In diesem BC können Sie Kontaktpersonen (Ansprechpartner) für die
aktive Adresse erfassen. Für jede Kontaktperson können verschiedene
Merkmale (z. B. Adressen, Funktion, Abteilung) erfasst werden. Zusätzlich
kann einer Kontaktperson eine Privatadresse, d.h. eine weitere in OpaccERP
erfasste Adresse zugeordnet werden.
Maximal können 9999 Kontaktpersonen pro Adresse hinterlegt werden.
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Hinweis
Beachten Sie, dass der Speichervorgang abgebrochen wird, wenn Sie
eine Kontaktperson ohne Angabe der Anrede erfasst haben. Das BC bleibt
jedoch geöffnet und Sie müssen die bereits erfassten Daten nicht erneut
eingeben, sondern können nach der Auswahl einer Anrede einfach nochmals
auf den Button <Speichern> klicken.
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Adresse
Im
Header wird die aktive Adresse angezeigt.
Beim Aufruf des BC aus dem
OpaccERP Explorer ist der Header leer und die gewünschte Adresse muss
zuerst aktiviert werden. Die Suche kann über die Attribute Adressnummer
oder Name erfolgen.
Nur aktive
Kontakte
Wenn Sie diese Checkbox aktiveren, werden passive
Kontaktpersonen in der BO-Liste nicht mehr angezeigt.
BO-Liste Kontaktpersonen
In der BO-Liste
werden alle für die aktive Adresse erfassten Kontaktpersonen angezeigt. Im
Standard werden die Attribute Nummer, Name, Vorname, Telefon und Funktion
angezeigt. Diese Attribute können Sie nach Belieben ändern oder ergänzen.
Detaillierte Informationen zum Bearbeiten einer BO-Liste finden Sie im
Kapitel
BO-Liste.
Bilder-Panel
Das Bilder-Panel kann über das
Kontextmenü (Checkbox Bilder-Panel) ein- und ausgeblendet werden.
Im Bilder-Panel können pro Kontaktperson Bild-Dateien (Formate
.bmp, .gif, oder .jpg) angezeigt werden, wenn folgende Voraussetzungen
erfüllt sind:
Alle Bilddateien, die angezeigt werden sollen, müssen
im Datenverzeichnis für Kontaktpersonenbilder abgelegt sein und der Pfad
zu diesem Kontaktpersonen-Bildverzeichnis muss im OpaccERP Studio im
BC
91900 Diverse Bearbeiten
hinterlegt sein. Im aktuellen BC muss die Bildanzeige (= Konventionstyp
<> Kein Bild) eingeschaltet sein.
Nach Einschalten des
Bilder-Panels können Sie - ebenfalls über das Kontextmenü - das BC
86916 Bilder-Panel-Eigenschaften
öffnen und dort die Default-Anzeige-Eigenschaften benutzerdefiniert
anpassen. Alle Einstellungen können Sie in einer Vorlage speichern.
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Achtung
Bitte beachten Sie, dass
der Bild-Viewer nur Bilder (jpg) bis zu 24 Bit Farbtiefe darstellen kann.
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Kontaktperson
Auf dieser
Registerkarte können Sie entweder eine neue Kontaktperson erfassen oder
eine bestehende Kontaktperson bearbeiten.
Erfassen einer neuen Kontaktperson
Mit dem Button <Neu> werden alle Attribute geleert und
Sie können mit der Neuerfassung beginnen.
Nummer
Hier erfassen Sie die max. vierstellige Nummer der Kontaktperson. Wird die
Nummer bereits verwendet, wird bei der Eingabe der Nummer die
Kontaktperson angezeigt und Sie wechseln in den Bearbeitungsmodus.
Die Nummer einer bestehenden Kontaktperson kann nicht mehr geändert
werden!
Hauptkontakt
Durch Aktivieren der
Checkbox wird die aktive Kontaktperson zum Hauptkontakt der
Adresse.
Eine als Hauptkontakt gekennzeichnete Kontaktperson wird
automatisch als Kontaktperson auf die Dokument-, Liefer-, Rechnungs- oder
Zahlungsadresse eines Rapports, Verkaufs- oder Einkaufsdokuments
übernommen (BC
41405 Adressen,
BC
51405 Adressen, BC
61405 Adressen.
Anrede
Für
die Kontaktperson muss immer eine Anrede ausgewählt
werden.
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Hinweis
Wird eine Kontaktperson ohne Angabe der Anrede
erfasst, wird der Speichervorgang komplett abgebrochen. Dadurch wird
verhindert, dass ein unvollständiger Datensatz (Kontaktperson ohne Name,
etc.) erstellt wird. Das BC bleibt geöffnet. Sie müssen die bereits
erfassten Daten nicht nochmals eingeben, sondern können nach der Auswahl
einer Anrede einfach nochmals auf den Button <Speichern>
klicken.
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Name / Vorname /
Initialen
In diesen drei Attributen können Sie Name, Vorname und
Initialen der neuen Kontaktperson erfassen.
Titel /
Funktion / Abteilung
In diesen drei Attributen können Sie
Titel, Funktion und Abteilung der Kontaktperson erfassen.
Assistenz
Der aktiven Kontaktperson kann eine andere Kontaktperson der
aktiven Adresse als Assistenz zugeteilt werden.
Zusätze 1
In dieser Gruppe können Sie optional weitere Angaben zur Kontaktperson
hinterlegen.
Geburtsdatum /
Geschlecht
In diesen beiden Attributen können Sie das
Geburtsdatum und das Geschlecht der Kontaktperson erfassen.
-
0 = unbekannt
-
1 = Frau
-
2 = Mann
-
9 = irrelevant
Sprache
Hier
können Sie die Sprache für die Kontaktperson festlegen. Diese kann von der
Sprache der Adresse der Kontaktperson abweichen.
Familienstand
Hier können Sie aus
einer Tabelle den Familienstand der Kontaktperson auswählen. Zur Auswahl
stehen:
-
1 = ledig
-
2 = verheiratet
-
3 = geschieden
-
4 = verwitwet
Private Adresse
Die Privatadresse einer Kontaktperson wird als eigenständige
Adresse in OpaccERP erfasst. An dieser Stelle ordnen Sie die Adresse der
Kontaktperson zu.
Kommunikation
In dieser Gruppe
können Sie die Kommunikationsdaten der Kontaktperson
hinterlegen.
Telefonnummer 1 / Telefonnummer 2 / Faxnummer
In diesen drei
Attributen können Sie zwei Telefonnummern und eine Faxnummer der
Kontaktperson erfassen.
E-Mail Geschäft / E-Mail
Privat
In diesen beiden Attributen können Sie eine geschäftliche
und eine private E-Mailadresse der Kontaktperson erfassen.
Web-Seite:
Im Attribut Web-Seite können Sie die Homepage der
Kontaktperson hinterlegen. Mit der Funktion "Ausführen" (Aufruf über die
Tastenkombination <Strg+R> oder das Kontextmenü) können Sie die
angegebene Web-Seite öffnen.
Social Network
ID:
Im Attribut Social Network ID können Sie eine
Social-Network ID (Twitter, XING LinkedIn o.ä.) der Kontaktperson
erfassen.
Externe ID
Die
Externe ID einer Kontaktperson kann zur eindeutigen Identifikation
von Kontaktpersonen verwendet werden. Dazu muss das Attribut Externe ID
(Kontakt) im OXAS Studio BC 91100 (Adressen einrichten >
Grundeinstellungen > Adressen) als eindeutig definiert werden. Wenn die
Externe ID (Kontakt) als eindeutig definiert wurde, kann ein
Attributwert nur 1x in der Kontaktpersonentabelle vorkommen. Wird
versucht, eine bereits vorhandene Nummer nochmals zu hinterlegen, wird der
Speichervorgang abgebrochen und Sie erhalten eine Fehlermeldung.
Das Attribut ist über den Kontaktpersonen-Index 11
indexiert.
Eigenschaften
In dieser Gruppe
können Sie weitere Eigenschaften der Kontaktperson
festlegen.
Privat
Über
diese Checkbox kann eine Kontaktperson als privat gekennzeichnet werden.
Diese Kennzeichnung hat keine eigene Logik, kann aber in Auswertungen
abgefragt werden.
Portal-Zugang
Über diese Checkbox
wird festlegt, ob die Kontaktperson einen Portal-Zugang hat oder
nicht.
Passiv
Über
diese Checkbox kann eine Kontaktperson passiv gesetzt werden. Über die
Auswahl "Nur aktive Kontakte" kann anschliessend die Anzeige von passiven
Kontaktpersonen verhindert werden.
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Hinweis
Das Passiv-Setzen von Kontaktpersonen hat keine weiteren
Auswirkungen in der Business-Logik von OpaccERP!
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Synchronisieren
Eine Kontaktperson
kann verschiedenen Adressen zugeteilt werden. Dabei ist es möglich, von
Ihnen festgelegte Attribute dieser mehrfach verwendeten Kontaktpersonen
synchron zu halten, wenn eine der so "verbundenen" Kontaktpersonen mutiert
wird. Welche Attribute bei Mutationen synchronisiert werden, können Sie im
OpaccERP Studio BC 91100 auf der Registerkarte
Grundeinstellungen-Kontaktpersonen festgelegen.
Erfasst
In dieser Gruppe
werden das Erstelldatum und der Ersteller (Adressnummer / Name), der den
Kontakt erstellt hat, angezeigt.
Geändert
In dieser Gruppe
werden das Erstelldatum und der Mitarbeiter, der den Kontakt zuletzt
geändert hat, angezeigt.
Bearbeiten einer Kontaktperson
Die Daten einer
bereits bestehenden Kontaktperson können Sie in der Eingabezone
bearbeiten, entweder in dem Sie die Kontaktperson mit einem
Maus-Doppelklick aus der BO-Liste in die Eingabezone übernehmen oder in
dem Sie die Kontaktperson der Eingabezone über die Attribute "Nummer" oder
"Name" suchen und aufrufen.
Kontakt
Auf
dieser Registerkarte können Sie alle relevanten Vorgaben für die
Kontaktpflege hinterlegen, beispielsweise der für die Kontaktpflege
verantwortliche (eigene) Betreuer.
Hauptbetreuer
Hier legen Sie fest, wer der Hauptbetreuer der Kontaktperson
sein soll. Den Hauptbetreuer können Sie aus einer Vorschlagsliste
auswählen. Es werden die Kontaktpersonen der Mandanten-Adressnummer
(Definition im BC
98220 Vorgaben
Mandant) vorgeschlagen.
Betreuer
Stv.
Hier legen Sie fest, wer der stellvertretende Betreuer der
Kontaktperson sein soll. Diesen können Sie aus einer Vorschlagsliste
auswählen. Es werden die Kontaktpersonen der Mandanten-Adressnummer
(Definition im BC
98220 Vorgaben
Mandant) vorgeschlagen.
Betreuungsart
Hier wählen Sie aus
der Tabelle die Betreuungsart für den Kontakt fest. Zur Auswahl stehen die
im BC
11760 Betreuungsarten hinterlegten
Betreuungsarten.
Hinweis
Hier
können Sie einen kurzen Hinweis zur Betreuung erfassen.
Kontaktart
In diesem Register legen
Sie Prioritäten für die folgenden Kontaktarten fest:
Einzel-E-Mail /
Massen-E-Mail / Telefon / Post
Zur Auswahl stehen pro
Attribut:
- 1 = Ja, möglich
- 2 = Ja, bevorzugt
- 3 = Nein
Kontakttag
In dieser Gruppe legen Sie
Wochentag-Prioritäten für Kontaktaufnahme fest.
Montag / Dienstag /
Mittwoch usw.
Zur Auswahl stehen pro Attribut:
- 1 = Ja, möglich
- 2 = Ja, bevorzugt
- 3 = Nein
Kontaktzeit
In dieser Gruppe legen
Sie Tageszeit-Prioritäten für Kontaktaufnahme fest.
Morgen / Nachmittag /
Abend
Zur Auswahl stehen pro Attribut:
- 1 = Ja, möglich
- 2 = Ja, bevorzugt
- 3 = Nein
Zusätze
Auf
dieser Registerkarte erfassen Sie weitere Merkmale der Kontaktperson. Im
Standard vorgegeben sind die Attribute:
Bemerkungen
Hier können Sie eine Bemerkung zur Kontaktperson erfassen.
Selektion 1:
Hier können Sie einen 1-stelligen Code (Buchstabe oder Zahl)
erfassen, nach denen Sie die Kontaktpersonen selektieren können. Die
Tabelle der Selektionen wird nicht in OpaccERP erfasst, Sie definieren Sie
rein organisatorisch.
Beispiel Sie definieren, dass alle
Kontaktpersonen die Firmen-Inhaber sind, als Selektionscode 1 eine "1"
erhalten, alle Geschäftsführer eine "2" und alle Buchhalter eine "5". Mit
Hilfe dieses Kriteriums können Sie dann komfortabel einen Adresspool aller
Buchhalter ihrer Kunden erstellen. Diesen können Sie als Adressliste für
einen Serienbrief oder als Serienmail verwenden, in welchem Sie z.B.
mitteilen, dass sich Ihre Bankverbindung geändert hat.
Selektion 2:
Wenn die Selektion mit einem einstelligen Kriterium nicht
ausreichend ist, können Sie hier ein zweites definieren.
Herkunfts-Kampagne
Hier können Sie
der Kontaktperson eine Herkunfts-Kampagne zuweisen bzw. es ist ersichtlich
im Rahmen welcher Kampagne die Kontaktperson erfasst wurde.
Herkunftsart
Hier kann hinterlegt werden aus welchem Lead die Kontaktperson
stammt bzw. welchem Lead sie zugeteilt ist.
Freie Attribute
1 - 10 der Kontaktperson
Hier können Sie die Inhalte der Freien
Attribute der Kontaktperson erfassen.
Die 10 Attribute in der
Gruppe Zusätze sind frei definierbar. Die maximalen Attributlängen
sind festgelegt (Attribute 1 - 3 = einstellig, Attribute 4 - 6 =
10-stellig, Attribute 7 - 9 = 20-stellig, Attribut 10 = 30-stellig). Die
Titel und Formate werden im OpaccOXAS Studio BC 92100 BO-Erweiterungen
> Stamm > Kontakpersonen > Freie Attribute
festgelegt.
Diese Freien Felder und ihre jeweiligen Titel müssen im
OpaccERP Studio im Register Stamm - Kontaktperson - Freie Attribute des BC
91200 BO-Erweiterungen
definiert werden, damit sie hier angezeigt werden.
Notizen / Notizen
2
Auf diesen Registerkarten können Sie in jeweils einem
Textblock Notizen zur aktiven Kontaktperson erfassen.
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Hinweis
Die Bezeichnungen der beiden
Notiz-Registerkarten können Sie über die BO-Redefinition der Attribute
Contact.Text bzw. Contact.Text2 anpassen.
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Bilder
Auf
dieser Registerkarte können Sie die Bildinformationen pro Kontaktperson
hinterlegen.
Konvention
Dateinamen
In dieser Gruppe legen Sie fest nach welcher
Konvention der Bild-Dateiname ermittelt wird.
Konventionstyp:
Wählen Sie aus folgenden Möglichkeiten:
- 0 - Kein Bild.
- 1 - Bild-ID = BoId - Die Bild-ID entspricht dabei der BoId der
Kontaktperson. Beispiel: 1056,1
- 2 - Bild-ID = frei - Die Bild-ID kann dabei selber bestimmt
werden. Beispiel: Passphoto_1
- 3 - Bild-ID von anderem BO - Hier wird die BoId einer anderen
Kontaktperson als Bild-ID verwendet.
Beispiel
Falls dieselbe Kontaktperson bei
mehreren Adressen erfasst ist, kann bei allen Einträgen dasselbe Bild
verwendet werden.
Pfad gemäss
Studio
Hier wird (rein informativ) der Bildpfad entsprechend
der Vorgabe im OpaccOXAS Studio BC 91900 angezeigt.
Dateiname
Hier wird der Dateiname welcher sich aus Bild-ID, Bildkategorie und Endung
zusammensetzt, angezeigt.
Die Bild-ID kann hier pro Kontaktperson
bearbeitet werden und darf - im Falle von Bild-ID = frei - auch Teil des
Bildpfades sein.
Beispiel
Konventionstyp: 2 -
Bild-ID = frei
Pfad gemäss Studio: ..\ip\img\Contact
Effektiver Pfad in welchem das Bild liegt: ..\ip\img\Contact\KP1\
Dateiname des Bildes: Passphoto_s.jpg
Bei Bild-ID muss nun
folgendes eingetragen werden: \KP1\Passphoto (Die Bild-ID beinhaltet also
einen Teil des Bildpfades. Diese Art der Pfadangabe ist natürlich NICHT
zwingend!)
Zugeteilte
Adressen
Auf dieser Registerkarte werden alle weiteren Adressen
angezeigt, bei denen die aktive Kontaktperson ebenfalls als Kontaktperson
hinterlegt ist.
