In diesem Workspace können Sie Servicerapporte oder
Servicerapport-Zeilen in Pools unterschiedlicher Poolarten zusammenfassen,
um auf diese Weise viele Rapporte gleichzeitig drucken, fakturieren oder
auswerten zu können. Die Poolarten unterscheiden sich hinsichtlich
Funktion und Verarbeitungsweise:
Rapport-Pool
In diesem Pool werden Rapporte (Kunden- oder
Mitarbeiterrapporte) als Pooleinträge generiert. Beim Verarbeiten der
Pooleinträge werden die Rapporte und / oder ihre Subdokumente gedruckt.
Pooleinträge können auch nach verschiedenen Kriterien für Auswertungen
generiert werden.
Rapportzeilen-Pool
In
diesem Pool werden Rapportzeilen (aus Kunden- oder Mitarbeiterrapporten)
als Pooleinträge generiert.
Vor dem Verarbeiten können Sie die
Pooleinträge nach bestimmten Kriterien selektieren und
Verarbeitungsverfahren (Fakturieren / Verbuchen) definieren. Die
Pooleinträge können auch nach verschiedenen Kriterien für Auswertungen
generiert werden.
Pro Poolart können Sie jeweils 9999 verschiedene
Pools definieren. Jeder Pool kann als Datenbasis für Auswertungen (BC
84100 Auswertungen definieren) herangezogen
werden.
Verarbeitungspool SER
In einem
Verarbeitungspool SER können Sie bestehende Rapporte aller Rapportstufen
(1 = Montage, 2 = Unterhalt, 3 = Störfall, 4 = Diverse) und aller
Rapportstatus (Provisorisch, definitiv, erledigt) drucken.
Die automatisierte Poolverarbeitung über einen Applikationspool
erlaubt die Online-Abarbeitung der den aktiven Pools zugewiesenen
Rapporte. Dabei können mehrere Verarbeitungspools gleichzeitig
abgearbeitet werden. In diesem Fall sind folgende Verfahren
möglich:
-
Es wird immer ein Rapport pro aktiven Pool abgearbeitet. Es
werden also alle Pools gleich behandelt.
-
Es wird immer ein Pool vollständig abgearbeitet und erst zum
nächsten Pool gewechselt, wenn im Vor-Pool keine zu verarbeitenden
Rapporte mehr sind.
Die Reihenfolge der Abarbeitung der Verarbeitungspools kann von
Bedeutung sein, wenn dadurch beispielsweise die manuelle Sortierung der
Rapporte umgangen werden kann. Deshalb ist es möglich, pro
Verarbeitungspool SER eine beliebige Reihenfolge für die Abarbeitung über
einen freien Index zu definieren.
Der Druck der Pooleinträge
(Rapporte und ihre Subdokumente) kann je nach vorgegebener Ausdrucksart
unterschiedlich erfolgen:
-
P = Entwurf
-
D = Original
-
Z = Kopie
Die Pooleinträge können auf unterschiedliche Weise generiert
werden. Beispielsweise kann bereits in den Einstellungen der Rapportart
festgelegt werden, dass der Druck in einem vorgegebenen Verarbeitungspool
SER erfolgen soll. Nach dem Erfassen des Rapportes können Sie im BC
41010 Verarbeiten den Druck des
Rapportes an einen Pool übergeben.
Beispiel:
-
Die von verschiedenen Mitarbeitern erfassten Montage-Rapporte
(Rapportstufe 1) werden alle zum Druck automatisch an den
Verarbeitungspool SER mit dem Namen "MO - Druck" übergeben. Die
Mitarbeiter können ohne den Druck abwarten zu müssen, d.h. ohne
Zeitverlust direkt den nächsten Service-Auftrag erfassen.
Die Pooleinträge werden serienweise im BC
42303 Einfügen über Serienselektion
erstellt. Diese Variante können Sie beispielsweise einsetzen, wenn Sie
Rapporte nachträglich drucken oder Auswertungen erstellen möchten:
Beispiel:
Kontrollpool
In einem Kontrollpool
können Sie Rapportzeilen (Soll-Zeilen und Ist-Zeilen) sammeln.
In
der Regel werden in einem Kontrollpool noch nicht verarbeitete bzw.
definitive Rapport-Ist-Zeilen gesammelt, um diese zu fakturieren
(verarbeiten / verbuchen). Beim Fakturiervorgang werden die Ist-Zeilen als
Positionen in Verkaufsdokumente (z.B. Lieferscheine oder Rechnungen /
Gutschriften) übernommen. Die Übernahme der Ist-Zeilen wird durch die
Leistungsart der Rapportzeile gesteuert. Pro Leistungsart ist im OpaccOXAS
Studio festgelegt, ob und mit welchem Verkaufspreis eine Rapport-Ist-Zeile
in das Verkaufsdokument übernommen wird.
Ist-Zeilen aus
Kundenrapporten werden im Service-MIS verbucht und sofern eine Zuteilung
vorhanden ist zusätzlich in der Projekt- oder Vertragskalkulation. Interne
Ist-Zeilen aus Mitarbeiterrapporten werden im Service-MIS verbucht.
Beispiel für das Fakturieren von Dienstleistungen aus
Kundenrapporten
Wenn Sie Dienstleistungsrechnungen erstellen,
werden die verrechenbaren Rapportzeilen mit positiver Anzahl in ein
Verkaufsdokument der Stufe RE (Rechnung) übernommen, die verrechenbaren
Rapportzeilen mit negativer Anzahl in ein Verkaufsdokument der Stufe GS
(Gutschrift).
Sie können einen Kontrollpool natürlich auch als
Basis für Auswertungen verwenden.
Neuen Pool
anlegen
Einen neuen Pool eröffnen Sie im BC
Neu. Dieses BC können Sie entweder im
Pull-down-Menü
Datei oder über das entsprechende Icon
(Blatt-Symbol) öffnen.
Im neu eröffneten Pool können Sie
Sie können für alle Poolarten einen neuen Pool auch durch
Kopieren von einem bestehenden Pool
erzeugen.
Bestehenden Pool öffnen
Bereits
bestehende Pools können Sie auf folgende Weise öffnen:
Pool
bearbeiten
Die
Eigenschaften des aktiven Pools bearbeiten
Sie im gleichnamigen BC, das Sie im Pull-Down-Menü
Datei öffnen
können. Dort haben Sie die Möglichkeit, die aktuellen Pool-Definitionen
(z. B. Freie Attribute, Freier Index, Zugriffsrechte) zu bearbeiten.
Ebenfalls im Pull-down-Menü Datei finden Sie das BC zum
Löschen und das BC zum
Umbenennen des aktiven Pools.
Neuen Pooleintrag erstellen
Einen neuen Pooleintrag erfassen
Sie in der Eingabezone.
In der Eingabezone unterscheiden wir die
Gruppen Suchen und Bearbeiten mit ihren Attributen.
Die Erfassung der Positionen erfolgt im Erfassungs-Modus. Der
Erfassungsmodus ist automatisch nach dem Öffnen eines Pools oder nach dem
Speichern einer Pool-Position aktiv.
Im Erfassungsmodus steht der
Cursor in einem Verarbeitungspool im Attribut Adressnummer, in
einem Kontrollpool im Attribut Stufe.
Der Button <Gehe zu
Rapport> führt Sie direkt zum Attribut Stufe in der Gruppe
Suchen-Rapport.
Der Button <Gehe zu Rapportzeile> in
einem Kontrollpool führt Sie direkt zum Attribut Interne
Positionsnummer in der Gruppe Suchen-Rapportzeile.
Der
Button <Gehe zu Bearbeiten> führt Sie direkt zum ersten Attribut in
der Gruppe Bearbeiten.
Mit dem Button <Speichern>
speichern Sie einen neuen oder einen bearbeiteten Pooleintrag.
Mit
dem Button <Clear> können Sie den Bildschirminhalt in der
Eingabezone und im DIY-Panel löschen.
Verarbeitungspool SER
Für den Rapport, den Sie
als neuen Verarbeitungspooleintrag einfügen möchten, stehen Ihnen folgende
Suchmöglichkeiten zur Verfügung:
Gruppe Adresse
- Adressnummer
- Name / Vorname / Adressnummer
- Suchbegriff / Adressnummer
- Barcode / Adressnummer
Gruppe Rapport
- Rapportstufe / Rapportnummer (Wenn eine Adresse aktiv ist, werden
die Rapporte dieser Adresse zuerst angezeigt.)
- Suchbgriff / Rapportstufe / Rapportnummer
- interne Rapportnummer
Bereits im
Pool
Befindet sich der ausgewählte Rapport bereits im Pool ist
das Attribut Bereits im Pool mit einem Haken
gekennzeichnet.
Kontrollpool
Für die Rapportzeile, die Sie als
neuen Kontrollpooleintrag einfügen möchten, stehen Ihnen folgende
Suchmöglichkeiten zur Verfügung:
Gruppe Rapport
- Rapportstufe / Rapportnummer
- Suchbegriff / Rapportstufe / Rapportnummer
- Interne Rapportnummer
Gruppe Rapportzeile
- interne Positionsnummer (Dieses Attribut ist nur aktiv, wenn in
der Gruppe Rapport ein Rapport aktiv ist).
- Mitarbeiter / Datum von / Zeit von
- Datum von (Diese Suche ist nur erfolgreich, wenn im Attribut
Mitarbeiter ein Mitarbeiter aktiv ist.)
- Artikelnummer / Intern Rapportnummer / Interne
Positionsnummer
- Zeilenstatus / Mitarbeiter / Datum von
Bereits im
Pool
Befindet sich die ausgewählte Rapportzeile bereits im Pool
ist das Attribut Bereits im Pool mit einem Haken
gekennzeichnet.
Bearbeiten
In dieser Gruppe können Sie pro Pooleintrag - sofern definiert
- die Freien Attribute erfassen und den Verarbeitungsstatus bearbeiten.
Verarbeitungsstatus - Verarbeitungspool SER
Im Default wird der
im BC
42013 Eigenschaften in
der Gruppe
Poolverhalten hinterlegte Status angezeigt. Folgende
Status-Möglichkeiten gibt es:
-
V = Verarbeiten: Der Pooleintrag steht zur Verarbeitung
bereit.
-
P = Pendent: Der Pooleintrag ist für die Verarbeitung
gesperrt.
-
F = Fertig: Dieser Status kann nicht manuell gesetzt werden. Er
wird automatisch bei erfolgreicher Verarbeitung gesetzt.
- W = Entfernen: Der Pooleintrag ist zum Entfernen vorgemerkt.
Verarbeitungsstatus - Kontrollpool
Folgende Status-Möglichkeiten
gibt es:
-
V = Verarbeiten: Der Pooleintrag steht zur Verarbeitung
bereit.
-
P = Pendent: Der Pooleintrag ist für die Verarbeitung gesperrt.
Diesen Status erhalten automatisch pauschal zu verrechnende
Rapportzeilen, für die keine Verkaufsposition erstellt wird sowie
interne Zeilen. Um ein mehrfaches Fakturieren zu verhindern, erhalten
diesen Status automatisch auch bereits fakturierte Rapportzeilen, bei
denen der Verarbeitungsstatus zurück auf V gesetzt wurde.
-
F = Fertig: Dieser Status kann nicht manuell gesetzt werden.
Diesen Status erhalten automatisch Rapportzeilen für die eine
Verkaufsposition erstellt wurde.
-
W = Entfernen: Der Pooleintrag ist zum Entfernen vorgemerkt.
Dieser Status muss manuell (dabei sind auch Multislektion und
Kontextmenü möglich) direkt im Pool oder über einen Nachtragslauf (BC
42122 Div. für Pooleintrag ändern)
gesetzt werden.
Verbuchungsart (nur Verarbeitungspool SER!)
Hier wird die
Verbuchungsart "Do: gemäss Auftragsart" angezeigt. Sie kann nicht mutiert
werden.
DIY-Panel (Do It Yourself)
Im DIY-Panel können Sie alle
Attribute und ihre Eigenschaften selbst definieren. Es können alle
Attribute angezeigt werden, die eine Relation zum BO "AsstDocPoolItem"
(Rapportzeile) haben.
Jedem Attribut können Sie bestimmte
Eigenschaften zuordnen. So können Sie beispielsweise festlegen, ob ein
Attribut zwingend erfasst werden muss, ob das Attribut mit einem
bestimmten Wert vorbelegt werden soll oder ob ein bestimmtes Layout
vorgegeben werden soll.
Detaillierte Informationen zum DIY-Panel
finden Sie im Kapitel DIY-Funktionalität im Abschnitt
DIY-Panel.
Bestehenden Pooleintrag
bearbeiten
In der Gruppe Bearbeiten können Sie sowohl in
einem Verarbeitungspool-Eintrag als auch in einem Kontrollpool-Eintrag die
Freien Attribute bearbeiten. Bei einem Verarbeitungpool-Eintrag kann
zusätzlich das Attribut Verarbeitungsstatus mutiert werden.
Wenn Sie einen bestehenden Pooleintrag mit Doppelklick aktivieren,
steht der Cursor immer im ersten Attribut der Gruppe Bearbeiten.
Nach dem Speichern einer Änderung steht der Cursor wieder im ersten
Attribut der Gruppe Suchen.
Sie können alle im Fenster
angezeigten Pooleinträge auf einmal markieren (Pull-down-Menü
Bearbeiten - Sichtbare Einträge markieren oder Tastenkombination
Ctrl+A).
Im Kontextmenü können Sie dann wählen, ob der
Verarbeitungsstatus der markierten Einträge mutiert werden soll (Eintrag:
Status auf V, Status auf P oder Status auf W) oder ob die Einträge
gelöscht werden sollen (Eintrag: Löschen).
Um die Markierung der
sichtbaren Einträge wieder rückgängig zu machen, wählen Sie im oben
genannten Pull-down-Menü Markierung aufheben oder die
Tastenkombination Ctrl+Shift+A)
Weitere Bearbeitungsmöglichkeiten für
Verarbeitungspool-Einträge
Im BC
Div. für Pooleinträge ändern (Aufruf im Pull-down-Menü
Bearbeiten) können Sie Pooleinträge nach verschiedenen Kriterien
(z. B. Status, Datum, Verarbeitungsstufe, Shortcut usw.) selektieren, um
bei diesen bestimmte Attribute (z. B. Ausdrucksart, Anzahl Kopien,
Druckereinstellungen oder Verarbeitungsstatus) zu mutieren.
Änderungen von Freien Attributen, die automatisch für alle oder für
mehrere Positionen ausgeführt werden sollen, führen Sie im BC
Freie Pool-Felder nachtragen (Aufruf
im Pull-down-Menü
Extras) durch.
Weitere Bearbeitungsmöglichkeiten für
Kontrollpool-Einträge
Änderungen von Freien Attributen, die
automatisch für alle oder für mehrere Positionen ausgeführt werden sollen,
führen Sie im BC
Freie Pool-Felder
nachtragen (Aufruf im Pull-down-Menü
Extras) durch.
Um
alle Änderungen an den Rapportzeilen, die seit dem Erstellen des Pools
oder seit seiner letzten Aktualisierung vorgenommen wurden, nachzuführen,
müssen die Einträge des aktiven Kontrollpools aktualisiert werden. Dazu
rufen Sie im Pull-down-Menü
Extras den Eintrag
Einträge aktualisieren
auf.
Pooleinträge für die es keine Rapportzeilen mehr gibt
(gelöschte Rapportzeilen), werden beim Aktualisieren automatisch aus dem
Pool entfernt.
Buttons in einem Verarbeitungspool
SER
Mit dem Button <Clear> können Sie in den
Neuerfassungs-Modus wechseln, gleichzeitig wird der Bildschirminhalt in
der Eingabezone und im DIY-Panel gelöscht.
Mit dem Button
<Servicedokument bearbeiten> öffnen Sie den WS
41000 Rapporte bearbeiten, wo Sie
den Rapport bearbeiten können.
Mit dem Button <Drucken>
öffnen Sie das BC
Drucken/Subdokumente zum Drucken des aktiven
Pooleintrags bzw. Rapports.
Der Button <Gehe zu Rapport> führt
den Cursor wieder zurück in das erste Attribut der Gruppe
Rapport.
Der Button <Gehe zu Bearbeiten> führt den
Cursor zurück in das erste Attribut der Gruppe Bearbeiten.Steht der
Cursor in der Gruppe Bearbeiten können Sie bereits mit der Taste
<Enter> den Speichervorgang auslösen.
Mit dem Button
<Speichern> speichern Sie die an einem Pooleintrag vorgenommenen
Änderungen.
Mit dem Button <Löschen> löschen Sie den aktiven
Pooleintrag.
Buttons in einem Kontrollpool
Mit dem
Button <Clear> können Sie in den Neuerfassungs-Modus wechseln,
gleichzeitig wird der Bildschirminhalt in der Eingabezone und im DIY-Panel
gelöscht.
Mit dem Button <Servicedokument bearbeiten> öffnen Sie
den WS
41000 Rapporte
bearbeiten, in dem Sie den Rapport bearbeiten können.
Der
Button <Gehe zu Rapportzeile> führt den Cursor wieder zurück in das
erste Attribut der Gruppe Rapportzeile.
Mit dem Button
<Speichern> speichern Sie die an einem Pooleintrag vorgenommenen
Änderungen.
Mit dem Button <Löschen> löschen Sie den aktiven
Pooleintrag.
Pooleinträge serienweise
erstellen
Die BCs, in denen Sie nach Vorgabe verschiedener
Selektionskriterien serienweise neue Pooleinträge erstellen können, rufen
Sie mit dem Pull-Down-Menü Einträge" auf.
Pooleinträge aus verschiedenen Pools
gleicher Poolart zusammenführen (z. B. Vereinigungs- / Schnitt- oder
Teilmengen bilden) können Sie im BC
Einfügen Pool Mengenoperation .
Pooleinträge serienweise
entfernen
Die BCs zum serienweisen Entfernen von Pooleinträge
finden Sie ebenfalls im Pull-Down-Menü Einträge.
Um
Pooleinträge in einem Verarbeitungspool SER oder einem Kontrollpool nach
bestimmten Selektionskriterien zu entfernen möchten, wählen Sie das BC
Entfernen über
Serienselektion.
Um Pooleinträge aus verschiedenen Pools
gleicher Poolart z. B. über die Bildung von Vereinigungs-, Schnitt- oder
Teilmengen zu entfernen, wählen Sie das BC
Entfernen Pool Mengenoperation .
Pooleinträge verarbeiten
Das
Verarbeiten von Pooleinträgen, das Ändern des Verarbeitungsstatus vor dem
Verarbeiten der Pooleinträge oder das Markieren von Pooleinträgen zur
anschliessenden Löschung, rufen Sie im Pull-Down-Menü Bearbeiten
auf:
In einem Verarbeitungspool werden beim
Verarbeiten der Pooleinträge Rapporte ausgegeben. Tritt beim Verarbeiten
eines Pooleintrags ein Fehler innerhalb des F-Scripts auf, wird dieser
Fehler in das Attribut Fehlerbeschreibung (AsstDocPoolItem.ErrDesc)
geschrieben.
In einem Kontrollpool werden noch nicht
verarbeitete bzw. definitive Rapport-Ist-Zeilen verarbeitet bzw. verbucht.
Dabei wird das Service-MIS und sofern eine Zuteilung vorhanden ist, die
Projekt- oder Vertragskalkulation nachgeführt. Wenn die Leistungsart der
Ist-Zeile dies vorsieht, werden für die verarbeiteten Ist-Zeilen
Verkaufsdokumente (z. B. Rechnungen) erstellt. Der Rapportzeilen-Status
wird nach dem Verarbeiten von OpaccERP auf erledigt gestellt.
DMAS
In diesem
Pull-Down Menü können Sie, sofern DMAS (Document-Management-System)
lizensiert ist, ein neues DMAS-Dokument anlegen oder das DMAS
öffnen:
-
Der Eintrag
Neues Dokument öffnet sich Auswahlliste der
Kopiervorlagen für neue DMAS-Dokumente. Nach Auswahl einer
Kopiervorlage wird das BC
81002 Neues
DMAS-Dokument geöffnet.
-
Der Eintrag
Vorhandene Dokumente öffnet den WS
81000 DMAS.
DIY-Menü
In
diesem Pull-Down Menü können Sie:
-
im Menüpunkt
DIY-Hotkey das BC
86902 DIY-Hotkey aufrufen, in welchem Sie
Tastenkombinationen für den Aufruf eines BC oder einer
Explorerposition definieren können.
-
im Menüpunkt
DIY-Designer das BC
86910 DIY-Designer aufrufen, in
welchem Sie eigene BCs erstellen und diese zu Abläufen verketten
können.
Alle weiteren Menüpunkte in diesem Pull-Down Menü sind
installationsabhängig definierte Ordner. Detaillierte Informationen zum
Erstellen solcher Ordner und weiterer DIY-Funktionalitäten finden Sie im
Abschnitt
DIY-Funktionalität.
Datei
In diesem
Pull-Down-Menü können Sie die Enterprise Search (Volltextsuche)
öffnen sowie die BC's zum Kopieren, Löschen und
Umbenennen eines Pools aufzurufen. Im BC Drucken /
Auswertungen können Sie Verkaufspool-Auswertungen starten und im BC
Eigenschaften die Pool-Eigenschaften definieren und bearbeiten.
-
Dieser Eintrag öffnet die Volltextsuche
von OpaccERP. Die Enterprise Search steht erst zur Verfügung, wenn sie
konfiguriert und der zugehörige Dienst gestartet ist, andernfalls
können Suchanfragen nicht verarbeitet werden.
-
-
-
-
-
-
Senden an: Word
Es wird ein Word-Dokument eröffnet, in
das abhängig vom hinterlegten Template Daten aus dem Dokument
übernommen werden können, z.B. für ein Anschreiben zu einem
Angebot.
-
Senden an: Mail
In Outlook wird ein neues Mail erstellt.
Wenn die Mail-Adresse des Kunden aus dem Dokument in den Stammdaten
hinterlegt ist, wird diese als Mail-Adresse eingetragen.
-
Senden an: Persönlicher Ordner
Sie können das aktive BO
an einen eigenen Ordner im Widget
Persönlicher Ordner senden,
wenn an den Ordner gesendet werden darf (Einstellung = Senden an
diesen Ordner durch Eigentümer zulassen im BC
99001 Explorer Ordner bearbeiten).
Im
Hilfs-BC
99008 Senden an
Persönlicher Ordner können Sie den Ordner auswählen
(vorgeschlagen wird immer der erste Ordner). Sie können den Titel des
neuen Ordnereintrags erfassen und bei Bedarf zusätzlich einen
Kommentar zum neuen Ordner-Eintrag hinterlegen.
-
Senden an: Benutzer-Ordner
Sie können das aktive BO an
den Ordner eines anderen Benutzers im Widget
Persönlicher
Ordner senden, wenn der Ordner für das Senden zugelassen ist
(Einstellung = Senden an diesen Ordner durch andere Benutzer zulassen
im BC
99001 Explorer Ordner
bearbeiten).
-
Senden an: Benutzer
Sie können das aktive BO an einen
Register-Eintrag im Widget
Meine Favoriten senden, wenn dieser
für das Senden zugelassen ist (Einstellung = Senden an diesen Ordner
durch Eigentümer zulassen im BC
99001 Explorer
Ordner bearbeiten).
-
Refresh
Mit dieser Funktion wird der Bildschirm neu
aufgebaut und die Daten werden aktualisiert.
Öffnen
Express
Mit dieser Funktion können Sie durch Vorgabe der
Poolart (1. Attribut) und Poolnummer (2. Attribut) oder von
Poolart und Poolbezeichnung (3. Attribut) einen beliebigen
Servicepool öffnen, auch wenn Sie bereits einen Pool geöffnet haben. Nach
dem Öffnen eines Pools steht der Cursor wieder im 2. Attribut (Pool-Nr)
und Sie können in der BO-Liste der aktiven Poolart blättern und sich die
Pooleinträge der bestehenden Pools nacheinander anzeigen lassen.
