12000 Adresspool

Im Workspace 12000 können Sie beliebige Adressen und / oder Kontaktpersonen in Adresspools zusammenfassen, um sie auf diese Weise für bestimmte Aktionen zu gruppieren, z. B. für den Versand von Serienbriefen oder Serienmails.

Ein Adresspool kann als Datenbasis bei der Definition von Auswertungen im BC 84100 Auswertungen definieren oder für MIS-Statistiken (WS 71000 MIS Auskünfte ) verwendet werden.

Ein Adresspool kann als Selektionskriterium beim Generieren von Pooleinträgen anderer Poolarten z.B. Rapport-, Verkaufs- oder Einkaufspools verwendet werden.

Beispiel:

Einsatz von Adresspools bei der Organisation einer Hausausstellung:

Zuerst legen Sie einen Adresspool mit den freien Attributen "Zusage J/N", "Hotel A (J/N)", "Hotel B J/N", "Hotel C (J/N)" an. Diesen Pool füllen Sie mit den Adressen der potentiellen Teilnehmer. Anschließend erstellen Sie für diese Adressen eine Einladung als Serienbrief, z.B. mit der Standard-Auswertung Brief, Serie im BC 84300 Drucken / Auswertungen. Die Rückläufer verwalten Sie ebenfalls im Pool. Sie vermerken die Zusagen und Hotelreservierungswünsche in den Attributen Zusage und Hotel. Sie können nun die Pooleinträge nach Ihren Wünschen filtern und beispielsweise Teilnehmerlisten, Hotel- Reservierungslisten, Namensschilder u. ä. erstellen.

Beispiel:

Gefahrgutliste für alle Kunden aus der Region Zürich:

Täglich wird pro Auslieferungstour eine Auswertung erstellt, die alle Verkaufspositionen, die der Gefahrgutverordnung unterliegen, nach gesetzlicher Vorschrift listet. Die zugehörigen Kunden für die Tour "Zürich" werden in der Vorselektion über den Adresspool "Kunden Region Zürich" ermittelt.

Neuen Pool anlegen

Einen neuen Pool können Sie mit dem folgenden BC anlegen:

BC 12001 Neu

Aufruf im Pull-Down Menü "Datei - Neu" oder über das entsprechende Icon.

Sie können einen neuen Pool aber auch durch Kopieren von einem bestehenden Pool erzeugen.

In einem bestehenden Pool können Sie Folgendes tun:

die Pool-Eigenschaften definieren im BC Eigenschaften.

Aufruf im Pull-Down-Menü Datei oder mit Shift+F4
einen neuen Pooleintrag erstellen
Pooleinträge serienweise erstellen

Bestehenden Pool öffnen

Einen bestehenden Pool können Sie auf folgende Weise suchen und öffnen:

Unter Öffnen Express den Pool über Nummer, Bezeichnung oder über Poolgruppe (Poolgruppen-Auswahl) auswählen
Über die Tastenkombination Ctrl+O oder den Menüpunkt Öffnen im Pulldown-Menü Datei die BO-Liste 10020 Adresspool öffnen

Im Pull-Down-Menü Öffnen über - Adresspool... oder mit der Tastenkombination Ctrl+O die BO-Liste "10020 Adresspool" öffnen und in dieser den gewünschten Pool auswählen
In der Gruppe Öffnen Express über die Attribute Nummer oder Bezeichnung die BO-Liste Adresspool öffnen
In der Gruppe Öffnen Express über das Attribut Gruppe die Poolgruppen-Auswahl öffnen und dort nach dem gewünschten Pool suchen.

Pool bearbeiten

Die Eigenschaften eines Pools bearbeiten Sie im Pull-Down-Menü Datei. Dort haben Sie die Möglichkeit, die aktuellen Pool-Definitionen (z. B. Freie Felder, Freier Index, Zugriffsrechte) zu bearbeiten, sowie einen Pool inklusive aller Einträge zu löschen oder einen Pool umzubenennen.

Neuen Pooleintrag erstellen

In Abhängigkeit vom Pool-Inhaltsytyp (Definition in BC 12013 Eigenschaften - Verarbeitung - Diverses) können Adressen und / oder Kontaktpersonen als Pooleinträge generiert werden. Die neuen Pooleinträge erfassen Sie in den Gruppen Suchen und Bearbeiten.

Suchen

In dieser Gruppe können Sie Adressen und / oder Kontaktpersonen auswählen und als Pooleintrag übernehmen.

Ob Sie nur Adressen oder nur Kontaktpersonen oder beide als Pooleintrag übernehmen, hängt vom Inhaltstyp (AddrPool.PoolContentCd) des aktiven Pools ab:

0 - Adressen / Kontaktpersonen
1 - Nur Adressen
2 - Nur Kontaktpersonen
3 - Personen / Kontaktpersonen (Adressen mit Adress-Typ (Addr.AddrTypeCd) = 1 - Person und Kontaktpersonen von Adressen mit Adress-Typ (Addr.AddrTypeCd) = 0 - Firma)

Pooleinträge vom Typ Adresse erstellen Sie in der Gruppe Adressen, Pooleinträge vom Typ Kontaktperson in der Gruppe Kontaktperson.

Notiz

Bei einem Adresspool mit Synchronisationspooltyp (AddrPool.SyncPoolTypeCd) = 2 - Subscriptions können keine Pooleinträge gespeichert werden und deshalb sind die Buttons Speichern und Löschen nicht aktiv.

Adresse

Die Adresse für den neuen Pooleintrag können Sie über die Attribute Adressnummer, Name, Vorname, Suchbegriff oder Barcode auswählen.

In jedem dieser Attribute können Sie die BO-Liste 10000 Adressen zur Adress-Auswahl öffnen. In dieser Liste können Sie entweder eine einzelne Adresse in den Fokus nehmen und sie mit <OK> als Pooleintrag übernehmen oder Sie können mit der <Leertaste> beliebig viele Adressen markieren (Multi-Selektion) und diese anschliessend mit <Enter> oder "Doppelklick" als Pooleinträge übernehmen.

Bei Bedarf können Sie zu Kontrollzwecken die Adress BO-Liste vor der Übernahme so filtern, so dass nur noch die selektierten Adressen angezeigt werden. Dazu müssen Sie im Kontextmenü (Aufruf mit rechter Maustaste) den Eintrag "Nur selektierte anzeigen" aktivieren. Diesen Filter können Sie direkt auf der Liste über die Checkbox im Tool-Panel-Attribut "Nur selektierte anzeigen" wieder deaktivieren.

Wenn sie keinen Artikel markieren und <ESC> oder Klick auf [x] ausführen, bricht die Erfassung ab.

Notiz

In einen Pool vom Inhaltstyp Nur Kontaktpersonen kann die Vorauswahl über die Adresse erfolgen. Anschliessend muss in der Gruppe Kontaktperson noch eine Kontaktperson ausgewählt werden, sonst kann die Adress-Auswahl nicht gespeichert werden.

Im Attribut Bereits im Pool wird Ihnen angezeigt, ob sich die ausgewählte Adresse bereits im Pool befindet.

Kontaktperson

Die Kontaktperson für den neuen Pooleintrag mit Kontaktperson können Sie über die Attribute Nummer, Name und Vorname auswählen.

In jedem dieser Attribute können Sie die BO-Liste 10005 Kontaktpersonen zur Kontaktperson-Auswahl öffnen. Wenn Sie in der Gruppe Adresse bereits eine Adresse ausgewählt haben, werden in der BO-Liste nur die Kontaktpersonen, der in der Gruppe Adresse eingetragenen Adresse, zur Auswahl angezeigt.

In der BO-Liste können Sie entweder eine einzelne Kontaktperson in den Fokus nehmen und sie mit <OK> als Pooleintrag übernehmen oder Sie können mit der <Leertaste> beliebig viele Kontaktpersonen markieren und diese anschliessend mit <Enter> oder "Doppelklick" als Pooleinträge übernehmen.

Notiz

Bei Pools vom Inhaltstyp Nur Adressen kann eine hier ausgewählte Kontaktperson nicht als Pooleintrag gespeichert werden.

Im Attribut Bereits im Pool wird Ihnen bereits bei der Auswahl einer einzelnen Kontaktperson angezeigt, ob sie sich bereits im Pool befindet.

Bei der Multi-Selektion werden Kontaktpersonen, die sich bereits im Pool befinden, bei der Übernahme ignoriert.

Bearbeiten

Hier können Sie neu die Anzeige zwischen Bearbeiten Synchronisation (Standardeinstellung) und Bearbeiten Zusatz wechseln, wenn beim Adresspool der Synchronisationspooltyp (AddrPool.SyncPoolTypeCd) = 1 - Kontakte oder 2 - Subscriptions erfasst ist. Ist der Synchronisationspooltyp (AddrPool.SyncPoolTypeCd) = 0 - Keine erfasst, wird die Gruppe Bearbeiten Zusatz angezeigt und die Ansicht kann nicht gewechselt werden.

Bearbeiten Zusatz

In der Gruppe Bearbeiten Zusatz können Sie pro Pooleintrag die Freien Attribute erfassen. Die Freien Attribute werden in den Pool-Eigenschaften BC 12013 Eigenschaften > Registerkarte: Freie Attribute definiert.

Bearbeiten Synchronisation

In der Gruppe Bearbeiten Synchronisation können Sie pro Pooleintrag Attribute zu MarketingAutomation erfassen oder anzeigen lassen.

Diese Gruppe wird nur angezeigt, wenn beim Adresspool der Synchronisationspooltyp (AddrPool.SyncPoolTypeCd) = 1 - Kontakte oder 2 - Subscriptions erfasst ist.

Handelt es sich um den Adresspool mit Synchronisationspooltyp (AddrPool.SyncPoolTypeCd) = 1 - Kontakte, wird das Attribut Externe E-Mail automatisch aktiv und kann mutiert werden. Die Externe E-Mail wird beim Speichern einer Kontaktperson einer Adresse mit Adress-Typ (Addr.AddrTypeCd) = 0 - Firma vom Attribut Email-Geschäft auf der Kontaktperson {Contact.Email} oder alternativ vom Attribut E-Mail {Addr.Email} übernommen. Beim Speichern einer Adresse mit Adress-Typ (Addr.AddrTypeCd) = 1 - Person wird die Externe E-Mail vom Attribut E-Mail {Addr.Email} übernommen. Die Erfassung einer externen E-Mail ist zwingend und die E-Mail muss eindeutig sein.

Bei einem Adresspool mit Synchronisationspooltyp (AddrPool.SyncPoolTypeCd) = 1 - Kontakte kann zudem der Synchronisationsstatus (AddrPoolItem.PoolItemSyncStateCd) mutiert werden, beispielsweise wenn ein Adresspooleintrag erneut synchronisiert und deshalb auf den Synchronisationsstatus = 10 - Synchronisation ausstehend gesetzt werden soll. Wird ein neuer Adresspooleintrag gespeichert, wird dieser mit dem Synchronisationsstatus (AddrPoolItem.PoolItemSyncStateCd) = 10 - Synchronisation ausstehend im Adresspool gespeichert.

Handelt es sich um einen Adresspool mit Synchronisationspooltyp (AddrPool.SyncPoolTypeCd) = 2 - Subscriptions, dienen die Attribute in dieser Gruppe als Information und stehen deshalb read only zur Verfügung.

DIY-Panel (Do It Yourself)

Im DIY-Panel können Sie alle Attribute und ihre Eigenschaften selbst definieren. Es können alle Attribute angezeigt werden, die eine Relation zum BO Adresspooleintrag haben.

Jedem Attribut können Sie bestimmte Eigenschaften zuordnen. So können Sie beispielsweise festlegen, ob ein Attribut zwingend erfasst werden muss, ob das Attribut mit einem bestimmten Wert vorbelegt werden soll oder ob ein bestimmtes Layout vorgegeben werden soll.

Detaillierte Informationen zum DIY-Panel finden Sie im Kapitel DIY-Funktionalität im Abschnitt DIY-Panel.

Bestehenden Pooleintrag bearbeiten

Einen bestehenden Pooleintrag können Sie in der Gruppe Bearbeiten bearbeiten. Änderen können Sie die Freien Attribute des Pooleintrags sowie die Kontaktperson (nur bei Pool-Inhaltstypen: Adressen / Kontaktpersonen oder Nur Kontaktpersonen).

Massen-Mutationen der Freien Attribute über alle Pooleinträge können Sie im BC Freie Pool-Attribute nachtragen durchführen.

Dazu können Sie Werte für ausgewählte Freie Attribute erfassen und diese Werte auf alle Pooleinträge nachtragen lassen. Das BC finden Sie im Pull-Down-Menü Extras.

Pooleinträge serienweise erstellen / Pooleinträge serienweise entfernen

Die BCs, in denen Sie nach Vorgabe verschiedener Selektionskriterien serienweise neue Pooleinträge erstellen können, rufen Sie mit dem Pull-Down-Menü "Einträge" auf.

Einfügen über Serienselektion

In diesem BC erstellen Sie die Pooleinträge nach von Ihnen vorgegebenen Selektionskriterien
Einfügen Pool Mengenoperation

In diesem BC können Sie Pooleinträge aus verschiedenen Pools zusammenführen (z. B. Vereinigungs- / Schnitt- oder Teilmengen bilden)
Entfernen über Serienselektion

In diesem BC können Sie Pooleinträge nach von Ihnen vorgegebenen Selektionskriterien entfernen
Entfernen Pool Mengenoperation

In diesem BC können Sie Pooleinträge aus verschiedenen Pools entfernen (z. B. über das Bilden von Vereinigungs- / Schnitt- oder Teilmengen)
Entfernen alle

In diesem BC können Sie alle Pooleinträge auf einmal löschen

Sie können die Adresse einzeln als Pooleintrag übernehmen oder Sie können mehrere Adressen gleichzeitig über eine Multi-Selektion als Pooleinträge übernehmen.. Bei der Multi-Selektion markieren Sie in der BO-Liste 10000 Adressen beliebig viele Adressen mit der Leertaste zur Übernahme. Mit der Taste <Esc> oder einem Mausklick werden die markierten Adressen in den Adresspool übernommen.

Pooleinträge markieren / markierte Pooleinträge entfernen

Sie können auch einzelne Pooleinträge mit der <Space-Taste> markieren und anschliessend über den Kontextmenü-Eintrag Löschen aus dem Pool entfernen. Das Kontextmenü rufen Sie mit der rechten Maustaste auf.

Wenn Sie mehrere zusammenhängende Pooleinträge markieren möchten, können Sie die Funktion Sichtbare Einträge markieren nutzen. Sie kann direkt mit der Tastenkombination Ctrl+A oder im Pulldown-Menü "Einträge" aufgerufen werden.

Extras

In diesem Pull-Down-Menü haben Sie die Möglichkeit weitere BCs zum Nachtragen von Pool-Eigenschaften aufzurufen.

Für den aktiven Adresspooleintrag können Sie einen Servicerapport, ein Verkaufs- oder ein Einkaufsdokument erstellen.

DMAS

In diesem Pull-Down Menü können Sie, sofern DMAS (Document-Management-System) lizensiert ist, ein neues DMAS-Dokument anlegen oder das DMAS öffnen:

Der Eintrag Neues Dokument öffnet sich Auswahlliste der Kopiervorlagen für neue DMAS-Dokumente. Nach Auswahl einer Kopiervorlage wird das BC 81002 Neues DMAS-Dokument geöffnet.
Der Eintrag Vorhandene Dokumente öffnet den WS 81000 DMAS und zeigt alle im Kontext Adresspool verknüpften Dokumente an.

DIY-Menü

In diesemPull-down-Menü können Sie folgende Einträge öffnen:

DIY-Hotkey

Es wird das BC 86902 DIY-Hotkey geöffnet, in welchem Sie Tastenkombinationen für den Aufruf eines BC oder einer Explorerposition definieren können.
DIY-Designer

Es wird das BC 86910 DIY-Designer geöffnet, in welchem Sie eigene BCs erstellen und diese zu Abläufen verketten können.

Alle weiteren Menüpunkte in diesem Pull-Down Menü sind installationsabhängig definierte Ordner. Detaillierte Informationen zum Erstellen solcher Ordner und weiterer DIY-Funktionalitäten finden Sie im Abschnitt DIY-Funktionalität.

Buttons

Mit dem Button <Clear> leeren Sie alle Attribute im Eingabereich.

Mit dem Button <Adresse bearbeiten...> öffnen Sie den WS 11000 Adresse bearbeiten. Der WS wird mit der im Cursor-Fokus stehende Adresse geöffnet.

Der Button <Kontaktperson bearbeiten...> ist aktiv, wenn ein Adresspooleintrag mit Kontaktperson aktiviert ist. Mit dem Button öffnen Sie das BC 11101 Kontaktperson. In diesem BC wird sogleich die zuvor selektierte Kontaktperson geöffnet.

Ein Klick auf den Button <Gehe zu Kontaktperson> stellt den Cursor in das Attribut Nummer in der Gruppe "Kontaktperson".

Ein Klick auf den Button <Gehe zu Bearbeitn> stellt den Cursor in das erste (bearbeitbare) Attribut in der Gruppe "Bearbeiten".

Mit dem Button <Speichern> speichern Sie einen neu angelegten oder den geänderten Adresspooleintrag.

Mit dem Button <Löschen> löschen Sie den aktiven Eintrag.

Notiz

Bei einem Adresspool mit Synchronisationspooltyp (AddrPool.SyncPoolTypeCd) = 2 - Subscriptions sind die Buttons Speichern und Löschen nicht aktiv.

Button-Leiste

Desk-Items aus dem Explorer können in die Button-Leiste gezogen und dort als "Buttons" angezeigt werden. Einem Button, der auf ein BC verweist, können Sie eine Vorlage zuweisen, wenn das Attribut Vorlagen-Kontext erweitern aktiv ist. Das Attribut finden Sie im Kontext-Menü, welches Sie mit der rechten Maustaste auf dem "Button" öffnen können.

Datei

In diesem Pull-Down-Menü haben Sie die Möglichkeit die Enterprise Search sowie die BCs zum Kopieren, Löschen und Umbenennen eines Pools aufzurufen, im BC Drucken / Auswertungen Adresspoolauswertungen zu starten oder im BC Eigenschaften die Pool-Eigenschaften (z. B. Inhaltstyp, Zugriffsrechte, Freie Attribute) zu definieren.

WS 84500 Enterprise-Search

Dieser Eintrag öffnet die Volltextsuche von OpaccERP. Die Enterprise Search steht erst zur Verfügung, wenn sie konfiguriert und der zugehörige Dienst gestartet ist, andernfalls können Suchanfragen nicht verarbeitet werden.
Löschen
Kopieren
Umbenennen
Drucken / Auswertungen

Der Eintrag Zu Favoriten hinzufügen öffnet das BC 99001 Favorit bearbeiten. Dort können Sie festlegen, in welches Register (Tab) und mit welcher Laufnummer der WS in das Favoritenmenü übernommen werden soll.

Im Eintrag Senden an können Sie folgende Funktionen aufrufen:

Senden an Word

Es wird ein Word-Dokument eröffnet, in das abhängig vom hinterlegten Template Daten aus dem Dokument übernommen werden können, z.B. für ein Anschreiben zu einem Angebot.
Senden an Mail

In Outlook wird ein neues Mail erstellt. Wenn die Mail-Adresse des Kunden aus dem Dokument in den Stammdaten hinterlegt ist, wird diese als Mail-Adresse eingetragen.
Senden an DMAS

Wenn DMAS (Document Management System) lizensiert ist, öffnet dieser Eintrag den WS 81000 DMAS.
Senden an persönlichen Ordner

Sie können das aktive BO an den im Hilfs-BC 99008 Senden an Benutzer-Ordner vorgegebenen persönlichen Ordner senden.

Im Hilfs-BC können Sie einen Titel und einen Kommentar erfassen. Der Titel wird im Ordnereintrag angezeigt und der Kommentar beim Öffnen des Eintrags angezeigt. Voraussetzung für das Senden ist, dass der entsprechende Ordner unter Eigenschaften das „Senden“ erlaubt.
Senden an Benutzerordner

Sie können das aktive BO an den im Hilfs-BC 99008 Senden an Benutzer-Ordner vorgegebenen Ordner eines anderen Benutzers senden. Im Hilfs-BC können Sie einen Titel und einen Kommentar erfassen. Der Titel wird im Ordnereintrag und der Kommentar beim Öffnen des Eintrags angezeigt. Voraussetzung für das Senden ist, dass der entsprechende Ordner unter Eigenschaften das Senden an Benutzerordner erlaubt.
Senden an Benutzer...

Sie können das aktive BO an den im Hilfs-BC 99008 Senden an Benutzer-Favoriten vorgegebenen Favoriten-Ordner eines anderen Benutzers senden. Dort wird ein neuer Favoriteneintrag mit dem aktiven Dokument erstellt. Im Hilfs-BC können Sie einen Titel und einen Kommentar für den neuen Favoriten-Eintrag erfassen.
Eigenschaften

In diesem BC können die Freien Pool-Attribute und der Freie Pool-Index definiert werden, der Pool-Inhaltstyp (nur Adressen, nur Kontaktpersonen, Beides) und die Zugriffsrechte sowie der Pool einer Poolgruppe zugeteilt werden.
SMS ShortMessage senden

In diesem BC kann eine SMS an alle Adressen oder Kontaktpersonen des Adresspools geschrieben und versendet werden.

Mit der Funktion <Refresh> wird der Bildschirm neu aufgebaut und die Daten aktualisiert.

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