In diesem BC bestimmen Sie zuerst in der Gruppe
Suchen den Kunden
für welchen Sie ein neues Verkaufsdokument eröffnen oder ein bestehendes
Dokument bearbeiten wollen. Zusätzlich können Sie vor dem Eröffnen des
Verkaufsdokumentes eine
Kontaktperson
auswählen.
In der Gruppe
DIY-Panel können Sie sich
(Kunden)-Attribute Ihrer Wahl anzeigen lassen.
Daraufhin können Sie entweder ein bestehendes Dokument zum Bearbeiten
öffnen oder ein neues Dokument (Basisdokument oder Folgedokument)
eröffnen.
Pro Register bzw. Dokumentstufe Offerte/Angebot, Auftragsbestätigung,
Lieferschein, Rechnung und Gutschrift werden Ihnen in der Gruppe
Kunden-Dokumente
die bereits bestehenden Kundendokumente angezeigt. In der Gruppe
Dokumentarten werden
Ihnen ebenfalls pro Register bzw. Dokumentstufe alle Dokumentarten
angezeigt, die für den Kunden erstellt werden können. Die Titel der
Dokumentstufen und die Auswahl der zu erstellenden Dokumentarten ist
abhängig von den im OpaccOXAS Studio definierten Dokumentarten bzw.
Dokumentketten und davon, ob Sie ein Basisdokument (Neu) oder ein
Folgedokument (Vererben) erstellen möchten.
Die im folgenden aufgezeigten Beispiele verweisen in der Regel auf
einen "klassischen Auftrag", in dem die Dokumente AB - LS - RE - (GS) eine
Dokumentkette bilden. Im OpaccOXAS Studio können aber auch andere
ebenfalls für die Praxis relevante Dokumentketten gebildet werden, z.B. AB
- RE - LS bei Aufträgen mit Vorauskasse.
In der Gruppe
Sortierung können Sie
die Dokumente für die Anzeige frei sortieren.
Mit dem Button <Auftragsüberwachung> öffnen Sie das BC
51050 Auftragsüberwachung Auftrag, in welchem Sie
sich Informationen zum aktiven Auftrag und den einzelnen Dokumenten des
Auftrages anzeigen lassen können.
Alle Einstellungen in diesem BC mit Ausnahme der Einstellung für das
Attribut Bonitätsprüfung können Sie in einer Vorlage speichern.
Direkte Suche nach einer Kundenadresse
Sie
belassen die Default-Einstellung "Suchen Adresse" und geben den Kunden
vor, dessen bestehende Dokumente Sie bearbeiten möchten oder für den Sie
neue Dokumente eröffnen möchten. Sie können die Adresse über die Attribute
"Adressnummer", "Name" oder "Suchbegriff" ermitteln. Zusätzlich steht
Ihnen in Abhängigkeit von Ihren OpaccStudio Einstellungen (zusätzlicher
Index) ein weiteres Suchkriterium z.B. Land oder Ort zum Suchen zur
Verfügung.
Wenn Barcodes pro Kunde verwaltet werden, kann der Kunde
auch über seinen Barcode (Attribut Barcode) mit einem Barcode-Leser
ermittelt und ein Dokument eröffnet werden. Details zum Einsatz von
Barcode-Lesern finden Sie in den Manuals, im Bereich TechNotes im Kapitel
"Leser".
Suche über eine Kontaktperson
Wenn Sie die
gewünschte Kundenadresse am schnellsten über eine bestimmte Kontaktperson
identifizieren können, so wählen Sie die Voreinstellung "Suchen
Kontaktperson". Innerhalb der Kontaktpersonen können Sie die Adresse über
das Attribut "Name" suchen.
Aktive Adresse
bearbeiten:
Mit dem Button <Adresse bearbeiten> öffnen
Sie den WS
11000 Adressen
bearbeiten mit der aktiven Adresse. Wird der Workspace 11000
verlassen, kehrt man mit der aktiven Adresse wieder in das Ausgangs-BC
zurück.
Nur Kunden anzeigen:
Bei aktiver Checkbox, wird
die Suche in allen abhängigen BO-Listen auf Kunden eingeschränkt. Sie
können die Einstellung der Checkbox in der BC-Vorlage
speichern.
Achtung! Diese Funktion steht nur unter "Suchen
Direkt" zur Verfügung.
Suche über
Adresspools
Wenn Sie die gewünschte Kundenadresse am
schnellsten über einen Adresspool identifizieren können, so wählen Sie die
Voreinstellung "Suchen Adresspool". Sie können einen Adresspool entweder
direkt über die "Nummer", oder die "Bezeichnung" suchenoder über die
Adresspool-Gruppen-Auswahl im Attribut "Gruppe".
Innerhalb des gewählten Adresspools können Sie die Adresse über das
Attribut "Adressnummer" suchen.
Suche über Enterprise Search
Wenn
die Enterprise Search in ihrer Installation aktiv ist, können Sie nach
Aufruf der Funktion "Suchen Enterprise Search" im Feld "Suchbegriff" den
oder die gewünschten Begriffe eingeben, nach denen dann die Enterprise
Search alle Adressen durchsucht. Gibt es mehr als einen Treffer, werden
die gefundenen Adressen in einer BO-Liste angezeigt, gibt es nur einen
Treffer wird diese Adresse direkt in den Workspace übernommen.
Ausführliche Informationen zur Suchterminologie (Bildung von Suchbegriffen
und Abfragen) finden Sie im Abschnitt
Such-Terminologie.
Vorgabe
Kontaktperson
Nach Auswahl einer Adresse wird in der Gruppe
Vorgabe Kontaktperson die Kontaktperson Nr. 1 (wenn vorhanden)
eingetragen. Vor dem Eröffnen des Dokumentes können Sie die vorgeschlagene
Kontaktperson ändern oder wenn keine Kontaktperson eingetragen wurde, eine
Kontaktperson auswählen. Die gewählte Kontaktperson wird in die
Dokumentadresse (BC
51405
Adressen) übernommen.
DIY-Panel
Im
DIY-Panel können Sie alle Attribute und ihre Eigenschaften selbst
definieren. Es können alle Attribute angezeigt werden, die eine Relation
zum BO Addr (Adresse) haben.
Jedem Attribut können Sie
bestimmte Eigenschaften zuordnen. So können Sie beispielsweise festlegen,
ob ein Attribut zwingend erfasst werden muss, ob das Attribut mit einem
bestimmten Wert vorbelegt werden soll oder ob ein bestimmtes Layout
vorgegeben werden soll.
Detaillierte Informationen zum DIY-Panel
finden Sie im Kapitel DIY-Funktionalität im Abschnitt
DIY-Panel.
Kundendokumente
In der Gruppe
Kunden-Dokumente werden Ihnen alle bisher erstellten Dokumente des
aktiven Kunden pro Dokumentstufe (Register) angezeigt.
Die in
dieser Dokumentation benutzen Register-Titel (OF, AB, LS, RE, GS) für die
Dokumentstufen sind die Defaulttitel. In Ihrer Installation können Sie
jedoch im OpaccOXAS Studio auch abweichende Titel definieren.
Innerhalb eines Registers können Sie die Dokumente nach den
indexierten Feldern sortieren. Die in der Tabelle angezeigten
Dokumentattribute können Sie individuell verändern und gegebenenfalls als
eigene Vorlage speichern. Weitergehende Informationen zur individuellen
Gestaltung von Tabellen und der Verwendung von Vorlagen finden Sie im
Hilfetext
BO-Liste Innerhalb eines
Registers können Sie ein Dokument entweder zur weiteren Bearbeitung öffnen
oder es zum Vererben selektieren.
Öffnen:
Unabhängig von ihrem
Dokumentstatus können alle Dokumente mit dem Button <Positionen>
geöffnet oder mit Drop & Go zum Bearbeiten in den WS 51000 gezogen
werden.
Die
Bearbeitungsmöglichkeiten eines Dokumentes sind
abhängig von seinem Dokumentstatus und seiner Stellung innerhalb der
Dokumentkette.
Legende:
Dokumentstatus = provisorisch
Dokumentstatus = vordefinitiv
Dokumentstatus = definitiv
Dokumentstatus = erledigt
Selektieren zum Vererben:
Mit der
<Leertaste> selektieren Sie ein Dokument als Vordokument. (Das
Dokument ist daraufhin mit dem Symbol
gekennzeichnet). Die Vererbung, d.h. die Übernahme aller Daten vom
Vordokument in das neu zu erstellende Folgedokument wird durch den Button
<Vererben> ausgelöst.
Register OF
(Offerte)
Hier werden alle bislang für den aktiven Kunden
erstellten Offerten angezeigt. Diese Offerten können in Abhängigkeit ihres
Dokumentstatus bearbeitet oder vererbt werden.
Offerten mit dem
Dokumentstatus = definitiv können zum VererAben selektiert werden..
Register AB (Auftragsbestätigung)
Hier werden alle bislang für
den aktiven Kunden erstellten Dokumente der Stufe AB angezeigt. Diese
Dokumente können in Abhängigkeit ihres Dokumentstatus bearbeitet oder
vererbt werden.
Dokumente mit dem Dokumentstatus = definitiv können
zum Vererben selektiert werden.
Häufig handelt es sich bei diesen
Dokumenten um Auftragsbasisdokumente, d.h. dem ersten Dokument in der
Dokumentkette. Beispielsweise werden in einem "Auftrag", der aus der
Dokumentkette AB - LS - RE besteht, auf der Stufe AB in der Regel die
dispositiven Lagerausgänge gebucht. Sämtliche dispositiven Daten: bestellt
/ geliefert / fakturiert werden dann auf diesem Dokument nachgeführt und
Sie können diese in der
Auftragsüberwachung kontrollieren. Ein
Auftragsbasisdokument erhält erst dann den Status "Erledigt", wenn alle
Dokumente der Dokumentkette erledigt sind.
Register LS (Lieferschein)
Hier werden alle bislang für den
aktiven Kunden erstellten Dokumente der Stufe Lieferschein angezeigt.
Diese Dokumente können in Abhängigkeit ihres Dokumentstatus bearbeitet
oder vererbt werden.
Dokumente mit dem Dokumentstatus "Definitiv"
können Sie zum Vererben selektieren.
Häufig handelt es sich bei
diesen Dokumenten um Folgedokumente, d.h. Dokumente, die aus einer AB
vererbt wurden. Dabei wurden - in Abhängigkeit von den Einstellungen im
OpaccOXAS Studio - alle relevanten Informationen aus der AB (Kopf- und
Positionsdaten) in den Lieferschein übernommen. Wenn ein Lieferschein
verarbeitet wird, erhält der den Dokumentstatus "Definitiv". Wenn alle
Positionen eines Lieferscheins geliefert und fakturiert sind, erhält er
den Dokumentstatus "Erledigt".
In einem "Auftrag", der aus der
Dokumentkette AB - LS - RE besteht, werden auf der Stufe LS in der Regel
die gelieferten Mengen vom Lager ausgebucht und die Dispobuchungen
erledigt.
Register
RE (Rechnung)
Hier werden alle bislang für den aktiven Kunden
erstellten Dokumente der Stufe Rechnung angezeigt. Diese Dokumente können
in Abhängigkeit ihres Dokumentstatus bearbeitet oder vererbt
werden.
Dokumente mit dem Dokumentstatus "Definitiv" können zum
Vererben selektiert werden.
Häufig handelt es sich bei diesen
Dokumenten um Folgedokumente, d.h. Dokumente, die z. B. aus einem LS
vererbt wurden. Dabei wurden - in Abhängigkeit von den Einstellungen im
OpaccOXAS Studio - alle relevanten Informationen aus dem LS (Kopf- und
Positionsdaten) in die Rechnung übernommen. Wenn eine Rechnung verarbeitet
wird, erhält sie eine endgültige Rechnungsnummer und den Dokumentstatus
"Definitiv". Wenn alle Positionen einer Rechnung fakturiert sind, ändert
sich der Dokumentstatus auf "Erledigt".
In einem "Auftrag", der aus
der Dokumentkette AB - LS - RE besteht, werden auf der Stufe RE in der
Regel die Buchungen im Verkaufs-MIS ausgelöst und das Dokument für die
Übernahme in die Finanzbuchhaltung bereitgestellt.
Register
GS (Gutschrift)
Hier werden alle bislang für den aktiven Kunden
erstellten Dokumente der Stufe Gutschrift angezeigt. Diese Dokumente
können in Abhängigkeit ihres Dokumentstatus bearbeitet werden.
Gutschriften können nicht in weitere Dokumente vererbt werden, da sie als
Vordokumente nicht erlaubt sind.
Häufig handelt es sich bei diesen
Dokumenten um Folgedokumente, d.h. Dokumente, die aus einer RE vererbt
werden. Dabei werden - in Abhängigkeit von den Einstellungen im OpaccOXAS
Studio - alle relevanten Informationen aus der RE (Kopf- und
Positionsdaten) in die Gutschrift übernommen. Je nach Dokumentart kann es
sich um Waren- oder Wertgutschriften handeln.
Wenn eine Gutschrift
verarbeitet wird, erhält diese ihre endgültige Gutschriftnummer und den
Dokumentstatus = erledigt.
Wird eine Warengutschrift als
Folgedokument zu einer Rechnung in einer Dokumentkette erstellt, so ändert
sich der Dokumentstatus des Auftragsbasisdokumentes wieder auf "definitiv"
bis die gutgeschriebene Menge nachgeliefert oder im Auftragsbasisdokument
manuell erledigt wird.
OF / AB
/ LS / RE / GS
In der Gruppe Dokumentarten werden Ihnen
pro Dokumentstufe bzw. Register alle Dokumentarten angezeigt, die für
diesen Kunden neu erstellt werden können oder in die von einem Vordokument
vererbt werden kann. Die Verknüpfung bestimmter Dokumente zu einer
Dokumentkette ist im OpaccOXAS Studio festgelegt.
Die im
Opacc-Studio für den aktiven Kunden als Default-Start-Dokumentart
definierte Dokumentart ist automatisch aktiv und Sie können mit der
Tastenkombination Ctrl-N oder durch Click auf den Button <Neu>
direkt ein neues Dokument eröffnen.
Wenn Sie eine andere als die
Default-Dokumentart eröffnen wollen, wählen Sie zunächst das Register und
in diesem die gewünschte Dokumentart mit der Maus oder mit den
<Pfeiltasten> aus und fahren dann wie oben beschrieben fort.
Ein Folgedokument erstellen Sie, indem Sie zuerst die Dokumentstufe
(Register) bestimmen, dann mit der Maus oder den <Pfeiltasten> die
gewünschte Dokumentart wählen und schließlich das Vererben mit dem Button
<Vererben> auslösen. Bitte beachten Sie, dass der Button
<Vererben> nur aktiv ist, wenn Sie in der Gruppe
Kunden-Dokumente ein oder mehrere Dokument(e) als Vordokumente
selektiert haben.
Legende:
= als Vordokument selektiertes Dokument
Filter
nach Dokumentstatus
Provisorisch / Vordefinitiv / Definitiv /
Erledigt
Durch Aktivieren der Checkbox in einem oder mehreren
Attributen können Sie die Anzeige der Dokumente pro Kunde nach
Dokumentstatus einschränken. Diese Einstellung kann in einer Vorlage
gespeichert werden.
 |
Hinweis
Der
Status "Vordefinitiv" ist nur auf der Stufe Lieferschein möglich.
|
Sortierung
Ist diese Checkbox aktiv,
so können Sie die Verkaufsdokumente frei sortieren. Die Sortierung erfolgt
durch Doppelklick auf die entsprechende Spalte, wobei immer zwischen auf-
und absteigender Sortierung umgeschaltet wird. Sie können zusätzliche
Attribute in die BO-Liste einfügen. Damit ist eine Sortierung nach einem
freien Attribut, z. B. SalDoc.Free10 möglich.
Der Wechsel auf freie
Sortierung kann zur Laufzeit über das Aktivieren der Checkbox erfolgen,
oder durch das Abspeichern einer Vorlage mit aktiver und einer Vorlage mit
passiver Checkbox.
