In diesem BC können neue DMAS-Dokumente angelegt werden.
Zu einem neuen DMAS-Dokument können dann Beschreibungen erfasst werden.
Es kann mit Dateien und Business-Objekten verknüpft und in einem
vorgegebenen Ordner abgelegt werden.
Zusätzlich kann definiert werden, ob das DMAS-Dokument nach der Anlage
als Entwurf in DMAS eingecheckt werden soll (Default), ob es direkt als
freigegebenes Dokument in DMAS übernommen werden soll oder ob es zuerst im
Sub-Register "Bei mir in Arbeit" abgelegt werden soll, ohne dass es
eingecheckt wird. In diesem Fall erhält das DMAS-Dokument den Status
"Neu".
Ein DMAS-Dokument kann entweder direkt oder mithilfe einer
Kopiervorlage erstellt werden.
Ist das Attribut "Kopiervorlage" (erstes Attribut) leer, ist das
Attribut "Kategorie" links oben mit einem roten Dreieck als
Pflichteingabefeld gekennzeichnet. In diesem Attribut muss dann als erstes
die gewünschte Dokumentkategorie ausgewählt werden. Nach Auswahl der
Kategorie wird der im OpaccOXAS Studio
BC 98100
DMAS einrichten der Kategorie zugewiesene Order als Ablageort
vorgeschlagen und als nächstes Pflichteingabefeld ist das Attribut "Titel"
markiert.
Wird eine Kopiervorlage ausgewählt, ist gleichzeitig die Kategorie
bestimmt und kann nicht mehr geändert werden. Als Pflichteingabefeld ist
dann das Attribut "Titel" gekennzeichnet.
Alle Beschreibungsattribute (Standard + Erweitert) werden aus der
Vorlage übernommen und können nachbearbeitet werden. Die Angaben zu Ordner
und BO-Verknüpfungen werden aus den Konfigurationsdaten der aktiven
DMAS-Dokument-Kategorie übernommen und können, wenn erlaubt, mutiert
werden.
Medienverwaltung
Ist die Medienverwaltung aktiv (=lizenziert), so können in diesem BC
zusätzlich optional folgende Attribute gesetzt werden:
- Medienbasistyp (kann auf einem der folgenden Medien basieren:
Dokument, Bild, Video, Audio
- Mediensubtyp (Auswahl abhängig vom gewählten Medientyp)
Ein Medium wird als DMAS-Dokument eines bestimmten Medienbasistyps
abgelegt und besteht aus einer Ausgangsdatei eines Mediensubtyps. Eine
Ausgangsdatei kann beispielsweise ein Bild in hochauflösendem TIF-Format
(Mediensubtyp) sein.
Innerhalb des DMAS-Dokuments kann das Medium in unterschiedlichen
Ausprägungen (unterschiedliche Mediensubtypen wie z.B. gif oder jpg)
abgelegt werden. Beispielsweise dasselbe Artikelbild in unterschiedlichen
Auflösungen oder sowohl in Farbe als auch in Schwarz-weiss.
Ein Medium kann mit einem oder mehreren Business-Objekten verknüpft
werden.Dabei ist eine Typisierung der Verknüpfung möglich. Typisierungen
können Sie z.B. für die Artikelansicht, ein Produktvideo oder eine
Bedienungsanleitung verwenden. Die typisierten BO-Verknüpfungen werden von
den Consumern (EnterpriseShop, Print-Katalog, OpaccERP, etc.) für das
Abfragen der Daten verwendet. So kann dasselbe Medium für unterschiedliche
Artikel und Medienverwendungszwecke genutzt werden und gleichzeitig lassen
sich Datenredundanzen vermeiden.
Das Bereitstellen der Medien erfolgt ab externen Quellen als
Massenimport oder manuell in OpaccERP.
Kopiervorlage
Bei der
Neuanlage eines DMAS-Dokuments kann festgelegt werden, ob es als
Kopiervorlage zur Verfügung stehen soll. Das erfolgt durch das Setzen der
Checkbox "als Kopiervorlage verwenden" im Bereich
"Einstellungen".
Alle Dokumente, die bei ihrer Anlage als
Kopiervorlagen gekennzeichnet wurden, werden in diesem Attribut zur
Auswahl vorgeschlagen. Wird eine Kopiervorlage ausgewählt, werden alle
dort hinterlegten alle Beschreibungsattribute (Standard + Erweitert) aus
der Vorlage übernommen und können nachbearbeitet werden, die Angaben zu
Ordner und BO-Verknüpfungen werden gemäss den Vorgaben der DMAS-Kategorie
vorgeschlagen und können - soweit es gemäss der Konfiguration im OpaccOXAS
Studio erlaubt ist - hier mutiert werden.
Folgende Attribute bzw.
Attributinhalte werden aus der Kopiervorlage übernommen:
-
Dokumentkategorie
-
Titel
-
Untertitel
-
Beschreibung
-
Zusatzkennung
-
Autor
-
Datensprache
-
Gültig bis
-
Notiz
-
Alle freien Attribute der Dokumentkategorie
-
Ordner: Er wird jedoch nur aus der Kopiervorlage übernommen,
wenn er nicht bereits über die Dokumentkategorie vorgegeben wurde.
- Medienbasistyp: Wenn die Kopiervorlage einem Medienbasistyp
zugeteilt ist, wird dieser automatisch übernommen und als
Medienbasistyp für das zu erstellende DMAS-Dokument
vorgeschlagen.
Beschreibung
Die Gruppe
"Beschreibung" enthält die wichtigsten Attribute zur Beschreibung eines
DMAS-Dokuments.
Kategorie
Wenn die
Kategorie nicht automatisch durch die Wahl der Kopiervorlage vorgegeben
ist, muss hier als erstes die Kategorie ausgewählt werden, der das neue
DMAS-Dokument zugeteilt werden soll. Die Zuordnung zur Kategorie steuert,
welche Attribute in der Gruppe "Erweiterte Beschreibung" erfasst werden
können. Die Vorbelegung der Attribute Ordner,
Sicherheitszone und Aufbewahrungsdauer werden aus der
Konfiguration der Dokumentkategorie im OpaccOXAS Studio übernommen.
Medienbasistyp
Wenn die
Medienverwaltung lizensiert ist, können Sie hier dem neuen DMAS-Dokument
optional einen der im BC
98100 DMAS /
Medienverwaltung einrichten definierten Medienbasistypen zuweisen.
Der oder den DMAS-Dateien kann dann in der Gruppe Dateien der
entsprechende Mediensubtyp zugewiesen werden.
Titel
In diesem Attribut
kann der Titel des neuen DMAS-Dokuments erfasst werden.
Dokumentdatum
In diesem
Attribut kann das Dokumentdatum für das neue DMAS-Dokument erfasst werden.
Diese Datum muss nicht zwingend mit dem Erstelldatum übereinstimmen, das
automatisch beim Speichern des neu angelegten DMAS-Dokumentes hinterlegt
wird. Wird eine Kopiervorlage verwendet, wird als Datum das Tagesdatum
vorgeschlagen.
Beschreibung (erweitert)
In diesem
Bereich werden alle fixen und freien Attribute des DMAS-Dokuments in
Registern angezeigt. Die Freien Attribute (max. 30) werden in bis zu 5
zusätzlichen Registern (Freie Tabs) angezeigt. Die freien Register und die
freien Attribute werden im OpaccOXAS Studio
BC
98100 DMAS einrichten im Navigationsbereich "Grundeinstellungen -
Dokumentkategorien" definiert.
Fixe
Attribute
In diesem Register werden die fixen Attribute
angezeigt, mit denen das DMAS-Dokument genauer beschrieben wird. Sie
können alle bearbeitet werden.
Untertitel:
In diesem
Attribut (Feldlänge 100) kann ein Untertitel für das DMAS-Dokument
hinterlegt werden.
Beschreibung:
In diesem
Attribut (Feldlänge 100) kann eine Beschreibung für das DMAS-Dokument
hinterlegt werden.
Zusatzkennung:
In diesem
Attribut (Feldlänge 20) kann eine Zusatzkennung für das DMAS-Dokument
hinterlegt werden.
Autor:
In diesem Attribut
(Feldlänge 100) können Angaben zum Autoren des DMAS-Dokuments hinterlegt
werden.
Datensprache:
In diesem
Attribut kann die Sprache des DMAS-Dokuments hinterlegt werden. d.h. der
Hinweis darauf, in welcher Sprache das DMAS-Dokument verfasst ist. Zur
Auswahl stehen alle Sprachen, die in der OpaccERP Sprachtabelle im
BC 87751 Sprachen definiert sind.
Gültig bis:
In diesem
Attribut kann eine Gültigkeitsbegrenzung (Datum) für das DMAS-Dokument
hinterlegt werden. Diese ist rein informativ und wird vom System nicht
automatisch geprüft.
Notiz:
In diesem Attribut
(Feldlänge 4000) kann eine Notiz zum DMAS-Dokument hinterlegt
werden.
Freie
Register
Alle freie Attribute eines DMAS-Dokuments werden in
Registern angezeigt. Sowohl diese Register (Frei 1 bis Frei 5) als auch
die Freien Attribute 1 bis 30 werden im OpaccOXAS Studio im
BC 98100 DMAS einrichten werden pro
DMAS-Dokument-Kategorie im Navigationsbereich "Dokumentkategorien"
definiert.
Freie Attribute im Freien Register
1
In diesem Register können alle freien Attribute erfasst
werden, die im OpaccOXAS Studio BC 98100 in den Registern "Freie Attribute
...." dem Tab 1 zugeteilt wurden. Sie können alle bearbeitet
werden.
Freie Attribute im Freien Register
2
In diesem Register können alle freien Attribute erfasst
werden, die im OpaccOXAS Studio BC 98100 in den Registern "Freie Attribute
...." dem Tab 2 zugeteilt wurden. Sie können alle bearbeitet
werden.
Freie Attribute im Freien Register
3
In diesem Register können alle freien Attribute erfasst
werden, die im OpaccOXAS Studio BC 98100 in den Registern "Freie Attribute
...." dem Tab 3 zugeteilt wurden. Sie können alle bearbeitet
werden.
Freie Attribute im Freien Register
4
In diesem Register können alle freien Attribute erfasst
werden, die im OpaccOXAS Studio BC 98100 in den Registern "Freie Attribute
...." dem Tab 4 zugeteilt wurden. Sie können alle bearbeitet
werden.
Freie Attribute im Freien Register
5
In diesem Register können alle freien Attribute erfasst
werden, die im OpaccOXAS Studio BC 98100 in den Registern "Freie Attribute
...." dem Tab 5 zugeteilt wurden. Sie können alle bearbeitet
werden.
Dateien
In diesem Bereich
kann das neue DMAS-Dokument mit einer oder mehreren Dateien verknüpft
werden. Die Verknüpfung kann entweder durch Auswahl der Datei aus dem
Dateiverzeichnis oder durch Drag-and-drop der Datei in den Ablagebereich
erfolgen. Bei der Auswahl im Dateiverzeichnis können mehrere Dateien
markiert und auf einmal übernommen werden.
Dateiname:
In der
Default-Einstellung ist ein Attribut für die Angabe bzw. Auswahl des
Dateinamens (inkl. Pfad) aktiv.
Durch Klick auf das
Symbol
wird das
Dateiverzeichnis geöffnet, in dem eine Datei für die Verknüpfung mit dem
DMAS-Dokument ausgewählt werden kann. Mit dem Button <Öffnen > wird
die Datei übernommen und Pfad und Dateiname werden im Attribut "Dateiname"
angezeigt.
Um weitere Dateien mit dem DMAS-Dokument zu verknüpfen,
muss jeweils durch Klick auf das Symbol
eine zusätzliche
Zeile für die Eingabe bzw. die Auswahl einer weiteren Datei eröffnet
werden.
Das Dateiverzeichnis kann alternativ auch durch Mausklick
auf das Wort "auswählen" geöffnet werden. Dann können mehrere Dateien
markiert und auf einmal mit dem DMAS-Dokument verknüpft werden.
Eine weitere Möglichkeit Dateien zu verknüpfen, besteht darin eine
Datei direkt in den Ablagebereich "Datei(en)" zu ziehen. Auf diese Weise
können nacheinander mehrere Dateien mit dem DMAS-Dokument verknüpft
werden. Die verknüpften Dateien werden jeweils einer Zeile im Attribut
"Dateiname" angezeigt.
Durch Mausklick auf den Button
werden
Dateiverknüpfungen wieder entfernt.
Mediensubtyp:
Wenn das
DMAS-Dokument mit einem Medienbasistyp erknüpft ist und beim Einrichten
des Mediensubtyps definiert wurde, dass das Erstellen "manuell" erfolgen
soll, können Sie hier pro DMAS-Datei den Mediensubtyp angeben /
auswählen.
Ordner
Hier kann der
Ordner zugewiesen werden, in dem das neue DMAS-Dokument abgelegt werden
soll. Vorgeschlagen wird der Ordner, der bei der Konfiguration der
Dokumentkategorie im OpaccOXAS Studio hinterlegt wurde.
Der
vorgeschlagene Ordner kann mutiert werden.
Durch Klick auf das
Symbol
wird die
Tabelle der DMAS-Ordner-Verzeichnisstruktur geöffnet, in der ein Ordner
ausgewählt werden kann.
Business-Objekte
In dieser
Gruppe kann angegeben werden, unter welchen Verknüpfungstypen und/ oder in
welchen BO-Kontexten (jeweils BO-Typ und BO-ID) das neue DMAS-Dokument
angezeigt werden soll.
Der Verknüpfungstyp kann optional zu
einer BO-Verknüpfung erfasst werden. Damit können Sie z.B. DMAS-Dokumente
über mehrere BO-Typen (Verknüpfungen) hinweg suchen, die jeweils demselben
Verknüpfungstyp zugeordnet sind. Verknüpfungstypen werden im BC 98116 Verknüpfungstypen definiert.
Beispiel für
eine BO-Kontext-Verknüpfung:
Ein DMAS-Dokument ist mit dem BO-Typ
"Adresse" und einer bestimmten BO-ID (Adressnummer) verknüpft. Ist im
WS 11000 Adresse bearbeiten diese
Adressnummer aktiv und wird der Eintrag "Vorhandene Dokumente..." im
Pull-down-Menü "DMAS" aufgerufen, werden im daraufhin geöffneten
WS 81000 DMAS alle mit dieser Adressnummer
verknüpften DMAS-Dokumente angezeigt.
In der Default-Einstellung
wird ein Feld für die Eingabe bzw. Auswahl des BO-Typs und ein Feld für
die Eingabe bzw. Auswahl der BO-ID angezeigt.
Verknüpfungstyp:
Hier
können Sie bei Bedarf den Verknüpfungstyp auswählen, mit dem das DMAS
Dokument verknüpft werden soll.
BO-Typ:
Hier kann aus der
Tabelle der verfügbaren BO-Typen der Typ ausgewählt werden mit dem das
neue DMAS-Dokument verknüpft werden soll, beispielsweise "Adresse",
"Artikel", "Verkaufs- oder Einkaufsdokument" .
Um das DMAS-Dokument
mit weiteren BO-Typen zu verknüpfen, muss jeweils durch Klick auf das
Symbol
eine zusätzliche
Zeile für die Eingabe bzw. die Auswahl eines weiteren BO-Typs eröffnet
werden.
Durch Mausklick auf den Button
werden
Dateiverknüpfungen wieder entfernt.
BO-ID:
Hier wählen Sie die
BO-ID des jeweiligen BO-Typs aus, beispielsweise eine Adress- oder eine
Artikelnummer.
 |
Hinweis
Falls Sie die
Nummer des Businessobjekts bei den BO-Typen "Art", "SalDoc", "PurDoc"
manuell eingeben, müssen Sie folgendes beachten:
Bei der BO-ID
handelt es immer um das eindeutige identifizierende Kriterium (BoId).
Daher wird beispielsweise ein Artikel hier nicht über die Artikelnummer,
sondern die interne Artikelnummer ausgewählt, ebenso wie ein
Verkaufsdokument über seine interne Dokumentnummer.
So kann
beispielsweise der Artikel mit der Artikelnummer A-100 , die BoId bzw.
interne Artikelnummer 2 besitzen. Bei manueller Erfassung müssten Sie hier
also 2 eingeben, um den gewünschten Artikel
zuzuteilen.
|
Einstellungen
Die
Attributinhalte der Attribute im Bereich "Einstellungen" können nicht aus
einer Kopiervorlage übernommen werden.
Als Kopiervorlage verwenden:
Wenn diese Checkbox aktiviert wird, wird das DMAS-Dokument als
Kopiervorlage gespeichert. Die Kategoriezuordnung und die Inhalte aller
fixen und freien Beschreibungsattribute werden die Vorlage übernommen.
Sichtbarkeit als
Entwurf:
In diesem Attribut wird festgelegt, für wen ein
DMAS-Dokument mit dem Dokumentstatus "Entwurf" sichtbar sein
soll.
Folgende Einstellungen sind möglich
-
0 = Persönlich (das Dokument ist nur für den DMAS-Benutzer
sichtbar, der das Dokument erstellt hat.)
-
1 = Gruppe (das Dokument ist für alle DMAS-Benutzer sichtbar,
die derselben Gruppe wie der Besitzer angehören.
-
2 = Öffentlich (Das Dokument kann von allen DMAS-berechtigten
Benutzern eingesehen werden)
Dokumentstatus:
Vorgeschlagen wird bei der Neuanlage der DMAS-Dokumentstatus
"Entwurf (Verfügbar)". d.h. das neue DMAS-Dokument wird nach Anlage
automatisch als Entwurf in DMAS eingecheckt.
Wird der
Dokumentstatus "Bei mir in Arbeit (Neu)" ausgewählt, wird das
DMAS-Dokument nur angelegt und noch nicht in DMAS eingecheckt; es ist also
dort noch nicht verfügbar.
Wird der Dokumentstatus "Freigegeben"
ausgewählt, wird das DMAS-Dokument angelegt, eingecheckt und für alle
berechtigten Benutzer freigegeben.
BC-Vorlage
Folgende
Einstellungen können in der BC-Vorlage zum BC "81002 Neues DMAS-Dokument"
gespeichert werden:
