84110 Auswertung einrichten

Auswertung

Im Header wird die Auswertung angezeigt, deren Eigenschaften Sie bearbeiten können.

Beim Aufruf des BC aus dem WS 84100 Auswertungen definieren wird der Header automatisch mit der dort aktiven Auswertung gefüllt.

Basiert auf

In dieser Gruppe definieren Sie die Auswertungsart mit entsprechender Vorlage. Für die Auswertungsart F-Script können Sie zusätzlich ein Ausgabe-Format und einen Drucker festlegen.

Im Attribut Auswertungsart wählen Sie aus, auf welcher Dateibasis die Auswertung erstellt wird. Zur Auswahl stehen:

F-Script
Crystal Reports
Excel
Word Dokument
Word-Etikette
Outlook-E-Mail

Wichtig

Auswertungen vom Typ Crystal Reports

Für die Verwendung von Auswertungen vom Typ Crystal Reports gelten folgende Einschränkungen:

Es können keine neuen Auswertungen vom Typ Crystal-Reports mehr erstellt werden.
Bestehende Auswertungen vom Typ Crystal Reports können nicht mehr bearbeitet werden.

Für das Ausführen von bestehenden Auswertungen vom Typ Crystal-Report muss OpaccERP via den bereits seit längerer Zeit verfügbaren Crystal-Batch gestartet werden: \Insyde\OpaccOneCrystal.bat. Der Start von OpaccERP muss dabei über ein gemapptes Laufwerk erfolgen!

Wird OpaccERP über OpaccERP.exe gestartet oder wird mit dem CloudClient gearbeitet, lassen sich Auswertungen vom Typ Crystal-Report nicht ausführen. Auf diesen Umstand wird durch eine entsprechende Fehlermeldung hingewiesen.

Im Attribut Vorlage können Sie in Abhängigkeit von der gewählten Auswertungsart eine passende Vorlage auswählen:

Auswertungsart F-Script

Durch Klick auf das Listen-Symbol öffnen Sie den Auswahl-Dialog "Script auswählen". Das Attribut Script enthält den Eintrag *. Diesen "Wildcard-Such-Vorschlag können Sie nach ihren Bedürfnissen eingrenzen, bevor Sie mit dem Button <Suchen> die Suche auslösen. Alle gefunden F-Scripts werden in einer Tabelle gelistet und Sie können das gewünschte F-Script auswählen und als Vorlage übernehmen.
Alle anderen Auswertungsarten

Bei allen anderen Auswertungs-Typen öffnen Sie durch Klick auf das Listen-Symbol oder mit <F4> den Auswahl-Dialog "Vorlage".

Im Navigationsbereich auf der linken Seite wird der Ordner \Reports\Templates und seine Unterorder angezeigt.

Auf der rechten Seite werden die Dateien des Ordners angezeigt. Diese Anzeige wird im Attribut Filter in Abhängigkeit von der aktiven Auswertungsart gefiltert (*.rpt, *.xlt", *.dot*, *.olt).

Mit dem Button <OK> übernehmen Sie die gewünschte Vorlage in das gleichnamige Attribut im BC 84110.

Die Vorlagen haben in Abhängigkeit vom Auswertungstyp unterschiedliche Default-Dateierweiterungen:
- *.dot bzw. *.dotx für Seriendokument und Serienetikette
  
  Bei Auswertungen vom Typ Serien-Dokument können Sie mit Hilfe eines fix benannten Platzhalters den Dateinamen der Word-Vorlage dynamisch gestalten. Der Platzhalter wird zur Laufzeit durch den Wert eines virtuellen Ausgabe-Attributs ersetzt und damit dynamisch eine bestimmte Word-Vorlage verwendet.
  
  Beispiel:
  
  Sie möchten eine Auswertung über Kunden erstellen und haben verschiedene Word-Vorlagen für Kundenschreiben in den Sprachen D, F, I und E (Brief_D.dot, Brief_F.dot, Brief_I.dot, Brief_E.dot definiert.
  
  In Abhängigkeit der Adress-Sprache, soll zur Laufzeit die entsprechende Word-Vorlage verwendet werden. Dafür muss ein Platzhalter definiert werden, der zur Laufzeit den "sprachabhängigen" Teil der Word-Vorlage ersetzt. Bezogen auf obiges Beispiel also das D, F, I oder E. Der Platzhalter, der hier verwendet werden muss, ist fix vorgegeben: #[DynamicWordTemplate].
  
  Bezogen auf obiges Beispiel muss also hier folgender Dateinamen erfasst werden: Brief_#[DynamicWordTemplate].dot
- *.olt für Serien-Mail
- *.xlt ,*.xltx für Tabellen-Blatt ohne Makro / *.xltm für Tabellen-Blatt mit Makro
  
  Für die Formatierung und Weiterbearbeitung der Daten in Excel kann in der Vorlage ein Makro hinterlegt werden, das bei der Übergabe der Daten automatisch ausgeführt wird. Das Makro muss unter dem Namen OpaccOneAfterFill gespeichert werden. Die Standardvorlage ST-AD100.XLT enthält ein solches Makro.

Die Attribute Format, Vorgabe Drucker und Drucker sind nur bei der Auswertungsart F-Script aktiv. Bei allen anderen Auswertungsarten erfolgt die Formatierung für die Druckausgabe direkt in der Auswertung.

Im Attribut Format können Sie ein Druckformat (A4L, A4P usw.) auswählen. Die Auswahl eines Formats schränkt die Anzeige der Drucker im Attribut Drucker auf Drucker mit diesem Format oder Drucker ohne Formatangabe ein.

Hinweis

Beachten Sie, dass diese Attribute keine direkte Funktionalität aufweisen. Wird das Format bei einer Auswertung verändert, hat dies keinen unmittelbaren Einfluss auf den Output. Der Output ist nach wie vor abhängig vom verwendeten Drucker bzw. der verwendeten Druckersteuerung.

Wenn Sie die Checkbox im Attribut Vorgabe Drucker aktivieren, wird beim Ausführen der Auswertung automatisch der Vorgabedrucker vorgeschlagen. Die Vorgabedrucker für den Listendruck sind im Abhängigkeit vom Format (A4-Quer /A4-Hoch) im BC 98400 Drucker einrichten, Diverse hinterlegt.

Bei passiver Checkbox können Sie im Attribut Drucker einen Drucker aus der Druckertabelle auswählen.

Im Attribut Drucker können Sie den gewünschten Drucker aus der Druckertabelle auswählen, wenn das Attribut Vorgabe Drucker passiv ist. Dieser Drucker wird dann beim Ausführen der Auswertung vorgeschlagen.

Selektion

Mit dem Button <Eigenschaften...> öffnen Sie das BC 84120 Selektion Eigenschaften. Dort können Sie die BO-Typen für die Hauptselektion und, wenn der BO-Typ es erlaubt, zusätzlich die BO-Typen für die Vor- und Nachselektion bestimmen. Pro Selektion können bei allen Auswertungstypen Auswahlattribute definiert werden. Ausgabe-Attribute können bei allen Auswertungstypen ausser F-Script basierten Auswertungen definiert werden.

Im Attribut BO-Typ angezeigt, der im BC 84120 für die Hauptselektion ausgewählt wurde.

Die Checkbox Aktives BO verwenden, muss im BC 84120 aktiviert werden, wenn die Auswertung jeweils nur für das aktive BO ausgeführt werden soll.

Beispiel:

Wird eine so definierte Auswertung im Workspace 11000 Adressen bearbeiten gestartet, wird für die Auswertung nur für die im Workspace ausgewählte Adresse ausgeführt.

Ausgabe

Folgende Ausgabemöglichkeiten stehen zur Auswahl:

Drucken
Speichern
Versenden
Übergeben

Durch die Auswahl der Registerkarte legen Sie das Standardverfahren für die Ausgabe der Auswertung fest.

Beispiel:

Um die Registerkarte Speichern als Standard-Ausgabe zu setzen, muss diese Registerkarte einfach ausgewählt und danach der OK Button gedrückt werden. Beim Ausführen der Auswertung im BC 84300 Drucken/Auswertungen ist dann in der Gruppe "Ausgabe" automatisch die Registerkarte Speichern aktiv.

Alle Einstellungen für die Standardausgabe werden beim Ausführen der Auswertung vorgeschlagen und können dort geändert werden.

Drucken

Auf dieser Registerkarte erfassen Sie die Vorschlagswerte für die Ausgabe der Auswertung auf einem Drucker oder der Ausgabe in eine Druckdatei.

Drucker

In dieser Gruppe können Sie im Attribut Namen den vorgeschlagenen Windows-Drucker ändern. Mit Mausklick auf das Auswahl-Symbol oder mit der Funktionstaste <F4> öffnen Sie die Windows-Druckereinrichtung.

In den weiteren Attributen Status / Typ / Ort / Anschluss und Kommentar werden Ihnen zusätzliche Informationen zum gewählten Drucker angezeigt.

Wenn Sie das Attribut Ausdruck in Datei umleiten aktivieren, erfolgt die Ausgabe mit den Drucker-Formatierungen in eine Datei. Der Name der Datei kann erst beim Ausführen der Auswertung angegeben werden

Wenn die Checkbox im Attribut Windows Standard-Drucker aktiv ist, wird derjenige Drucker verwendet, welcher auf dem Client für den unter Windows angemeldeten Benutzer als Standarddrucker definiert ist. Der allenfalls davon abweichende im Attribut Namen ausgewählte Drucker wird wird dadurch übersteuert.

Exemplare

In dieser Gruppe legen Sie im Attribut Anzahl Kopien die Anzahl der zu druckenden Exemplare fest.

Speichern

Auf dieser Registerkarte hinterlegen Sie die Vorschlagswerte für das Speichern des Auswertungsergebnisses in einer Datei. Der Dateityp, der für die Ausgabe gewählt werden kann, ist abhängig von der Auswertungsart.

Datei

In dieser Gruppe erfassen Sie den Dateinamen und wählen den Dateityp aus, unter dem das Auswertungsergebnis gespeichert werden soll. Zusätzlich können Sie festlegen, ob das Ergebnis direkt in der mit dem Dateityp verknüpften Anwendung angezeigt werden soll.

Im Attribut Name wird als Standardverzeichnis wird das Verzeichnis ..\TX vorgeschlagen.

Wenn Sie mit OpaccERP im Cloud Client arbeiten, muss das Standardverzeichnis unter c:\Dokumente\OpaccERP angelegt sein, damit Sie eine Datei ohne Pfadangabe speichern können

Ohne Pfadangabe wird die Datei in dem Verzeichnis gespeichert, das im Attribut Pfad zu Text-Dateien (BC 98400 Drucker einrichten, Diverse) angegeben wurde.

Wenn Sie mit OpaccERP im Cloud Client arbeiten, muss der im Attribut Pfad zu Text-Dateien (BC 98400 Drucker einrichten, Diverse) angegebene Verzeichnisname unter c:\Dokumente\OpaccERP angelegt sein, damit Sie eine Datei dort speichern können.

Sie können aber auch ein beliebiges Verzeichnis auf Ihrer Arbeitstation zum Speichern der Datei auswählen.

Wird ein Name mit einer Erweiterung angegeben, die nicht zum Ausgabetyp passt, wird beim Speichern automatisch die zum Ausgabetyp passende Endung hinzugefügt.

Beispiel:

Dateiname: TX\Lagerumschlag.txt - Ausgabetyp: Excel Tabelle -> ..\tx\Lagerumschlag.txt.xls

Im Attribut Typ können Sie, in Abhängigkeit von der Auswertungsart den Dateityp auswählen, in welchem das Auswertungsergebnis gespeichert werden soll:

F-Script:

PDF-Format
Crystal-Reports:

Excel-Tabelle (*.xls), Word-Dokument (*.doc), Web-Dokument (*.html), RichText Dokument (*.rtf), Komma getrennte Tabelle (*.csv)
Excel

Excel-Tabelle (*.xlsx / *xls), Excel-Tabelle inkl. Makros (*.xlsm), Web-Dokument (*.html), Text Dokument (*.txt), Komma getrennte Tabelle (*.csv)
Word Dokument

Word Dokument (*.docx / *.doc), Word Dokument inkl. Makros (*.docm), Web-Dokument (*.html), RichText Dokument (*.rtf),Text Dokument (*.txt), Portable Document Format (PDF)
Word Etikette

Word Dokument (*.docx / *.doc), Word Dokument inkl. Makros (*.docm), Portable Document Format (PDF)
Outlook E-Mail

Mail Dokument

Hintergrund PDF

Kann eine Auswertung vom Auswertungstyp F-Script als PDF gespeichert werden, so können Sie in dieser Gruppe zusätzlich bis zu drei verschiedene Hintergrund-PDFs auswählen. Die Anzahl der auswählbaren Hintergrund-PDFs hängt vom F-Script der aktiven Auswertung ab.

Eine PDF-Hintergrund-Datei muss im Verzeichnis \ip oder einem seiner Unterverzeichnisse abgelegt sein, um es hier auswählen zu können. Durch Klick auf das Listen-Symbol oder F4 öffnen Sie den Auswahl-Dialog "Datei öffnen".

Im Navigationsbereich auf der linken Seite wird der Ordner \ip und seine Unterorder angezeigt.

Auf der rechten Seite werden die Dateien des aktiven Ordners angezeigt. Diese Anzeige wird im Attribut Filter auf Dateien vom Typ *.pdf gefiltert.

Mit dem Button <OK> übernehmen Sie die gewünschte Datei.

Beim Speichern der PDF-Datei werden die Hintergrund-PDFs automatisch hinter die Daten gelegt. So ist es beispielsweise möglich, das Firmenlogo oder ein Wasserzeichen in das PDF-Dokument einzubinden.

Im Attribut Erste Seite hinterlegen Sie die PDF-Datei, die nur auf der ersten Seite erscheinen soll. Im Attribut Standard hinterlegen Sie die PDF-Datei, die auf allen Seiten bzw. auf allen Seiten mit Ausnahme der ersten und/oder letzten Seite erscheinen soll. Im Attribut Letzte Seite können Sie ein abweichendes Hintergrund-PDF für die letzte Seite auswählen.

Wichtig

Einschränkung für Ausgabe via Cloud Client

Auswertungen vom Typ F-Script, die ein Hintergrund-PDF enthalten, können via CloudClient nicht ausgeführt werden.

Das Editieren der Einstellungen bezüglich der Hintergrund-PDF, ist bei diesen Auswertungen via CloudClient nicht möglich.

Versenden

Auf dieser Registerkarte hinterlegen Sie die Vorgaben für den Versand des Auswertungsergebnisses in einem Dateianhang zu einem E-Mail.

Mail-Empfänger

In den Attributen An / Cc / Bcc erfassen Sie den Mail-Empfänger. Mit Mausklick auf das Auswahl-Symbol oder mit <F4> öffnen Sie das BC 84400 E-Mail Adresse, in dem Sie nach der gewünschten Adresse suchen und diese in die entsprechenden Attribute An, Cc, Bcc übernehmen können.

Im Attribut Betreff erfassen Sie den Text, der im Betreff des zu versendenden E-Mails erscheinen soll.

Im Attribut Mit Signatur können Sie festlegen, ob beim Versenden der Auswertung die Standard-Signatur des Benutzers (z.B. gemäss Einstellung in Outlook) verwendet werden soll (Checkbox aktiv) oder nicht (Checkbox passiv). Die hier getroffene Einstellung können Sie zur Laufzeit im BC 84300 Drucken/Auswertungen auf der Registerkarte "Versenden" übersteuern.

Mail-Anhang

Hintergrund PDF

Kann eine Auswertung vom Auswertungstyp F-Script als PDF gespeichert werden, so können Sie in dieser Gruppe zusätzlich bis zu drei verschiedene Hintergrund-PDFs auswählen. Die Anzahl der auswählbaren Hintergrund-PDFs hängt vom F-Script der aktiven Auswertung ab.

Eine PDF-Hintergrund-Datei muss im Verzeichnis \ip oder einem seiner Unterverzeichnisse abgelegt sein, um es hier auswählen zu können. Durch Klick auf das Listen-Symbol oder F4 öffnen Sie den Auswahl-Dialog "Datei öffnen".

Im Navigationsbereich auf der linken Seite wird der Ordner \ip und seine Unterorder angezeigt.

Auf der rechten Seite werden die Dateien des aktiven Ordners angezeigt. Diese Anzeige wird im Attribut Filter auf Dateien vom Typ *.pdf gefiltert.

Mit dem Button Button <OK> übernehmen Sie die gewünschte Datei.

Beim Speichern der PDF-Datei werden die Hintergrund-PDFs automatisch hinter die Daten gelegt. So ist es beispielsweise möglich, das Firmenlogo oder ein Wasserzeichen in das PDF-Dokument einzubinden.

Im Attribut Erste Seite hinterlegen Sie die PDF-Datei, die nur auf der ersten Seite erscheinen soll. Im Attribut Standard hinterlegen Sie die PDF-Datei, die auf allen Seiten bzw. auf allen Seiten mit Ausnahme der ersten und/oder letzten Seite erscheinen soll. Im Attribut Letzte Seite können Sie ein abweichendes Hintergrung-PDF für die letzte Seite auswählen.

Wichtig

Einschränkung für Ausgabe via Cloud Client

Auswertungen vom Typ F-Script, die ein Hintergrund-PDF enthalten, können via CloudClient nicht ausgeführt werden.

Das Editieren der Einstellungen bezüglich der Hintergrund-PDF, ist bei diesen Auswertungen via CloudClient nicht möglich.

Übergeben

Auf dieser Registerkarte können Sie festlegen an welche Anwendung das Auswertungsergebnis übergeben werden soll. Diese Registerkarte ist nur bei folgenden Auswertungsarten aktiv:

Crystal Reports
Excel
Word Dokument
Word Etikette
Outlook E-Mail

Anwendung

In dieser Gruppe legen Sie fest, an welche der drei folgenden Anwendungen Sie das Auswertungsergebnis übergeben möchten:

BO-Tabelle

Die in der aktiven Auswertung im BC 84120 Selektion Eigenschaften, auf der Registerkarte Ausgabe-Attribute definierten Ausgabe-Attribute werden an eine BO-Tabelle übergeben. Der Inhalt dieser BO-Tabelle kann über das Kontextmenü wie bei allen Standard-BO-Tabellen an Excel übergeben werden oder mit Drag-and-Drop in einen Workspace oder in ein BC übernommen werden.
Excel

Die in der aktiven Auswertung im BC 84120 Selektion Eigenschaften, der Registerkarte Ausgabe-Attribute definierten Ausgabe-Attribute werden unformatiert (!) an Excel übergeben. Vorlagen werden dabei nicht berücksichtigt.
Outlook

Bei der Übergabe an Outlook wird der Outlook-Client gestartet und die erste Spalte der Auswertungsresultate mit Semikolon getrennt in das Feld "An..." übergeben. Die Adressen, an welche Sie Ihr E-Mail senden wollen, müssen im BC 84120 Selektion Eigenschaften, auf der Registerkarte Ausgabe-Attribute als erstes (oder einziges) Ausgabeattribut der Auswertung definiert sein.

Buttons

Mit dem Button <Workspaces> öffnen Sie das BC 84115 Auswertungen Kontext, wo Sie die Workspaces angeben können, in denen die aktive Auswertung aufgerufen werden kann.

Mit dem Button <Zugriffsrechte> öffnen Sie das BC 84116 Auswertungen Benutzer, wo Sie festlegen können, welche Benutzer die aktive Auswertung verwenden dürfen.

Vorlagen (Muster)

Word

Als Hilfe für die Erstellung von Vorlagen können Sie die mitgelieferten Standard-Vorlagen (\insyde\reports\templates\st-*.dot) benutzen. Bitte kopieren Sie diese Vorlagen auf einen andern Namen. Die Standard-Vorlagen werden bei Bedarf mit Nachlieferungen und Updates überschrieben.

Applikations-Server Attribute

#[BriefAdr.Zeile1]

#[BriefAdr.Zeile2]

#[BriefAdr.Zeile3]

#[BriefAdr.Zeile4]

#[BriefAdr.Zeile5]

#[BriefAdr.Zeile6]

#[BriefAdr.Zeile7]

Bei obigen Ausgabe-Attributen handelt es sich um solche, welche über das Applikationsserver-Script zurückgegeben werden. In der Vorlage wird als Key der Name des Applikations-Server-Attributes verwendet.

Normale Attribute

Ihre Kunden-Nummer: #[Addr.Number]

Bei diesem Attribut handelt es sich um eines, das in den Selektions-Eigenschaften als Ausgabe-Attribute definiert wurde.

In der Vorlage wird als Key der im Attribut Ausdruck angezeigte Inhalt, im Beispiel Addr.Number benötigt. Markieren Sie diesen Wert und kopieren Sie diesen in die Vorlage (rechte Maustaste - Bearbeiten - Kopieren).

Hinweis

Wird mit Relationen gearbeitet, muss zum Ausdruck die Referenz hinzugefügt werden. Form: #[Ausdruck(Referenz)]

Beispiel: Sie haben eine Auswertung mit Hauptselektion Contact definiert und wollen nun auf den Namen der Adressnummer zugreifen, der die Kontaktperson zugeteilt ist. Dafür müssen sie das Ausgabe-Attribut folgendermassen angeben: #[Addr.LastName(Contact.AddrNo)]

Virtuelle Attribute

Virtuelle Attribute können ebenfalls in der Vorlage verwendet werden. Als Key wird ebenfalls der im Feld "Ausdruck" angezeigte Wert benötigt. Markieren Sie diesen Wert und kopieren Sie diesen in die Vorlage (rechte Maustaste - Bearbeiten - Kopieren).

Outlook

Als Hilfe für die Erstellung von Vorlagen können Sie die mitgelieferten Standard-Vorlagen (\insyde\reports\templates\st-*.olt) benutzen. Bitte kopieren Sie diese Vorlagen auf einen andern Namen. Die Standard-Vorlagen werden bei Bedarf mit Nachlieferungen und Updates überschrieben.

Attribute

Die Attribute werden wie unter "Word" beschrieben eingefügt.

Schlüsselwörter

Die Schlüsselwörter müssen immer in Paaren verwendet werden, z.B.: [To]#[Addr.Email][To]

Folgende Schlüsselwörter (in eckigen Klammern) werden unterstützt und an Outlook weitergegeben:

[To] An
[Cc] Cc:
[Bcc] Bcc:
[Subject] Betreff:
[Body] Nachricht
[Attachment] File

Beispiel:

[To] #[Addr.Email]
[To]

[Cc] support@opacc.ch
[Cc]

[Bcc]
[Bcc]

[Subject]Serien-Mail aus OpaccERP
[Subject]

[Body]
Hallo #[Addr.FirstName]
Ihre Adresse aus OpaccERP:
#[Addr.FirstName] #[Addr.LastName]
#[Addr.Line2]
#[Addr.Zip] #[Addr.City]
#[Addr.Phone1]

Gruss
Der Administrator
[Body]

[Attachment]
c:\eigene Dateien\Anhang.doc
[Attachment]

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