98100 DMAS / Medienverwaltung einrichten

Grundeinstellungen

Allgemein

Generell

Listenanzeige protokollieren:

Hier wird festgelegt, ob die Listenanzeige eines Benutzers protokolliert werden soll oder nicht. Folgende Einstellungen sind möglich:

0 = Aus (Standardeinstellung)
1 = Ein

Fehlende Dateitypen:

Hier wird festgelegt, ob Dateitypen, die nicht registriert sind (BC 98103 Dateitypen Registrierung), jedoch vom Anwender eingegeben werden, automatisch angelegt werden sollen oder nicht. Folgende Einstellungen sind möglich:

0 = Fehlerstatus
1 = Automatisch erstellen

Indexierte Dokumente entfernen:

Hier wird eingestellt nach welcher Zeit (Tage) indexierte Dokumente entfernt werden sollen. Voreingestellt sind 14 Tage.

Zuletzt eingesehen:

Hier wird die maximale Anzahl der Einträge definiert, die im Ordner 'Zuletzt eingesehen' (WS 81000 DMAS -Direktauswahl) angezeigt werden.

Zuletzt bearbeitet:

Hier wird die maximale Anzahl der Einträge definiert, die im Ordner 'Zuletzt eingesehen' (WS 81000 DMAS -Direktauswahl) angezeigt werden.

Archivierung

Archiv-Pfad:

Hier wird das Importverzeichnis des DMAS Agents für zu archivierende OpaccERP Dokumente vorgegeben. Befindet sich eine XML Datei in diesem Verzeichnis, wird diese vom DMAS Agent überprüft und das Dokument inkl. der dazugehörigen Dateien wird importiert.

Dms ExternalTag:

Für das Füllen der Zusatzkennung können Sie zwischen folgenden Möglichkeiten wählen:

0 - leer
1 - BoTyp-DokInr

Bei Einstellung 1 wird das Attribut ExternalTag bei der Archivierung von Verkaufs- und Einkaufsdokumenten automatisch gefüllt.

Beispiel Verkauf: SalDoc-1234567890 
Beispiel Einkauf: PurDoc-1234567890

Das Attribut wird verwendet, um DMAS-Dokumente in Sage200 anzuzeigen.

Buttons

Mit dem Button <Ablageorte...> wird das BC 98101 Ablageorte geöffnet. Dort werden die DMAS-Verzeichnisse erstellt und verwaltet..

Mit dem Button <Ordner...> wird das BC 98102 Ordnerstrukturen geöffnet, in dem die DMAS-Ordnerstruktur angezeigt wird.

Mit dem Button <Dateitypen...> wird das BC 98103 Dateitypen geöffnet, in dem die für DMAS-Dokumente verwendeten Dateitypen verwaltet werden.

Mit dem Button <BO-Verknüpfungen...> wird das BC 98104 BO-Verknüpfungen geöffnet, in dem der für die jeweilige BO-Verknüpfung der Status bestimmt und zusätzlich festgelegt wird, ob die Verknüpfung mandantenübergreifend gültig sein soll.

Mit dem Button <Verknüpfungstypen> wird das BC 98116 Verknüpfungstypen geöffnet, in welchem neue Verknüpfungstypen angelegt und bestehende Verknüpfungstypen bearbeitet werden können. Ein Verknüpfungstyp kann beim Erstellen eines neuen DMAS-Dokuments (BC 81002 Neues DMAS-Dokument) optional zu einer BO-Verknüpfung erfasst werden.

Über den Verknüpfungstyp können beispielsweise DMAS-Dokumente, die demselben Verknüpfungstyp zugeordnet sind, über mehrere BO-Typen (Verknüpfungen) hinweg gesucht werden.

Zugriffsrechte

In diesem Bereich werden die Berechtigungen der einzelnen DMAS-Benutzergruppen (Benutzergruppen: BC 98106 Benutzergruppen) pro Sicherheitszone (Sicherheitszonen: BC 98105 Sicherheitszonen) vergeben.

Benutzergruppe

Nummer:

Hier wird die Nummer der Benutzergruppe ausgewählt, für welche die Berechtigungen erfasst werden sollen.

Sicherheitszone

Nummer:

Hier wird über die Nummer die Sicherheitszone ausgewählt, für welche die Berechtigungen gelten sollen.

Die folgenden Attribute der Sicherheitszone werden nur angezeigt und können hier nicht geändert werden.

Bemerkung:

Angezeigt wird die bei der Definition der Sicherheitszone hinterlegte Bemerkung.

Erstellt von:

Angezeigt wird der Anwender, der die Sicherheitszone angelegt hat.

Erstellt am:

Angezeigt wird der Erstellzeitpunkt der Sicherheitszone.

Inaktiv:

Die Checkbox zeigt an, ob die Sicherheitszone aktiv oder inaktiv ist. In einer inaktiven Sicherheitszone können keine neuen Daten gespeichert werden.

Zugriffsrechte

Lesen:

Mit dieser Berechtigung darf die Benutzergruppe DMAS-Dokumente suchen und einsehen.

Erstellen:

Mit dieser Berechtigung darf die Benutzergruppe neue DMAS-Dokumente erstellen.

Ändern:

Mit dieser Berechtigung darf die Benutzergruppe DMAS-Dokumente ändern.

Löschen:

Mit dieser Berechtigung darf die Benutzergruppe DMAS-Dokumente löschen.

Archivieren:

Mit dieser Berechtigung darf die Benutzergruppe DMAS-Dokumente manuell archivieren.

Eigentümer:

Mit dieser Berechtigung ist die Benutzergruppe Eigentümer der Sicherheitszone. Diese Einstellung kann verwendet werden, falls DMAS-Teilbereiche beispielsweise nur durch die Geschäftsleitung eingesehen werden dürfen. Andere Benutzergruppen dürfen dann an der Konfiguration dieser Sicherheitszone nichts ändern.

Administrator:

Administratorenrechte erhält in der Regel diejenige Benutzergruppe, der die DMAS-Administratoren angehören. Mit Administratorenrechten können andere Benutzergruppen-Berechtigungen übersteuert werden.

BO-Tabelle

In der BO-Tabelle oberhalb der Gruppe Sicherheitszone werden die bereits erfassten Sicherheitszonen-Berechtigungen der gewählten Benutzergruppe angezeigt.

Buttons

Mit dem Button <Sicherheitszonen...> wird das BC 98106 Sicherheitszonen geöffnet, in dem verschiedene Sicherheitszonen eingerichtet und verwaltet werden können.

Mit dem Button <Benutzergruppen...> wird das BC 98106 Benutzergruppen geöffnet, in dem verschiedene Benutzergruppen eingerichtet und verwaltet werden können.

Mit dem Button <Dateitypen...> wird das BC 98107 Benutzer geöffnet, in dem verschiedene Benutzer eingerichtet und verwaltet werden können.

Dokumentkategorien

In diesem Bereich können unterschiedliche Dokumentkategorien definiert werden.

Im Register Allgemein sind die Standard-Eigenschaften hinterlegt, im Register Freie Tabs können fünf benutzerdefinierte Register eingerichtet und in den Registern Freie Attribute 1..10, Freie Attribute 11..20 und Freie Attribute 21..30 können benutzerdefinierte Merkmale definiert werden.

Jedes DMAS-Dokument muss beim Erstellen einer Dokumentkategorie zugeteilt werden. Die Unterteilung der Dokumente in verschiedene Kategorien, erleichtert das Wiederfinden (Retrieval) der Dokumente im Archiv. Hinsichtlich der im folgenden beschriebenen Merkmale können sich Dokumentkategorien unterscheiden.

Register Allgemein

Nummer:

Hier wird die Nummer erfasst, unter der die Dokumentkategorie gespeichert wird. Die Nummer kann frei vergeben werden.

Datensprache:

Die Kategoriebezeichnungen können sprachabhängig hinterlegt werden. Hier muss die Sprache ausgewählt werden in der Bezeichnung im Attribut Bezeichnung erfasst werden soll. Verwendet ein Anwender OpaccERP z.B. auf Englisch und in dieser Sprache ist keine Bezeichnung vorhanden, wird automatisch die Fallback-Sprache 1 (Deutsch) angezeigt.

Bezeichnung:

Hier wird die Bezeichnung der Dokumentkategorie in der im vorigen Attribut gewählten Sprache erfasst.

Zwingende Attribute:

- noch nicht aktiv

Aufbewahrungsdauer:

Hier wird die Aufbewahrungsdauer (Jahr) für die Dokumente der Kategorie erfasst. Es wird empfohlen sich hier nach den gesetzlichen Vorgaben bezüglich der Aufbewahrung zu richten.

Die Dokumente werden nach Ablauf dieser Frist nicht automatisch gelöscht. Löschvorgänge werden im BC 98120 DMAS Erweiterte Funktionen initiiert.

Archivmodus:

Hier wird eingestellt, ob die Archivierung der Dokumente dieser Kategorie gar nicht, manuell durch den Anwender oder automatisch erfolgen soll.

0 = Aus
1 = Manuell
2 = Automatisch

Archivierungsaufschub

Hier wird eingestellt, ob die Archivierung erst um die vorgegebene Anzahl Tage später erfolgen soll.

Versionsmodus:

Hier wird eingestellt, ob die Versionierung der Dokumente dieser Kategorie gar nicht, manuell durch den Anwender oder automatisch erfolgen soll.

0 = Aus
1 = Manuell
2 = Automatisch

Verhalten der Versionsmodus-Einstellungen:

Modus	Neue Version	Version überschreiben
Aus	Nein	Ja
Manuell	Ja	Ja*
Automatisch	Ja	Nein

*Achtung: Eine einmal freigegebene Version eines Dokuments kann nicht mehr überschrieben werden, auch wenn die Freigabe wieder zurückgezogen wird.

Version automatisch freigeben:

Wenn Sie diese Checkbox aktivieren, werden neue Versionen automatisch freigegeben(Status: Released).

Dies hat zur Folge, dass eine neue Version eines DMAS-Dokuments direkt beim Einchecken den Status "Freigegeben" erhält.

Indexmodus:

Hier wird eingestellt wie die DMAS-Dokumente und ihre Versionen indexiert werden sollen:

0 = Aus

Dokumente und ihre Versionen werden grundsätzlich nicht indexiert.
1 = Aktuell (Standard)

Nur die aktuelle Version des Dokuments wird indexiert.
2 = Alle

Alle Dokumente und ihre Versionen werden indexiert.

Hinweis

Die Indexierung alle Dokumente und Versionen kann zu erhöhtem Datendurchsatz und Speicherbedarf auf dem Datenträger führen.

Verknüpfung:

Hier wird definiert auf welche Weise die Dokumente dieser Kategorie mit den OpaccERP BO-Typen verknüpft werden sollen.

Folgende Möglichkeiten stehen zur Auswahl:

0 = Inaktiv	Es ist nicht möglich, das Dokument mit einem OpaccERP Businessobjekt zu verknüpfen
1 = Optional	Das Dokument kann wahlweise mit einem OpaccERP Businessobjekt verknüpft werden oder nicht.
2 = Zwingend	Das Dokument muss zwingend mit einem OpaccERP Businessobjekt verknüpft werden.

Sicherheitszone:

Hier wird die Sicherheitszone angegeben, der die Dokumentkategorie zugeteilt ist. Sicherheitszonen selbst werden im BC 98105 Sicherheitszonen definiert.

Arbeits-Ablageort:

Hier wird der Ablageort für die noch nicht archivierten Dokumente zugewiesen. Ablageorte selbst werden im BC 98101 Ablageorte eingerichtet.

Archiv-Ablageort:

Hier wird der Ablageort für die archivierten Dokumente zugewiesen. Ablageorte selbst werden im BC 98101 Ablageorte eingerichtet.

Vorgabe-Ordner:

Hier wird der Ordner zugewiesen, in dem die Dokumente abgelegt werden. Diese Einstellung kann beim Erstellen eines neuen DMAS-Dokuments im WS 81000 DMAS überschrieben werden. Ordner selbst werden im BC 98102 Ordnerstrukturen eingerichtet.

Strukturfeld 1: / Strukturfeld 2: / Strukturfeld 3: / Strukturfeld 4: / Strukturfeld 5:

Hier kann jeweils eines der freien DMAS-Attribute als Strukturfeld definiert werden.

Protokollierung: Aus / Checkin / Checkout / Lesen / Schreiben

Hier wird festgelegt welche Aktivitäten der Dokumente dieser Dokumentkategorie protokolliert werden sollen( haken-ohne%20Rahmen.jpg

) und welche nicht.

Bei der Aktivierung von inaktiv wird keine Aktivität protokolliert. Bei allen anderen Feldern wird die jeweilig genannte Aktivität protokolliert.

Inaktiv:

Wird dieses Feld aktiviert, können dieser Dokumentkategorie keine weiteren Dokumente mehr hinzugefügt werden.

Eindeutige Zusatzkennung:

Wird diese Check-Box aktiviert, muss die Zusatzkennung innerhalb eindeutig sein.

Eindeutige Dateinamen:

Wird diese Check-Box aktiviert, müssen die Dateinamen innerhalb einer Version eindeutig sein.

WebDAV aktiv:

Wird diese Check-Box aktiviert, ist die aktive Kategorie für WebDAV verfügbar.

Diese Einstellung kann nur vorgenommen werden, wenn das Attribut Eindeutige Dateinamen aktiviert ist.

Signaturtyp:

Mit dem (lizenz-/kostenpflichtigen) Cloud Integration Service OpaccSigning können Sie Dateien mit digitalen Signaturen versehen, um damit deren Herkunft und Authentizität rechtssicher nachweisen zu können.

Die Signaturtypen "Qualifizierter elektronischer Zeitstempel" und "Geregeltes elektronisches Siegel" stehen als abgesetzte Signaturen stehen für alle Dateitypen zur Verfügung, als eingebettete Signaturen (aktuell) nur für PDF-Dateien.

Wichtig

Eine Signatur bezieht sich immer nur auf eine einzelne Datei.

Dateien können automatisch beim Einchecken, oder manuell pro Datei, signiert werden.

Hier können Sie die Einstellung für das automatische Signieren pro Dokumentkategorie definieren:

0 - Keine	Keine Signatur
1 - Prüfung	Prüfung, ob die Datei eine eingebettete Signatur enthält. Funktioniert aktuell nur bei PDF.
2 - Cis-Zeitstempel	Signatur Zeitstempel (Qualifizierter elektronischer Zeitstempel) Steht als abgesetzte und als eingebettete Signatur zur Verfügung. Eingebettet aber nur für PDF-Dateien.
3 - Cis-Firmensiegel	Signatur Firmensiegel. Für ein Firmen-Siegel müssen Sie sich bei QuoVadis ein Zertifikat ausstellen lassen. Wenden Sie sich für das Ausstellen eines Firmen-Siegels aber bitte zuerst an Ihren OpaccERP Projektleiter. Steht als abgesetzte und als eingebettete Signatur zur Verfügung. Eingebettet aber nur für PDF-Dateien.

Verwendungszweck

Auf dieser Registerkarte können Sie pro DMAS-Kategorie festlegen, ob die manuelle Ablage eines DMAS-Dokumentes durch den Benutzer möglich ist. Wenn Sie die manuelle Ablage ermöglicht haben (Checkbox Manuelle Ablage.... = Aktiv), können Sie zusätzlich definieren, ob die DMAS-Dokumente in allen oder nur in bestimmten Workspaces erstellt werden können.

Dazu aktivieren Sie entweder den Radio-Button Alle Workspaces oder den Radio-Button nur in folgenden Workspaces. Die erlaubten Workspaces müssen Sie mit der <Space-Taste> markieren.

Anwendungsbeispiele

Die DMAS-Kategorie "510-Rechnungen" ist nur im WS 51000 sichtbar. Dort können Rechnungen eingepflegt werden.

Die DMAS Kategorie "900-Spesen" ist in allen Workspaces sichtbar, damit Spesenrechnungen aus allen Kontexten eingepflegt werden können.S

Die DMAS-Kategorie "800-MailImport" ist im BackOffice nicht sichtbar. Die Dokumente dieser Kategorie können nicht manuell von einem Benutzer eingepflegt werden.

Register Freie Tabs

Freier Tab 1: / Freier Tab 2: / Freier Tab 3: / Freier Tab 4: / Freier Tab 5:

Hier können die Titel für 5 freie Tabs (Register) hinterlegt werden.

Register Freie Attribute 1..10

Hier können Sie die Titel für die benutzerdefinierten DMAS-Dokument-Eigenschaften 1..10 erfassen. Jedes Merkmal muss einem der 5 freien Register und einem Index (zwischen 1 und 30) zugeteilt werden.

Register Freie Attribute 11..20

Hier können Sie die Titel für die benutzerdefinierten DMAS-Dokument-Eigenschaften 11..20 erfassen. Jedes Merkmal muss einem der 5 freien Register und einem Index (zwischen 1 und 30) zugeteilt werden.

Register Freie Attribute 21..30

Hier können die Titel für die benutzerdefinierten DMAS-Dokument-Eigenschaften 21..30 erfasst werden. Jedes Merkmal muss einem der 5 freien Register und einem Index (zwischen 1 und 30) zugeteilt werden.

Buttons

Mit dem Button <Listen-Layout...> wird das BC 98113 DMAS-Layouts geöffnet. Dort können Sie pro Dokumentkategorie ein Listenlayout definieren.

Medienverwaltung

Medienbasistyp und Mediensubtyp

Ein Medienbasistyp (z.B. Artikelbilder) enthält Mediensubtypen. Beim Mediensubtyp ist der Erstellungstyp hinterlegt. Der Erstellungstyp definiert den Umgang mit dem jeweiligen Mediensubtyp und ermöglicht u.a. das automatische Konvertieren von Bildern. Einem Medienbasistyp muss mindestens ein Mediensubtyp mit dem Erstellungstyp 0 - Manuell zugeordnet sein. Dieser manuelle Mediensubtyp wird für die Ausgangsdatei (z.B. hochauflösendes TIF) verwendet.

Der Medienbasistyp muss beim Erstellen eines Mediums (neues DMAS-Dokument mit Medienbasistyp) gesetzt werden und ist anschliessend nicht mehr änderbar. Ein DMAS-Dokument im Sinne der Medienverwaltung kann nur Dateien von Mediensubtypen enthalten, welche zum Medienbasistyp des Dokuments gehören. Pro Mediensubtyp kann nur eine Datei im DMAS-Dokument abgelegt werden.

Medienbasistypen

In diesem Bereich Gruppe definieren Sie die Medienbasistypen (z. B. Dokument, Bild, Video, Audio), die Sie in ihrer DMAS-Installation verwenden möchten .

Im Attribut Code erfassen Sie einen sprechenden Zugriffs-Schlüsssel für den Medienbasistyp. Dieser Code muss pro zugeteiltem Medientyp eindeutig sein und kann nur geändert werden, wenn der Medienbasistyp noch nicht verwendet wurde.

Im Attribut Medientyp wählen Sie das Medium für den Mediensbasistyp aus.

Zur Auswahl stehen:

1 - Dokument
2 - Bild
3 - Video
4 - Audio

Durch Aktivieren der Checkbox im Attribut Inaktiv können Sie einen Medienbasistyp deaktivieren. Er kann dann nicht mehr verwendet werden und ist in der MediaList nicht mehr sichtbar.

Im Attribut Beschreibung können Sie eine Zusatzinformation zum Medienbasistyp hinterlegen.

Mediensubtypen

In dieser Gruppe definieren Sie pro Medienbasistyp die Mediensubtypen. Sie legen fest, auf welche Weise der Subtyp erstellt werden soll, Sie bestimmen den Dateityps, sowie Filter und Bildabmessungen.

Im Attribut Code erfassen Sie einen sprechenden Zugriffsschlüssel für den Mediensubtyp. Er muss eindeutig sein und kann nach der ersten Verwendung des Mediensubtyps nicht mehr geändert werden.

Die Einstellung im Attribut Erstellungstyp bestimmt wie der Umgang mit dem Mediensubtyp geregelt ist:

0 Manuell

Standard, wird typischerweise von extern bereitgestellt und eingepflegt
1 Automatisch

Wird bei der Dokument-Neueröffnung automatisch als leere Hülle erzeugt und kann, sofern diese Ausprägung im speziellen Fall nicht erwünscht ist, einfach entfernt werden.
2 Bei Bedarf

Wird beim Abruf „on-the-fly“ erstellt und nicht persistent in DMAS Files gespeichert; ist somit auch nicht als Datei sichtbar; erscheint aber in den speziellen MediaFile-Services als „vorhanden“.

Diese Einstellung kann nach der ersten Verwendung des Mediensubtyps nicht mehr geändert werden.

Im Attribut Dateityp weisen Sie den Dateityp (z.B. .csv, doc, jpg, tif) in Abhängigkeit vom gewählten Medientyp (Dokument, Bild, Video, Audio) zu. Dieses Attribut kann nach dem Speichern des Mediensubtyps nicht mehr geändert werden.

In diesem Attribut legen Sie die Konvertierungsbasis-Prioriät fest. Sie wird bei der Erzeugung der Dateien berücksichtigt.

0 keine (Default-Einstellung)
1 Priorität 1
2 Priorität 2
3 Priorität 3

Durch Aktivieren der Checkbox im Attribut Inaktiv können Sie den Mediensubtyp passiv setzen.

Im Attribut Beschreibung können Sie eine Beschreibung (max. 50 Zeichen) des Mediensubtyps hinterlegen.

Die Einstellungen der folgenden Attribute können nach der ersten Verwendung des Mediensubtyps nicht mehr geändert werden.

Im Attribut Filter wählen Sie den Filtertyp des Mediensubtyps aus. Zur Auswahl stehen:

0 keine
1 Graustufen
2 Sepia

In den Attributen Bildbreite und Bildhöhe legen Sie die Abmessungen des Mediensubtyps fest und im Attribut Bildqualität die Qualität in %.

DMAS

DMAS - Outlook AddIn

In diesem Navigationsbereich können Sie das Outlook-AddIn konfigurieren. Sie können den Exchange Ordner hinterlegen, in welchem nach DMAS-Dokumenten zum Import gesucht wird. Sie können Dokumentkategorien für die Archivierung von E-Mails reservieren. Zusätzlich können Sie die Attribute, die an DMAS weitergegeben werden, konfigurieren.

Dokumentkategorien

Hier können die Dokumentkategorien, die für aus Outlook an DMAS übergebenen E-Mails verwendet werden sollen, ausgewählt werden.

Kategorie:

Hier kann die gewünschte Kategorie aus der Liste der verfügbaren Kategorien ausgewählt werden.

Name:

Hier wird der Name der im Feld Kategorie ausgewählten Kategorie angezeigt.

Exchange Ordner

Exchange-Ordner:

Hier wird der Name des Exchange Ordners hinterlegt.

Attributsteuerung

Hier wird die Attributsteuerung pro Sprache erfasst und pro Attribut festgelegt welche der Attribute bei E-Mails überhaupt aktiv und welche zwingend aktiv sein sollen. Zusätzlich wird festgelegt, welche Position das jeweilige Attribut einnehmen soll.

Hinweis

Handling von fehlerhaften Emails:

Sie können für den DMAS-Agent einen öffentlichen Ordner (CorruptMessageFolder) für fehlerhafte Emails definieren. Emails, die nicht gelesen werden können, werden dann automatisch in diesen CorruptMessageFolder verschoben.

Zusatzinformationen Outlook-Integration

Handling von fehlerhaften Emails

Sie können für den DMAS-Agent einen öffentlichen Ordner (CorruptMessageFolder) für fehlerhafte Emails definieren. Emails die nicht gelesen werden können, werden dann automatisch in diesen CorruptMessageFolder verschoben.

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