Einträge markieren nutzen. Sie kann direkt mit der
Tastenkombination Ctrl+A oder im Pulldown-Menü "Einträge" aufgerufen
werden.
DMAS
In diesem
Pull-Down Menü können Sie, sofern DMAS (Document-Management-System)
lizensiert ist, ein neues DMAS-Dokument anlegen oder das DMAS
öffnen:
-
Der Eintrag
Neues Dokument öffnet sich Auswahlliste der
Kopiervorlagen für neue DMAS-Dokumente. Nach Auswahl einer
Kopiervorlage wird das BC
81002
Neues DMAS-Dokument geöffnet.
-
Der Eintrag
Vorhandene Dokumente öffnet den WS
81000 DMAS und zeigt alle im
Kontext
Adresspool verknüpften Dokumente an.
DIY-Menü
In
diesemPull-down-Menü können Sie folgende Einträge öffnen:
-
DIY-Hotkey
Es wird das BC
86902 DIY-Hotkey geöffnet, in welchem Sie
Tastenkombinationen für den Aufruf eines BC oder einer
Explorerposition definieren können.
-
DIY-Designer
Es wird das BC
86910 DIY-Designer geöffnet, in welchem Sie eigene
BCs erstellen und diese zu Abläufen verketten können.
Alle weiteren Menüpunkte in diesem Pull-Down Menü sind
installationsabhängig definierte Ordner. Detaillierte Informationen zum
Erstellen solcher Ordner und weiterer DIY-Funktionalitäten finden Sie im
Abschnitt
DIY-Funktionalität.
Datei
In diesem
Pull-Down-Menü haben Sie die Möglichkeit die Enterprise Search sowie die
BCs zum Kopieren, Löschen und Umbenennen eines Pools aufzurufen, im BC
Drucken / Auswertungen Adresspoolauswertungen zu starten oder im BC
Eigenschaften die Pool-Eigenschaften (z. B. Inhaltstyp,
Zugriffsrechte, Freie Attribute) zu definieren.
-
Dieser Eintrag öffnet die Volltextsuche
von OpaccERP. Die Enterprise Search steht erst zur Verfügung, wenn sie
konfiguriert und der zugehörige Dienst gestartet ist, andernfalls
können Suchanfragen nicht verarbeitet werden.
-
-
-
-
Der Eintrag
Zu Favoriten hinzufügen öffnet das BC
99001 Favorit bearbeiten. Dort
können Sie festlegen, in welches Register (Tab) und mit welcher Laufnummer
der WS in das Favoritenmenü übernommen werden soll.
Im Eintrag
Senden an können Sie folgende Funktionen aufrufen:
-
Senden an Word
Es wird ein Word-Dokument eröffnet, in das
abhängig vom hinterlegten Template Daten aus dem Dokument übernommen
werden können, z.B. für ein Anschreiben zu einem Angebot.
-
Senden an Mail
In Outlook wird ein neues Mail erstellt.
Wenn die Mail-Adresse des Kunden aus dem Dokument in den Stammdaten
hinterlegt ist, wird diese als Mail-Adresse eingetragen.
-
Senden an DMAS
Wenn DMAS (Document Management System)
lizensiert ist, öffnet dieser Eintrag den WS
81000 DMAS.
-
Senden an persönlichen Ordner
Im Hilfs-BC können Sie einen Titel und einen Kommentar
erfassen. Der Titel wird im Ordnereintrag angezeigt und der Kommentar
beim Öffnen des Eintrags angezeigt. Voraussetzung für das Senden ist,
dass der entsprechende Ordner unter Eigenschaften das „Senden“
erlaubt.
-
Senden an Benutzerordner
Sie können das aktive BO an den
im Hilfs-BC
99008 Senden an
Benutzer-Ordner vorgegebenen
Ordner eines anderen
Benutzers senden. Im Hilfs-BC können Sie einen Titel und einen
Kommentar erfassen. Der Titel wird im Ordnereintrag und der Kommentar
beim Öffnen des Eintrags angezeigt. Voraussetzung für das Senden ist,
dass der entsprechende Ordner unter Eigenschaften das Senden an
Benutzerordner erlaubt.
-
Senden an Benutzer...
Sie können das aktive BO an den im
Hilfs-BC
99008 Senden an
Benutzer-Favoriten vorgegebenen
Favoriten-Ordner eines
anderen Benutzers senden. Dort wird ein neuer
Favoriteneintrag mit dem aktiven Dokument erstellt. Im Hilfs-BC können
Sie einen Titel und einen Kommentar für den neuen Favoriten-Eintrag
erfassen.
-
In diesem BC können die Freien Pool-Attribute und der Freie
Pool-Index definiert werden, der Pool-Inhaltstyp (nur Adressen, nur
Kontaktpersonen, Beides) und die Zugriffsrechte sowie der Pool einer
Poolgruppe zugeteilt werden.
-
In diesem BC kann eine SMS an alle Adressen oder
Kontaktpersonen des Adresspools geschrieben und versendet
werden.
Mit der Funktion <Refresh> wird der
Bildschirm neu aufgebaut und die Daten aktualisiert.
