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In diesem BC können neue DMAS-Dokumente angelegt werden.

Zu einem neuen DMAS-Dokument können dann Beschreibungen erfasst werden. Es kann mit Dateien und Business-Objekten verknüpft und in einem vorgegebenen Ordner abgelegt werden.

Zusätzlich kann definiert werden, ob das DMAS-Dokument nach der Anlage als Entwurf in DMAS eingecheckt werden soll (Default), ob es direkt als freigegebenes Dokument in DMAS übernommen werden soll oder ob es zuerst im Sub-Register "Bei mir in Arbeit" abgelegt werden soll, ohne dass es eingecheckt wird. In diesem Fall erhält das DMAS-Dokument den Status "Neu".

Ein DMAS-Dokument kann entweder direkt oder mithilfe einer Kopiervorlage erstellt werden.

Ist das Attribut "Kopiervorlage" (erstes Attribut) leer, ist das Attribut "Kategorie" links oben mit einem roten Dreieck als Pflichteingabefeld gekennzeichnet. In diesem Attribut muss dann als erstes die gewünschte Dokumentkategorie ausgewählt werden. Nach Auswahl der Kategorie wird der im OpaccOXAS Studio BC 98100 DMAS einrichten der Kategorie zugewiesene Order als Ablageort vorgeschlagen und als nächstes Pflichteingabefeld ist das Attribut "Titel" markiert.

Wird eine Kopiervorlage ausgewählt, ist gleichzeitig die Kategorie bestimmt und kann nicht mehr geändert werden. Als Pflichteingabefeld ist dann das Attribut "Titel" gekennzeichnet.

Alle Beschreibungsattribute (Standard + Erweitert) werden aus der Vorlage übernommen und können nachbearbeitet werden. Die Angaben zu Ordner und BO-Verknüpfungen werden aus den Konfigurationsdaten der aktiven DMAS-Dokument-Kategorie übernommen und können, wenn erlaubt, mutiert werden.

Ist die Medienverwaltung aktiv (=lizenziert), so können in diesem BC zusätzlich optional folgende Attribute gesetzt werden:

Ein Medium wird als DMAS-Dokument eines bestimmten Medienbasistyps abgelegt und besteht aus einer Ausgangsdatei eines Mediensubtyps. Eine Ausgangsdatei kann beispielsweise ein Bild in hochauflösendem TIF-Format (Mediensubtyp) sein.

Innerhalb des DMAS-Dokuments kann das Medium in unterschiedlichen Ausprägungen (unterschiedliche Mediensubtypen wie z.B. gif oder jpg) abgelegt werden. Beispielsweise dasselbe Artikelbild in unterschiedlichen Auflösungen oder sowohl in Farbe als auch in Schwarz-weiss.

Ein Medium kann mit einem oder mehreren Business-Objekten verknüpft werden. Dabei ist eine Typisierung der Verknüpfung möglich. Typisierungen können Sie z.B. für die Artikelansicht, ein Produktvideo oder eine Bedienungsanleitung verwenden. Die typisierten BO-Verknüpfungen werden von den Consumern (EnterpriseShop, Print-Katalog, OpaccERP, etc.) für das Abfragen der Daten verwendet. So kann dasselbe Medium für unterschiedliche Artikel und Medienverwendungszwecke genutzt werden und gleichzeitig lassen sich Datenredundanzen vermeiden.

Das Bereitstellen der Medien erfolgt ab externen Quellen als Massenimport oder manuell in OpaccERP.

Folgende Einstellungen können in der BC-Vorlage gespeichert werden:

Bei der Neuanlage eines DMAS-Dokuments kann festgelegt werden, ob es als Kopiervorlage zur Verfügung stehen soll. Das erfolgt durch das Setzen der Checkbox "als Kopiervorlage verwenden" im Bereich "Einstellungen".

Alle Dokumente, die bei ihrer Anlage als Kopiervorlagen gekennzeichnet wurden, werden in diesem Attribut zur Auswahl vorgeschlagen. Wird eine Kopiervorlage ausgewählt, werden alle dort hinterlegten alle Beschreibungsattribute (Standard + Erweitert) aus der Vorlage übernommen und können nachbearbeitet werden, die Angaben zu Ordner und BO-Verknüpfungen werden gemäss den Vorgaben der DMAS-Kategorie vorgeschlagen und können - soweit es gemäss der Konfiguration im OpaccOXAS Studio erlaubt ist - hier mutiert werden.

Folgende Attribute bzw. Attributinhalte werden aus der Kopiervorlage übernommen:

Wenn die Kategorie nicht automatisch durch die Wahl der Kopiervorlage vorgegeben ist, muss hier als erstes die Kategorie ausgewählt werden, der das neue DMAS-Dokument zugeteilt werden soll. Die Zuordnung zur Kategorie steuert, welche Attribute in der Gruppe "Erweiterte Beschreibung" erfasst werden können. Die Vorbelegung der Attribute Ordner, Sicherheitszone und Aufbewahrungsdauer werden aus der Konfiguration der Dokumentkategorie im OpaccOXAS Studio übernommen.

Wenn die Medienverwaltung lizenziert ist, können Sie hier dem neuen DMAS-Dokument optional einen der im BC 98100 DMAS / Medienverwaltung einrichten definierten Medienbasistypen zuweisen. Der oder den DMAS-Dateien kann dann in der Gruppe Dateien der entsprechende Mediensubtyp zugewiesen werden.

In diesem Attribut kann der Titel des neuen DMAS-Dokuments erfasst werden.

In diesem Attribut kann das Dokumentdatum für das neue DMAS-Dokument erfasst werden. Diese Datum muss nicht zwingend mit dem Erstelldatum übereinstimmen, das automatisch beim Speichern des neu angelegten DMAS-Dokumentes hinterlegt wird. Wird eine Kopiervorlage verwendet, wird als Datum das Tagesdatum vorgeschlagen.

In diesem Attribut wird der Signaturtyp gemäss Einstellung auf der Dokumentkategorie (im BC 98100 DMAS / Medienverwaltung einrichten > Navigationsbereich: Grundeinstellungen > Dokumentkategorien > Registerkarte: Allgemein) hergeleitet. Dieses Attribut ist read only.

Folgende Einträge sind möglich:

In diesem Attribut (Feldlänge 100) kann ein Untertitel für das DMAS-Dokument hinterlegt werden.

In diesem Attribut (Feldlänge 100) kann eine Beschreibung für das DMAS-Dokument hinterlegt werden.

In diesem Attribut (Feldlänge 20) kann eine Zusatzkennung für das DMAS-Dokument hinterlegt werden.

In diesem Attribut (Feldlänge 100) können Angaben zum Autoren des DMAS-Dokuments hinterlegt werden.

In diesem Attribut kann die Sprache des DMAS-Dokuments hinterlegt werden. d.h. der Hinweis darauf, in welcher Sprache das DMAS-Dokument verfasst ist. Zur Auswahl stehen alle Sprachen, die in der OpaccERP Sprachtabelle im BC 87751 Sprachen definiert sind.

In diesem Attribut kann eine Gültigkeitsbegrenzung (Datum) für das DMAS-Dokument hinterlegt werden. Diese ist rein informativ und wird vom System nicht automatisch geprüft.

In diesem Attribut (Feldlänge 4000) kann eine Notiz zum DMAS-Dokument hinterlegt werden.

In der Default-Einstellung ist ein Attribut für die Angabe bzw. Auswahl des Dateinamens (inkl. Pfad) aktiv.

Durch Klick auf das Symbol

wird das Dateiverzeichnis geöffnet, in dem eine Datei für die Verknüpfung mit dem DMAS-Dokument ausgewählt werden kann. Mit dem Button <Öffnen > wird die Datei übernommen und Pfad und Dateiname werden im Attribut "Dateiname" angezeigt.

Um weitere Dateien mit dem DMAS-Dokument zu verknüpfen, muss jeweils durch Klick auf das Symbol

eine zusätzliche Zeile für die Eingabe bzw. die Auswahl einer weiteren Datei eröffnet werden.

Das Dateiverzeichnis kann alternativ auch durch Mausklick auf das Wort "auswählen" geöffnet werden. Dann können mehrere Dateien markiert und auf einmal mit dem DMAS-Dokument verknüpft werden.

Eine weitere Möglichkeit Dateien zu verknüpfen, besteht darin eine Datei direkt in den Ablagebereich "Datei(en)" zu ziehen. Auf diese Weise können nacheinander mehrere Dateien mit dem DMAS-Dokument verknüpft werden. Die verknüpften Dateien werden jeweils einer Zeile im Attribut "Dateiname" angezeigt.

Durch Mausklick auf den Button

werden Dateiverknüpfungen wieder entfernt.

Wenn das DMAS-Dokument mit einem Medienbasistyp erknüpft ist und beim Einrichten des Mediensubtyps definiert wurde, dass das Erstellen "manuell" erfolgen soll, können Sie hier pro DMAS-Datei den Mediensubtyp angeben / auswählen.

In diesem Attribut wird der Dateityp angezeigt.

In diesem Attribut wird die Signaturmethode angezeigt. Folgende Einträge sind möglich:

Hier kann der Ordner zugewiesen werden, in dem das neue DMAS-Dokument abgelegt werden soll. Vorgeschlagen wird der Ordner, der bei der Konfiguration der Dokumentkategorie im OpaccOXAS Studio hinterlegt wurde.

Der vorgeschlagene Ordner kann mutiert werden.

Durch Klick auf das Symbol

wird die Tabelle der DMAS-Ordner-Verzeichnisstruktur geöffnet, in der ein Ordner ausgewählt werden kann.

Hier können Sie bei Bedarf den Verknüpfungstyp auswählen, mit dem das DMAS Dokument verknüpft werden soll.

Hier kann aus der Tabelle der verfügbaren BO-Typen der Typ ausgewählt werden mit dem das neue DMAS-Dokument verknüpft werden soll, beispielsweise "Adresse", "Artikel", "Verkaufs- oder Einkaufsdokument".

Um das DMAS-Dokument mit weiteren BO-Typen zu verknüpfen, muss jeweils durch Klick auf das Symbol

eine zusätzliche Zeile für die Eingabe bzw. die Auswahl eines weiteren BO-Typs eröffnet werden.

Durch Mausklick auf den Button

werden Dateiverknüpfungen wieder entfernt.

Hier wählen Sie die BO-Id des jeweiligen BO-Typs aus, beispielsweise eine Adress- oder eine Artikelnummer.

Wenn diese Checkbox aktiviert wird, wird das DMAS-Dokument als Kopiervorlage gespeichert. Die Kategoriezuordnung und die Inhalte aller fixen und freien Beschreibungsattribute werden die Vorlage übernommen.

In diesem Attribut wird festgelegt, für wen ein DMAS-Dokument mit dem Dokumentstatus "Entwurf" sichtbar sein soll.

Folgende Einstellungen sind möglich

Vorgeschlagen wird bei der Neuanlage der DMAS-Dokumentstatus "Entwurf (Verfügbar)". d.h. das neue DMAS-Dokument wird nach Anlage automatisch als Entwurf in DMAS eingecheckt.

Wird der Dokumentstatus "Bei mir in Arbeit (Neu)" ausgewählt, wird das DMAS-Dokument nur angelegt und noch nicht in DMAS eingecheckt; es ist also dort noch nicht verfügbar.

Wird der Dokumentstatus "Freigegeben" ausgewählt, wird das DMAS-Dokument angelegt, eingecheckt und für alle berechtigten Benutzer freigegeben.

Wenn Sie beim Dokument als Kategorie eine Vorkategorie erfassen, steht lediglich der Dokumentstatus "Bei mir in Arbeit (Neu)" und "Entwurf (Verfügbar)" zur Verfügung.

In Zusammenhang mit Vorerfassung Einkauf wird beim Einchecken eines DMAS-Dokuments die Metadaten Extraktion automatisch angestossen, sofern die Metadaten Extraktion aktiviert ist. Folgende Einstellungen im OpaccOXAS Studio sind dazu notwendig: