84300 Drucken / Auswertungen

In diesem BC können Sie Auswertungen ausführen. Die Ausführung umfasst die Selektion der Attribute, die zur Laufzeit bestimmt werden können, die Verarbeitung der Daten und die Ausgabe der Resultate (Vorschau und Druck, Speichern, Versenden, Übergabe an BO-Liste oder Programm und Archivieren).

Das BC kann aus jedem Workspace, aus jedem BC und aus jeder BO-Liste aufgerufen werden. Aus einem Workspace wird das BC über das Pull-Down-Menü Datei oder über die Tastenkombination Ctrl+P aufgerufen. In einem BC oder einer BO-Liste wird dieses BC mit der Tastenkombination Ctrl+P oder über das Kontext-Menü mit der rechten Maustaste aufgerufen.

In einem WS bzw. im Kontext eines WS können nur die Auswertungen ausgeführt werden, welche bei der Definition diesem WS zugeteilt wurden (84115 Auswertungen Kontext).

Wenn die Definition einer Auswertung (BC 84100 Auswertungen definieren) dies erfordert, müssen Sie vor der Ausführung die Selektion (Vor-, Haupt-, Nachselektion) vornehmen.

Das Resultat einer Auswertung können Sie auf verschiedene Weise ausgegeben:

Drucken

Die Ausgabe erfolgt auf einen Drucker oder als druckbare Datei.
Speichern

Die Auswertungsergebnisse werden in einer Datei gespeichert. Das Dateiformat hängt vom gewählten Ausgabe-Typ ab.
Versenden

Die Auswertung wird als E-Mail-Anlage versendet. Das Dateiformat der Anlage hängt vom gewählten Ausgabe-Typ ab.
Übergeben

Die Übergabe der Auswertungsergebnisse erfolgt wahlweise an eine BO-Liste, Excel oder Outlook.
Archivieren

Die Auswertungsergebnisse werden unter dem angegebenen Titel und unter der gewählten Kategorie in DMAS archiviert.

Auswertung

Wenn im Attribut Bezeichnung noch keine Auswertung aktiv ist, können Sie, mit F4 oder einem Klick auf das Listen-Symbol, das BC 84200 Auswertung auswählen öffnen, dort die gewünschte Auswertung suchen und mit Doppelklick in das Attribut übernehmen.

Folgende Voraussetzungen müssen erfüllt sein, damit eine Auswertung im BC 84200 zur Auswahl steht:

Eine Auswertung muss aktiv sein (Attribut Aktiv muss aktiviert sein (BC 84100 Auswertungen definieren).
Eine Auswertung muss dem Workspace zugeteilt sein, in dem das BC 84200 geöffnet wird. (Eine Auswertung wird im BC 84115 Auswertungen Kontext einem Workspace zugewiesen).
Der angemeldete Mitarbeiter muss über die Berechtigung verfügen die Auswertung auszuführen.

Beispiel

Das BC 84300 wird im WS 11000 geöffnet. Es werden nur diejenigen Auswertungen angezeigt, die bei der Definition im BC 84115 Auswertungen Kontext, dem WS 11000 zugeteilt wurden.

Wichtig

Wenn das BC 84300 mit dem Button Drucken... im BC 84100 Auswertungen definieren geöffnet wird, werden alle Auswertungen unabhängig vom Kontext angezeigt.

Im Attribut Vorlage wird - sofern vorhanden - Pfad und Dateiname der Vorlage angezeigt. Bei der Vorlage kann es sich um ein F-Script, eine Word-Vorlage, eine Outlook-Vorlage oder eine Excel-Vorlage handeln.

Ein F-Script kann im Attribut Vorlage (d. h. zur Laufzeit) nicht mehr geändert werden. F-Script-Vorlagen können nur im BC 84110 Auswertung Eigenschaften zugeteilt werden.

Wichtig

F-Script gesteuerte Auswertungen lassen sich auch von Benutzern ausführen, die für das BC oder den Workspace in welchem das F-Script ausgeführt wird, nur über die Berechtigung Lesen verfügen.

In den Attributen Datensprache und Beschriftungssprache werden die erfassten Werte in BC 84120 angezeigt und können, sofern sie nicht fixiert sind, übersteuert werden.

Auswahl-Attribute selektieren

Selektion

In dieser Gruppe, die sich über den Button ein- oder ausblenden lässt, werden alle Auswahl-Attribute der Vor-, Haupt- und Nachselektion angezeigt, die zur Laufzeit einer Auswertung selektiert werden können. Je nach Auswertungsdefinition können hier alle oder keine Selektionen angezeigt werden.

Mit dem Button Alles anzeigen... öffnen Sie das BC 84220 Selektionen bearbeiten, in welchen alle Auswahl-Attribute und Attributwerte (Designtime- und Runtime-Attribute) angezeigt werden. Die Selektionskriterien werden in diesem BC vollständig, d.h. einschliesslich der Kriterien "Ein/Aus", "Klammer auf", "Operator", "Klammer zu", "Verbindung", "fix") angezeigt.

Änderungen an diesen Definitionen können nur vom Eigentümer der Auswertung im BC 84120 Selektion Eigenschaften, auf der Registerkarte Auswahl-Attribute vorgenommen werden.

Vorselektion

Wenn der BO-Typ der Vorselektion eine Index-Auswahl erlaubt und bei der Definition der Auswertung kein Vorselektions-Index fixiert wurde, kann hier ein Index ausgewählt werden.

Es werden alle Auswahl-Attribute zum Erfassen bzw. Auswählen der Operatoren und Attributwerte angezeigt, die zur Laufzeit der Auswertung definiert werden können.

Hauptselektion

Wenn der BO-Typ der Hauptselektion eine Index-Auswahl erlaubt (Index nicht fixiert und keine Vorselektion vorhanden), kann hier ein Index ausgewählt werden.

Es werden alle Auswahl-Attribute zum Erfassen bzw. Auswählen der Operatoren und Attributwerte angezeigt, die zur Laufzeit der Auswertung definiert werden können.

Nachselektion

Wenn der BO-Typ der Auswertung eine Nachselektion erlaubt, werden hier die Auswahl-Attribute angezeigt, deren Werte zur Laufzeit vorgegeben werden können.

Ausgabe

Drucken

Bei allen Auswertungstypen können Sie auf der Registerkarte Drucken auf eine Vorschau öffnen.

F-Script

Die Ausgabedaten werden aufgrund des Druckformates bzw. der im BC 84110 Auswertung Eigenschaften im Attribut Format gewählten Druckersteuerung angezeigt.

Tabellenblatt (Excel)

Die Ausgabedaten werden in der Druckansicht von Excel angezeigt.

Für die Formatierung und Weiterbearbeitung der Daten, die mit einer Auswertung an Excel übergeben wurden, steht das Makro OpaccOneAfterFill zur Verfügung. Das Makro muss in der Vorlage unter dem Namen OpaccOneAfterFill gespeichert werden.

Wichtig

Microsoft Excel (ab v2007) kann maximal 1'048'576 Zeilen verarbeiten/darstellen. Deshalb wird bei Auswertungen der Export nach Excel bei über 1'048'576 Zeilen/Datensätzen mit folgender Meldung abgebrochen:

"Es sind mehr Zeilen vorhanden als Excel anzeigen kann. Bitte schränken Sie die Anzahl Zeilen ein".

Seriendokument (Word)

Das erste Seriendokument wird in der Druckansicht von Word angezeigt. Bei einem Einzelbrief (nur ein BO) kann dieses direkt in Word bearbeitet und gedruckt werden.

Für die Formatierung und Weiterbearbeitung der Daten, die an Word übergeben wurden, steht das Makro OpaccOneAfterFill zur Verfügung. Das Makro muss in der Vorlage unter dem Namen OpaccOneAfterFill gespeichert werden.
Serien-Etikette Word

Die erste Seite der Serien-Etiketten wird in der Druckansicht von Word angezeigt. Bei einer Einzeletikette (nur ein BO) kann diese direkt in Word bearbeitet und gedruckt werden.
Serien-Mail Outlook

Das erst Serien-Mail wird in Outlook angezeigt. Bei einem Einzelmail (nur ein BO) kann dieses direkt in Outlook bearbeitet und versendet werden.

Drucker

Name

Hier wird der aktive Windows-Drucker angezeigt. Ein Klick auf das eingebettete Symbol oder F4 öffnet das Fenster für die Druckereinrichtung. Dort können Sie den gewünschten Drucker auswählen.

Status, Typ, Ort, Anschluss, Kommentar

Hier werden Ihnen Informationen zum ausgewählten Windows-Drucker angezeigt.

Ausdruck in Datei umleiten

Bei aktiver Check-Box wird die Ausgabe nicht auf den Drucker, sondern mit den Drucker-Formatierungen in eine Datei geschrieben. Wenn Sie den Druck mit dem Button OK auslösen, öffnet sich das Windows-Fenster "Ausdruck in Datei umleiten. Dort können Sie das Verzeichnis auswählen, in welchem Sie die Druckdatei speichern wollen und den Namen der Druckdatei angeben. Im Default wird die Dateierweiterung ".PRN" vorgeschlagen.

Exemplare

Anzahl Kopien

In diesem Attribut können Sie die Anzahl der zu druckenden Kopien angeben.

Speichern

Diese Registerkarte wählen Sie, wenn Sie die Auswertung als Datei speichern möchten. Mit welchem Dateityp die Auswertung gespeichert werden kann, hängt von der Art der Auswertung ab.

Ein Pfad- / Dateiname darf bis zu 260 Zeichen lang sein. Wir raten Ihnen aber, möglichst kurze Pfad- und Dateinamen zu verwenden, da lange Namen oft zu (Folge-)Problemen führen.

Datei

Name

Hier legen Sie das Verzeichnis und den Dateinamen für die zu speichernde Auswertung fest.

Ein Klick auf das Auswahl-Symbol oder F4 öffnet das im Attribut Name hinterlegte Dateiverzeichnis.

[Ausgabe-] Typ

Die hier zur Auswahl stehenden Ausgabetypen hängen von der Definition der Auswertung ab.

Dateien öffnen

Wenn Sie diese Check-Box aktivieren, werden die Dateien (z.B. Word-Dokument oder Excel-Tabelle) direkt nach dem Speichern im entsprechenden Programm (z.B. Microsoft Excel) geöffnet und können direkt weiterbearbeitet werden.

Notiz

Beachten Sie, dass maximal 15 Dateien (z.B. bei Serien-Dokumenten in Word) geöffnet werden.

Versenden

Diese Registerkarte wählen Sie, wenn Sie die Auswertung als Dateianhang zu einem Mail versenden möchten.

Mail-Empfänger

An / Cc /Bcc

Hier erfassen Sie den Mail-Empfänger. Mit Klick auf das Auswahl-Symbol oder mit F4 öffnen Sie das BC 84400 E-Mail Adresse, in dem Sie nach der gewünschten Adresse suchen und diese in die entsprechenden Attribute An, Cc, Bcc übernehmen können.

Betreff

Hier erfassen Sie den Text, der im Betreff der zu versendenden E-Mail erscheinen soll.

Mit Signatur

Der hier beim Öffnen der Auswertung vorgeschlagene Wert wurde im BC 84110 Auswertung einrichten auf der Registerkarte Versenden definiert und kann hier für den aktuellen Versand geändert werden. Sie legen damit fest, ob beim Versenden der Auswertung die Standard-Signatur des Benutzers (z.B. gemäss Einstellung in Outlook) verwendet werden soll oder nicht.

Mail-Anhang

Bezeichnung

In diesem Attribut erfassen Sie die Bezeichnung des zu versendenden Anhangs.

Notiz

Ab Office 2002, SP3 wird die Bezeichnung der Anlage automatisch ergänzt, damit in einer Multiuser-Umgebung die Eindeutigkeit des Namens sichergestellt werden kann.

Die Ergänzung hat das folgende Format: "Bezeichnung-Oxxxxxxxxxxx.yyy" (x=Systemzeit, y=Dateierweiterung).

Die Bezeichnung darf keine Sonderzeichen enthalten (wie beim Dateinamen). Deshalb werden beim Speichern die Sonderzeichen (/\:*?"<>|) automatisch in das Zeichen Underline (_) umgewandelt.

Beispiel:

AB/B 100005 wird gewandelt in: AB_B 100005

Typ

Hier können Sie den Datei-Typ auswählen, in welchem die Auswertung als Mail-Anhang versendet werden soll. Es stehen dieselben Datei-Typen in Abhängigkeit vom Auswertungstyp zur Verfügung wie unter Standardausgabe: Speichern als beschrieben.

Über den Button Vorschau... öffnen Sie die Vorschau der Auswertung.

Übergeben

Diese Registerkarte wählen Sie, wenn Sie die Auswertungsergebnisse an eine andere Anwendung übergeben möchten. Sie können zwischen den Anwendungen BO-Tabelle, Excel und Outlook auswählen.

Diese Registerkarte ist bei F-Script basierten Auswertungen nicht aktiv!

Anwendung

BO-Tabelle

Die in der aktiven Auswertung im BC 84120 Selektion Eigenschaften, im Register Ausgabe-Attribute, definierten Ausgabe-Attribute werden an eine BO-Tabelle übergeben. Der Inhalt dieser BO-Tabelle kann über das Kontextmenü wie bei allen Standard-BO-Tabellen an Excel übergeben werden oder mit Drag-and-Drop in einen Workspace oder in ein BC übernommen werden.

Excel

Die in der aktiven Auswertung im BC 84120 Selektion Eigenschaften, im Register Ausgabe-Attribute, definierten Ausgabe-Attribute werden unformatiert (!) an Excel übergeben. Vorlagen werden dabei nicht berücksichtigt.

Outlook

Bei der Übergabe an Outlook wird der Outlook-Client gestartet und die erste Spalte der Auswertungsresultate mit Semikolon getrennt in das Attribut "An..." übergeben. Die Adressen, an welche Sie Ihr E-Mail senden wollen, müssen also im BC 84120 Selektion Eigenschaften, im Register Ausgabe-Attribute als erstes (oder einziges) Ausgabeattribut der Auswertung definiert sein.

Übergabe Feld-Typ an Excel

Die hier beschriebenen Definitionen gelten für BO-Listen und Auswertungen.

Beim Übergeben von Daten an Excel wird das Format der Attribute gemäss der Definition des Attributs an Excel übergeben. Enthält eine Spalte unterschiedliche Zelleninhalte, werden alle Zellen einer Spalte als "Text" formatiert.

Beispiel:

Das Freie Feld 5 ist beim Einzelartikel als Datum und bei der Leistung numerisch definiert.

Leere Zellen beeinflussen den Excel-Feld-Typ nicht.

Verwendete Excel-Datentypen

Zahl

Zelleninhalt Resultat = Zahlen mit und ohne Nachkommastellen.

Format Excel = Zahl. Die Zahlen mit den Nachkommastellen werden zusätzlich mit 1000er-Trennzeichen dargestellt.
Datum

Zelleninhalt Resultat = Datum.

Format Excel = Datum (Jahr 4-stellig, Tag/Monat 2-stellig). Sortierung ohne Einschränkung möglich.
Standard:

Zelleninhalt Resultat = Mehr als 50 Zeichen oder Zeilenumbrüche vorhanden in einer der Zellen.

Format Excel = Standard mit Zeilenumbruch
Text

Zelleninhalt Resultat = alphanumerisch und Zellen aus Spalten mit heterogenen Inhalten (Ausnahme Textblöcke).

Format Excel = Text

Archivieren

Auf dieser Registerkarte können Vorgaben für die Archivierung der Auswertung in DMAS machen. Sie können den Dokumenttyp auswählen, einen Titel angeben, die Kategorie auswählen, unter der die Auswertung archiviert werden soll, die Sichtbarkeit klassifizieren(persönlich, Gruppe, Öffentlich) sowie festlegen, ob das Protokoll ebenfalls archiviert werden soll.

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