51001 Kundendokumente

Sie können in diesem BC entweder ein Dokument der gewählten Dokumentart neu erstellen oder Sie können ein bestehendes Dokument auf ein Folgedokument vererben.

Dieses BC wird in der Regel aus dem WS 51000 geöffnet. Dazu stehen für das Erstellen eines neuen Dokuments folgende Möglichkeiten zur Auswahl:

Klick auf Icon "Leeres Blatt"
Tastenkombination "Ctrl+N"
Eintrag "Neu..." im Pulldown-Menü "Datei"

Ist im WS 51000 bereits eine Kundenadresse aktiv, wird diese in den Header übernommen.

Das Vererben eines Dokuments kann ebenfalls aus dem WS 51000 heraus gestartet werden. Es stehen folgende Möglichkeiten zur Auswahl:

Tastenkombination "Ctrl+Alt+N"
Eintrag "Neu Folgedokument..." im Pulldown-Menü "Datei"

Das BC 51001 wird geöffnet und das im WS aktive Dokument ist in der Gruppe "Kunden-Dokumente" mit dem Rautensymbol gekennzeichnet (markiert). In der Gruppe "Dokumentarten" werden nur diejenigen Dokumentarten angezeigt in die das Dokument vererbt werden kann.

Beim Aufruf des BC aus dem OpaccERP Explorer ist der Header leer und die gewünschte Adresse muss zuerst aktiviert werden. Die Suche kann über die Attribute Adresse oder Name erfolgen.

Neues Dokument erstellen

Das Erstellen eines neuen Dokuments starten Sie mit dem Button <Neu...>. Beim Erstellen eines neuen Dokuments wird dieses automatisch leer im WS 51000 geöffnet und Sie können neue Positionen erfassen.

Dokument vererben

Zum Vererben markieren Sie das Ausgangsdokument, dessen Positionen in das neue Dokument übernommen werden sollen. Das System aktiviert automatisch die Registerkarte mit den Dokumentarten in die das Ausgangsdokument vererbt werden darf. Nachdem Sie die gewünschte Dokumentart für das Folgedokument in den Cursor-Fokus genommen haben, starten Sie das Vererben mit dem Button <Vererben>. Es wird das Folgedokument erstellt, die Positionen aus dem Vordokument werden automatisch in das Folgedokument übernommen und as Folgedokument zur weiteren Bearbeitung im WS 51000 geöffnet.

Zwischenselektion

Wenn im Studio BC 95220 Dokument-Eigenschaften festgelegt ist, dass das Vererben in das Folgedokument über eine Zwischenselektion erfolgen soll, wird nach dem Klick auf den Button <Vererben> das BC 51070 Zwischenselektion vererben geöffnet, in dem Sie festlegen können, welche Positionen Sie in welcher Menge auf das Folgedokument übernehmen möchten.

Auswahl Vorstufen-Dokumente

Wenn Sie ein neues Basis-Dokument erstellen, dessen Positionen durch indirektes Vererben über eine Tech-AB aus einem Vorstufen-Dokument übernommen werden sollen, wird nach dem Klick auf den Button <Neu> das BC 51622 Auswahl Vorstufendokumente geöffnet, in welchem Sie das Vorstufendokument auswählen können, dessen Positionen übernommen werden sollen.

Beispiel: 
Ein Kunde hat mehrere definitive Vorstufen-Dokumente (OF/Z) sowie eine aktive definitive Projekt-Basis-AB (Technische AB ohne Positionen). 
Für die Projekt-AB (AB/P) ist definiert, dass sie indirekt von der (OF/Z) Positionen erben darf.  
Wenn Sie eine neue AB-P erstellen, wird automatisch die "Auswahl Vorstufen-Dokumente" geöffnet. 
Wenn Sie eine der vorgeschlagenen OF/Z in den Cursor-Fokus nehmen,  werden die Positionen dieser OF/Z in die AB/P übernommen. 
Diese Übernahme erfolgt in Abhängigkeit der Definitionen für die AB/P mit oder ohne Zwischenselektion.

Wichtig

Bitte beachten Sie, dass das VorstufenDokument von dem Positionen auf ein Auftragsbasis- oder Basisdokument vererbt wurden, nicht zur Dokumentfamilie gemäass Auftragsüberwachung gehört. Vorstufen-Dokumente stehen grundsätzlich ausserhalb von Dokumentfamilien bzw. Dokumentketten. Eine einfache Dokumentkette besteht aus jeweils einer Dokumentart einer Dokumentstufe bestehen, z.B. AB/Z -> LS/Z -> RE/Z -> optional GS/Z (Ware) oder GS/W (Wert).

Zwingende Vordokument

Wenn Sie ein neues Basis-Dokument erstellen und im OpaccOXAS Studio BC 95200 Dokumentarten einrichten, Familieneigenschaften definiert ist, dass jedes Basisdokument zwingend einem Vordokument zugeteilt werden muss, wird nach Klick auf den Button <Neu> das BC 51003 Zwingende Vordokumente geöffnet. Dort werden alle Auftragsbasisdokumente, die für das neu zu erstellende Basisdokument als Vordokument erlaubt sind, angezeigt. Nachdem Sie das gewünschte Vordokument ausgewählt haben, wird das neue Dokument (ohne Positionen) im WS 51000 geöffnet.

Notiz

Gibt es nur 1 Vordokument, erfolgt die Zuteilung automatisch und das BC 51003 wird nicht geöffnet.

Beispiel: 
Ein Kunde hat mehrere definitive Projekt-Basis-ABs (Technische ABs ohne Positionen). 
Sie möchten eine neue Projekt-AB erstellen und werden hier gefragt, welcher der existierenden Projekt-Basis-ABs Sie die neue Projekt-AB zuordnen wollen.

Notiz

Alle Einstellungen in diesem BC mit Ausnahme der Einstellung für das Attribut Bonitätsprüfung können Sie in einer Vorlage speichern.

Dokumentadresse

Im BC-Header wird die Dokumentadrese des Kunden angezeigt. Falls noch keine Adresse angezeigt wird, oder Sie den Kunden wechseln möchten, stehen Ihnen für die Adressuche verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung:

Suchen direkt
Suchen Kontaktperson
Suchen Adresspool
Suchen Enterprise Search

Suchen direkt

Mit dieser Option können Sie die Dokumentadresse über eines der folgenden Attribute suchen:

Adressnummer
Name
Vorname
Land / PLZ /Ort
Externe ID
Suchbegriff
Barcode
Erstes variables Segment des freien Index Stamm*
Zweites variables Segment des freien Index Stamm

*Der Freie Index Stamm wird im OpaccOXAS Studio BC 91200 BO-Erweiterungen, auf der Registerkarte Freies Indizes im Navigationsbereich Allgemein definiert.

Wenn Barcodes pro Kunde (vorgängig Aktivierung im OpaccERP Studio) verwaltet werden, kann der Kunde auch über seinen Barcode (Attribut Barcode) mit einem Barcode-Leser ermittelt werden. Details zum Einsatz von Barcode-Lesern finden Sie in den Manuals, im Kapitel Barcode- und Belegleser (TechNotes - Komponenten - Barcode- und Belegleser).

Nur Kunden anzeigen:

Bei aktiver Checkbox, wird die Suche in allen abhängigen BO-Listen auf Kunden eingeschränkt. Sie können die Einstellung der Checkbox in der BC-Vorlage speichern.

Notiz

Diese Funktion steht nur unter "Suchen Direkt" zur Verfügung.

Suche über eine Kontaktperson

Mit dieser Option können Sie die Dokumentadresse über eine Kontaktperson suchen. Für diese Suche stehen folgende Attribute zur Auswahl:

Name (Kontaktperson)
Vorname (Kontaktperson)
Erstes variables Segment des Freien Index 1 Kontaktperson*
Zweites variables Segment des Freien Index 1 Kontaktperson
Externe ID
Erstes variables Segment des Freien Index 2 Kontaktperson
Zweites variables Segment des Freien Index 2 Kontaktperson

*Die Freien Indexe Kontaktperson 1 und 2 werden im OpaccOXAS Studio BC 91200 BO-Erweiterungen, auf der Registerkarte Freies Indizes im Navigationsbereich Kontaktperson definiert.

Suche über Adresspools

Mit dieser Option können Sie die Dokumentadresse über einen Adresspool suchen. Zunächst suchen Sie den gewünschten Adresspool über eines der folgenden Attribute:

Poolnummer oder Pool-Gruppen-Auswahl
Poolbezeichnung

Innerhalb des gewählten Pools können Sie über folgende Attribute nach der Adresse suchen:

Adressnummer
Erstes variables Segment des Freien Pool Index*
Zweites variables Segment des Freien Pool Index
Drittes variables Segment des Freien Pool Index
Viertes variables Segment des Freien Pool Index

*Der Freie Pool Index wird im BC 12013 Eigenschaften, Registerkarte Verarbeitung definiert.

Suche über Enterprise Search

Wenn die Enterprise Search in ihrer Installation aktiv ist, können Sie im Attribut Suchbegriffe den oder die gewünschten Begriffe eingeben, nach denen dann die Enterprise Search alle Adressen durchsucht. Gibt es mehr als einen Treffer, werden die gefundenen Adressen in einer BO-Liste angezeigt, gibt es nur einen Treffer wird diese Adresse direkt in den Workspace übernommen.

Ausführliche Informationen zur Suchterminologie (Bildung von Suchbegriffen und Abfragen) finden Sie im Abschnitt Such-Terminologie.

Button <Adresse bearbeiten...>

Mit diesem Button öffnen Sie den WS 11000 mit der im Header aktiven Adresse. Dort können Sie alle Adressdaten bearbeiten und mit dem Schliessen des WS wieder in das WS 51001 zurückkehren.

Vorgabe Kontaktperson

Nach der Auswahl der Kundenadresse wird hier der Hauptkontakt der Adresse (sofern definiert) angezeigt mit Nummer, Anrede, Name und Vorname. Verfügt die Adresse über mehrere Kontaktpersonen oder ist keine Kontaktperson als Hauptkontakt definiert, können Sie hier eine der Kontaktpersonen der Adresse auswählen. Die hier angezeigte Kontaktperson wird als Kontaktperson der Dokumentadresse (BC 51405 Adressen) übernommen.

DIY-Panel

Im DIY-Panel können Sie alle Attribute und ihre Eigenschaften selbst definieren. Es können alle Attribute angezeigt werden, die eine Relation zum BO Addr (Adresse) haben.

Jedem Attribut können Sie bestimmte Eigenschaften zuordnen. So können Sie beispielsweise festlegen, ob ein Attribut zwingend erfasst werden muss, ob das Attribut mit einem bestimmten Wert vorbelegt werden soll oder ob ein bestimmtes Layout vorgegeben werden soll.

Detaillierte Informationen zum DIY-Panel finden Sie im Kapitel DIY-Funktionalität im Abschnitt DIY-Panel.

Kunden-Dokumente

In dieser Gruppe werden alle Verkaufsdokumente der aktiven Kundenadresse nach Dokumentstufe gruppiert auf Registerkarten angezeigt.

Die Default-Titel der Registerkarten sind:

VOR (Vorstufen-Dokumente)
AB (Auftragsbestätigungen)
LS (Lieferscheine)
RE (Rechnungen)
GS (Gutschriften)

Abweichende Titel können Sie bei Bedarf pro Mandanten im OXAS Studio BC 95214 Dokumenttitel (aufrufbar mit Button <Dokumenttitel...> im BC 95200 Dokumentarten einrichten)

Die Anzeige der Dokumente (Auswahl der anzuzeigenden Attribute / Filter / Sortierung) können Sie pro Registerkarte unterschiedlich gestalten. Diese Einstellungen können Sie in Benutzervorlagen speichern. Weitergehende Informationen zur individuellen Gestaltung von Tabellen und der Verwendung von Vorlagen finden Sie im Hilfetext BO-Liste

Anzeige des Dokumentstatus durch Icon

Dokumentstatus = provisorisch

Dokumentstatus = vordefinitiv

Dokumentstatus = definitiv

Dokumentstatus = erledigt

Öffnen eines Dokuments im WS 51000

Wenn Sie das BC aus dem WS 51000 heraus aufgerufen haben, können Sie ein Dokument in den Cursor-Fokus nehmen, und mit Drag-and-drop in den Workspace ziehen. Alternativ kann das Dokument mit einem Doppelklick im WS 51000 geöffnet werden.

Wenn Sie das BC 51001 über die Schnellerfassung im Explorer geöffnet haben und das gewünschte Dokument doppelklicken, wird automatisch der WS 51000 mit dem Dokument geöffnet.

Markieren eines Dokuments zum Vererben

Wenn Sie den Vererbungsprozess aus dem WS 51000 mit "Neu Folgedokument..." gestartet haben, ist das zu vererbende Dokument in dieser Gruppe bereits markiert.

Wenn Sie das BC direkt aufgerufen oder aus dem WS 51000 mit "Neu..." geöffnet haben, markieren Sie in der Gruppe "Kunden-Dokumente" das Dokument, welches Sie vererben möchten, mit der Leertaste.

In der Gruppe "Dokumentarten" wird daraufhin automatisch die Registerkarte der Dokumentstufe aktiviert, in die vererbt werden kann und es werden auch nur diejenigen Dokumentarten als mögliche Folgedokumente auf der Registerkarte angezeigt auf welche eine Vererbung möglich ist.

Legende:

= als Vordokument selektiertes Dokument

Starten des Vererbungsprozesses

Nehmen Sie die Dokumentart, mit der das Folgedokument erstellt werden soll in den Cursor-Fokus und starten Sie den Vererbungsprozess mit dem Button <Vererben...>.

Erläuterung der Registerkarten in der Gruppe Kunden-Dokumente

VOR (Vorstufe)

Hier werden alle bislang für den aktiven Kunden erstellten Vorstufendokumente (Offerten) angezeigt. Diese können in Abhängigkeit ihres Dokumentstatus bearbeitet oder vererbt werden.

Offerten mit dem Dokumentstatus = definitiv können zum Vererben selektiert werden.

AB (Auftragsbestätigung)

Hier werden alle bislang für den aktiven Kunden erstellten Dokumente der Stufe AB angezeigt. Diese Dokumente können in Abhängigkeit ihres Dokumentstatus bearbeitet oder vererbt werden.

Dokumente mit dem Dokumentstatus = definitiv können zum Vererben selektiert werden.

Häufig handelt es sich bei diesen Dokumenten um Auftragsbasisdokumente, d.h. dem ersten Dokument in der Dokumentkette. Beispielsweise werden in einem "Auftrag", der aus der Dokumentkette AB - LS - RE besteht, auf der Stufe AB in der Regel die dispositiven Lagerausgänge gebucht. Sämtliche dispositiven Daten: bestellt / geliefert / fakturiert werden dann auf diesem Dokument nachgeführt und Sie können diese in der Auftragsüberwachung kontrollieren. Ein Auftragsbasisdokument erhält erst dann den Status "Erledigt", wenn alle Dokumente der Dokumentkette erledigt sind.

LS (Lieferschein)

Hier werden alle bislang für den aktiven Kunden erstellten Dokumente der Stufe Lieferschein angezeigt. Diese Dokumente können in Abhängigkeit ihres Dokumentstatus bearbeitet oder vererbt werden.

Dokumente mit dem Dokumentstatus "Definitiv" können Sie zum Vererben selektieren.

Häufig handelt es sich bei diesen Dokumenten um Folgedokumente, d.h. Dokumente, die aus einer AB vererbt wurden. Dabei wurden - in Abhängigkeit von den Einstellungen im OpaccOXAS Studio - alle relevanten Informationen aus der AB (Kopf- und Positionsdaten) in den Lieferschein übernommen. Wenn ein Lieferschein verarbeitet wird, erhält der den Dokumentstatus "Definitiv". Wenn alle Positionen eines Lieferscheins geliefert und fakturiert sind, erhält er den Dokumentstatus "Erledigt".

In einem "Auftrag", der aus der Dokumentkette AB - LS - RE besteht, werden auf der Stufe LS in der Regel die gelieferten Mengen vom Lager ausgebucht und die Dispobuchungen erledigt.

RE (Rechnung)

Hier werden alle bislang für den aktiven Kunden erstellten Dokumente der Stufe Rechnung angezeigt. Diese Dokumente können in Abhängigkeit ihres Dokumentstatus bearbeitet oder vererbt werden.

Dokumente mit dem Dokumentstatus "Definitiv" können zum Vererben selektiert werden.

Häufig handelt es sich bei diesen Dokumenten um Folgedokumente, d.h. Dokumente, die z. B. aus einem LS vererbt wurden. Dabei wurden - in Abhängigkeit von den Einstellungen im OpaccOXAS Studio - alle relevanten Informationen aus dem LS (Kopf- und Positionsdaten) in die Rechnung übernommen. Wenn eine Rechnung verarbeitet wird, erhält sie eine endgültige Rechnungsnummer und den Dokumentstatus "Definitiv". Wenn alle Positionen einer Rechnung fakturiert sind, ändert sich der Dokumentstatus auf "Erledigt".

In einem "Auftrag", der aus der Dokumentkette AB - LS - RE besteht, werden auf der Stufe RE in der Regel die Buchungen im Verkaufs-MIS ausgelöst und das Dokument für die Übernahme in die Finanzbuchhaltung bereitgestellt.

GS (Gutschrift)

Hier werden alle bislang für den aktiven Kunden erstellten Dokumente der Stufe Gutschrift angezeigt. Diese Dokumente können in Abhängigkeit ihres Dokumentstatus bearbeitet werden. Gutschriften können nicht in weitere Dokumente vererbt werden, da sie als Vordokumente nicht erlaubt sind.

Häufig handelt es sich bei diesen Dokumenten um Folgedokumente, d.h. Dokumente, die aus einer RE vererbt werden. Dabei werden - in Abhängigkeit von den Einstellungen im OpaccOXAS Studio - alle relevanten Informationen aus der RE (Kopf- und Positionsdaten) in die Gutschrift übernommen. Je nach Dokumentart kann es sich um Waren- oder Wertgutschriften handeln.

Wenn eine Gutschrift verarbeitet wird, erhält diese ihre endgültige Gutschriftnummer und den Dokumentstatus = erledigt.

Wird eine Warengutschrift als Folgedokument zu einer Rechnung in einer Dokumentkette erstellt, so ändert sich der Dokumentstatus des Auftragsbasisdokumentes wieder auf "definitiv" bis die gutgeschriebene Menge nachgeliefert oder im Auftragsbasisdokument manuell erledigt wird.

Dokumentarten

VOR / AB / LS / RE / GS

In der Gruppe Dokumentarten werden Ihnen pro Dokumentstufe auf einer Registerkarte alle Dokumentarten angezeigt, die für aktiven Kunden neu erstellt werden können oder auf die vom markierten Vordokument vererbt werden kann.

Aktive Registerkarte

Im Studio-BC 95900 Diverses einrichten können Sie in der Gruppe Kundendokument-Anzeige festlegen, welche Registerkarte beim Öffnen des BC in der Gruppe "Dokumentarten" aktiv sein soll. Diese für alle Kunden gültige Default-Eintellung kann pro Kunde oder pro Absatzkreis im BC 11221 Kunden-Dokumentarten individuell übersteuert werden.

Die im BC Studio für den aktiven Kunden als Default-Start-Dokumentart definierte Dokumentart ist automatisch aktiv und Sie können mit der Tastenkombination Ctrl-N oder durch Click auf den Button <Neu> direkt ein neues Dokument eröffnen.

Wenn Sie eine andere als die Default-Dokumentart eröffnen wollen, wählen Sie zunächst die Registerkarte und auf dieser die gewünschte Dokumentart mit der Maus oder mit den <Pfeiltasten> aus und fahren dann wie oben beschrieben fort.

Ein Folgedokument erstellen Sie, indem Sie zuerst die Dokumentstufe (Register) bestimmen, dann mit der Maus oder den <Pfeiltasten> die gewünschte Dokumentart wählen und schließlich das Vererben mit dem Button <Vererben> auslösen. Bitte beachten Sie, dass der Button <Vererben> nur aktiv ist, wenn Sie in der Gruppe Kunden-Dokumente ein oder mehrere Dokument(e) als Vordokumente selektiert haben.

Buttons

Mit dem Button <Selektionen löschen> können Sie die Selektions-Markierung auf allen markierten Dokumenten entfernen.

Mit dem Button <Auftragsüberwachung...> öffnen Sie das BC 51050 Auftragsüberwachung-Auftrag für das im Cursor-Fokus stehende Dokument. Wenn Sie die Auftragsüberwachung auf einem Auftragsbasis- oder Basisdokument (in der Regel Dokumentstufe AB) öffnen, erhalten Sie alle wichtigen Informationen zur Dokumentfamilie, beispielsweise zum Lieferstatus der einzelnen Positionen und zur Fakturierung.

Mit dem Button <Öffnen...> öffnen Sie den WS 51000 Verkaufsdokument bearbeiten mit dem im Cursor-Fokus stehenden Dokument.

Filter nach Dokumentstatus

Provisorisch / Vordefinitiv / Definitiv / Erledigt

Durch Aktivieren der Checkbox in einem oder mehreren Attributen können Sie die Anzeige der Dokumente pro Kunde nach Dokumentstatus einschränken. Diese Einstellung kann in einer Vorlage gespeichert werden.

Notiz

Der Status "Vordefinitiv" ist nur auf der Stufe Lieferschein möglich.

Sortierung

Ist diese Checkbox aktiv, so können Sie die Verkaufsdokumente frei sortieren. Die Sortierung erfolgt durch Doppelklick auf die entsprechende Spalte, wobei immer zwischen auf- und absteigender Sortierung umgeschaltet wird. Sie können zusätzliche Attribute in die BO-Liste einfügen. Damit ist eine Sortierung nach einem freien Attribut, z. B. SalDoc.Free10 möglich.

Der Wechsel auf freie Sortierung kann zur Laufzeit über das Aktivieren der Checkbox erfolgen, oder durch das Abspeichern einer Vorlage mit aktiver und einer Vorlage mit passiver Checkbox.

Bonität

Bonitätsprüfung:

Wenn Sie die Kunden-Bonitätsprüfung im OXAS Studio BC 95900 Diverses einrichten (Arbeitshilfen > Anzeige Kredit) aktiviert haben, und auf dem Kunden die Kreditlimitenkontrolle aktiv ist (BC 11219 Debitor) ist diese Checkbox aktiv. Sie können diese Checkbox für das Erstellen neuer Dokumente bei Bedarf deaktivieren.

Wenn die Checkbox aktiv ist, wird beim Erstellen eines neuen Verkaufsdokuments automatisch das BC Kunden-Bonitätsprüfung geöffnet.

Die Einstellung der Checkbox (aktiv/passiv) kann nicht in einer Benutzervorlage gespeichert werden.

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