95200 Dokumentarten einrichten

In diesem BC können Sie Dokumentarten und Subdokumente für die Verkaufsabwicklung einrichten.

Folgende Schritte sind dazu nötig

Dokumentarten anlegen (BC 95208, Aufruf mit Button <Bearbeiten> in Gruppe Hauptdokumente).

Zuerst müssen Sie pro Dokumentstufe (Vor, AB, LS, RE, GS) eine oder mehrere Dokumentarten anlegen. Pro Stufe erhält jede Dokumentart einen Short-Cut (A - Z). Dokumentarten mit numerischem Short-Cut sind Beispiel-Dokumentarten, die Sie als Kopiervorlagen nutzen können. Diese Vorlagen können nicht gelöscht werden.
Dokumentarten zu Dokumentketten verknüpfen.

Sie können Dokumentarten unterschiedlicher Dokumentstufen miteinander verknüpfen und auf diese Weise Dokumentketten ( z. B. AB - LS - RE - GS) erstellen. Durch die Verknüpfung entstehen Vor- und Folgedokumentarten. Eine Dokumentart kann je nach Anforderung nur eine Dokumentart als Vor- oder als Folgedokument haben oder es können mehrere Dokumentarten als Vor- oder Folgedokument definiert sein.
Eigenschaften für jede Dokumentart definieren (über Button <Dokument-Eigenschaften> im BC 95220).

Beispielsweise Freie Attribute, Zugriffsrechte, Verarbeitungs- und Drucksteuerung sowie Attributsteuerung.
Subdokumente definieren (BC 95212, Aufruf mit Button <Bearbeiten> in Gruppe Subdokumente).

Sie können maximal 26 verschiedene Subdokumente definieren. Jedes Subdokument wird über den Short-Cut (A - Z) identifiziert.
Subdokumente den Dokumentarten zuweisen.

Ein Subdokument kann verschieden Dokumentarten zugeteilt werden. Über Subdokumente können die Daten des Hauptdokuments in anderer Funktion bzw. anderem Layout ausgegeben werden.

Beispiele für Subdokumente:
- ProForma-Rechnung zu Hauptdokument Auftragsbestätigung (AB)
- Rüstschein, Artikel-Etiketten, Packliste zu Hauptdokument Lieferschein (LS)
- Einzahlungsschein zu Rechnung (RE)
- Mailversand, Kopien zu Hauptdokumenten auf beliebigen Dokumentstufen

Dokumente einrichten

Hauptdokument

Ansicht

In dieser Gruppe legen Sie durch Auswahl fest, welche der bestehenden Dokumentarten im BC angezeigt werden sollen.

Alle

Bei dieser Einstellung werden immer alle aktiven und passiven Dokumente ohne Hinweis auf ihre Funktion als Vor- oder Folgedokument, auch wenn in den Gruppen Aktives Dokument und Aktive Familien-Dokumente eine Dokumentart aktiviert ist.
Vordokumente
Bei dieser Einststellung werden alle aktiven und passiven Dokumente angezeigt. Die Vordokumente der aktiven Dokumentart (Gruppe Aktives Dokument) sind mit einem Rauten-Symbol gekennzeichnet.
Wenn Sie zusätzlich das Attribut Anzeige kurz aktivieren, werden nur die Vordokumente der aktiven Dokumentart angezeigt.
Folgedokumente

Es werden alle aktiven und passiven Dokumente angezeigt, die Folgedokumente der aktiven Dokumentart (Gruppe Aktives Dokument) sind mit einem Rauten-Symbol gekennzeichnet. Wenn Sie zusätzlich das Attribut Anzeige kurz aktivieren, werden nur die Folgedokumente des aktiven Dokuments angezeigt.

Aktives Dokument

Hier bestimmen Sie die aktive Dokumentart. Sie können diese entweder in der BO-Liste der Dokumentarten (Öffnen mit Button im Attribut) auswählen oder Sie ziehen die gewünschte Dokumentart mit der Drag & Drop-Funktion aus dem Dokumentarten-Anzeigebereich des BC in das Attribut.

Dem aktiven Dokument können Sie Vor- und / oder Folgedokumente sowie Subdokumente zuteilen.

Vordokumente

Für die Verarbeitungsstufen

Auftragsbestätigung (AB)
Lieferschein (LS)
Rechnung (RE)
Gutschrift (GS)

kann für jede Dokumentart festgelegt werden, welche Dokumentarten als Vordokumente in Frage kommen.

Damit können Sie die Dokumentverarbeitung entsprechend den Bedürfnissen Ihres Betriebes in Bezug auf die Reihenfolge der Verarbeitungsstufen und das Zusammenziehen oder Aufsplitten von Dokumenten steuern.

Werden keine vorgelagerten Dokumentarten definiert, wird das entsprechende Dokument als Auftrags-Basisdokument erstellt.

Soll ein Auftrags-Basisdokument in derselben Verarbeitungsstufe vererbt werden können, muss die Dokumentart sich selber als Vordokument zugeordnet werden. Dies ist dann sinnvoll, wenn es darum geht, einen Auftrag nachträglich zu ergänzen und das Auftrags-Basisdokument nicht mehr geändert werden kann.

Zuteilen eines Vordokuments

Auswahl des aktiven Dokuments
Auswahl der Ansicht "Vordokumente"
Markieren des Vordokuments mit der Leertaste (Vordokument ist mit einem Rauten-Symbol gekennzeichnet)

Beispiel:

Einrichten von LS-Z als Vordokument zu RE-Z

Auswahl von RE-Z als aktives Dokument
Auswahl der Ansicht (Vordokumente)
Markieren von LS-Z mit der Leertaste (Dokument wird mit Rauten-Symbol gekennzeichnet)

Es ist nur notwendig, entweder das Vor- oder das Folgedokument zu definieren.

Im Beispiel ist die RE-Z nach Definition des LS-Z als Vordokument automatisch auch das Folgedokument zum LS-Z.

Folgedokumente

Zuteilen eines Folgedokuments

Auswahl des aktiven Dokuments
Auswahl der Ansicht "Folgedokumente"
Markieren des Folgedokumentes mit der Leertaste (Folgedokument ist mit einem Rauten-Symbol gekennzeichnet)

Beispiel:

Einrichten einer Folgedokument-Vorgabe für eine Vorstufe

Ansicht: Umstellen auf "Folgedokumente".
Aktives Dokument: Beliebige Dokumentart "Vorstufe" (Short-Cut A bis Z).
Folge: Beliebige Dokumentart (Short-Cut A bis Z)

Im BC 95211 Familien-Eigenschaften kann nun für die aktive Vorstufe je ein Folgedokument für Stapel-Pool und Einzelverarbeitung erfasst werden.

Wichtig

Bei der Definition eines Folgedokuments zu einem Vorstufendokument handelt es sich nur um einen Dokumentvorschlag und nicht um ein "echtes" Folgedokument im Sinne der OpaccERP Dokumentkette handelt. Vorstufen stehen nach wie vor komplett ausserhalb der Dokumentketten und können jederzeit in jede Dokumentart vererbt werden.

Aktive Familien-Dokumente

In dieser Gruppe können Sie wahlweise ein Vor- oder eine Folgedokument aktivieren, um anschliessend im BC 95211 Familien-Eigenschaften die Beziehung zwischen dem Vordokument bzw. dem Folgedokument und dem aktiven Dokument bearbeiten zu können. Das BC 95211 öffnen Sie mit dem Button <Familien-Eigenschaften...>.

Aktivieren eines Vordokuments im Attribut "Vor":

Vordokumente im Attribut Ansicht auswählen
Anzeige kurz aktivieren
Das gewünschte Vordokument mit Drag & Drop aus der Liste der angezeigten Vordokumente in das Attribut "Vor" ziehen.

Aktivieren eines Folgedokuments im Attribut "Folge":

Folgedokumente im Attribut Ansicht auswählen
Anzeige kurz aktivieren
Das gewünschte Folgedokument mit Drag & Drop aus der Liste der angezeigten Folgedokumente in das Attribut "Folge" ziehen.

Beispiel:

Bearbeiten der Familien-Eigenschaften von LS-Z als Vordokument von RE-Z

Auswahl von RE-Z im Attribut "Aktives Dokument"
Auswahl der Ansicht (Vordokumente)
Auswahl von LS-Z im Attribut "Aktive Familien-Dokumente"

Nach diesen Einstellungen ist der Button <Familien-Eigenschaften> aktiv.

In den Familieneigenschaften kann ein Vordokument als zwingend definiert werden.

Beispiel:

Die AB/Z ist das zwingende Vordokument für einen LS/Z.

Wenn Sie im BC 51001 Kundendokumente eine definitive AB/Z zum Vererben in das Folgedokument auf der Stufe LS markieren, wird auf der Stufe LS nur der LS/Z vorgeschlagen.

Anzeige kurz

Wenn Sie diese Checkbox aktivieren, werden nur die mit der aktiven Dokumentart (Attribut Aktives Dokument) verknüpften Dokumentarten angezeigt. In Abhängigkeit von der Einstellung im Attribut Ansicht sind dies entweder die verknüpften Vor- oder die verknüpften Folgedokumente.

Buttons

Mit dem Button <Dokument-Eigenschaften> öffnen Sie das BC 95220 Dokument-Eigenschaften, wo Sie die Eigenschaften einer Dokumentart definieren können.

Mit dem Button <Familien-Eigenschaften> öffnen Sie das BC 95211 Familien-Eigenschaften, in dem Sie die Familien-Attribute und die Folgedokument-Vorgaben bearbeiten können.

Dieser Button ist nur aktiv, wenn Sie im Attribut Ansicht entweder Vor- oder Folgedokumente ausgewählt haben, sowie die Attribute Aktives Dokument und Aktive Familien-Dokumente gefüllt sind.

Mit dem Button <Bearbeiten> öffnen Sie das BC 95208 Dokument bearbeiten. In diesem BC können Sie neue Dokumentarten angelegen (manuell oder durch Kopieren), bearbeiten und löschen.

Subdokumente

Der im Attribut Aktives Dokument gewählten Dokumentart (Hauptdokument) können Sie eines oder mehrere der erfassten Subdokumente zuordnen. Diese werden dann zusammen oder ohne das Hauptdokument verarbeitet bzw. gedruckt. Sie können beispielsweise einen Lieferschein gleichzeitig mit einem Rüstschein ausdrucken.

Beispiel:

Zuteilen des Subdokuments "Rüstschein" als Subdokument von LS-Z

Auswahl von LS-Z als aktives Dokument
Markieren von "Rüstschein" mit der Leertaste (Subdokument ist mit Rauten-Symbol gekennzeichnet)

Anzeige kurz

Wenn Sie diese Checkbox aktivieren, werden nur die mit der aktiven Dokumentart (Attribut Aktives Dokument) verknüpften Subdokumente angezeigt.

Buttons

Mit dem Button <Familien-Eigenschaften...> öffnen Sie das BC 95213 Familien-Eigenschaften, in welchem Sie festlegen, bei welchen Verarbeitungsarten das Subdokument ausgeführt werden soll. Die Familien-Eigenschaften können nur für ein Subdokument definiert werden, das der aktiven Dokumentart zugeteilt ist (das Subdokument ist mit den Rauten-Symbol gekennzeichnet).

Mit dem Button <Bearbeiten...> öffnen Sie das BC 95212 Subdokumente bearbeiten. In diesem BC können Sie neue Subdokumente angelegen (manuell oder durch Kopieren), bearbeiten und löschen.

Mit dem Button <Clear> können Sie den Bildschirminhalt in der Eingabezone löschen.

Mit dem Button <Nummernkreise...> öffnen Sie das BC 95202 Nummernkreise, in welchem die Nummernkreise der verschiedenen Dokumentstufen angezeigt werden und Sie Vorgaben für die nächste Nummer pro Dokumentstufe erfassen können. Rechnungen und Gutschriften haben denselben Nummernkreis.

Mit dem Button >Dokumenttitel...> öffnen Sie das BC 95214 Dokumenttitel, in welchem Sie pro Dokumentstufe (VOR, AB, LS, RE, GS) eigene Titel-Kürzel erfassen und festlegen können, ob eine Dokumentstufen in Ihrer Installation aktiv oder passiv sein soll (Checkbox).

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