In diesem BC werden auf verschiedenen Registerkarten alle
Detailinformationen zum aktiven DMAS-Dokument angezeigt. Solange das
DMAS-Dokument nicht archiviert ist (Archivstatus = Nicht archiviert) kann
es bearbeitet werden. Die zu einem DMAS-Dokument gehörigen Dateien können
auf der Registerkarte
Versionen
(Dateien) nur bearbeitet werden, wenn das Dokument zuvor
ausgecheckt wurde.
 |
Hinweis
Ist ein Dokument ausgecheckt,
wird im Info-Panel ein grün hinterlegter Hinweis angezeigt. Angezeigt
werden: Der DMAS-Dokument-Status, der Mitarbeiter, welcher das Dokument
ausgecheckt hat und der Zeitpunkt an dem das Dokument ausgecheckt
wurde.
Beispiel: Verfügbar - ausgecheckt aus DMAS von .... seit
.....
|
Kategorie
In diesem
Attribut wird die Kategorie angezeigt. Jedes DMAS-Dokument ist zwingend
einer Kategorie zugewiesen. Die Kategorie wird beim Erstellen eines
DMAS-Dokumentes bestimmt und kann danach nicht mehr geändert
werden.
Titel
In diesem Attribut
kann der Titel des DMAS-Dokuments bearbeitet werden.
Dokumentdatum
In diesem
Attribut kann das Dokumentdatum des DMAS-Dokuments bearbeitet
werden.
Ordner
In diesem Attribut
wird der Ordner angezeigt, in dem das DMAS-Dokument hinterlegt ist. Diese
Zuweisung kann bearbeitet werden. Die Ordnerzuweisung bestimmt den
Ablageort innerhalb der hierarchischen Anzeigestruktur, die im
WS 81000 DMAS im Register "Ordner" angezeigt
wird. Dort kann nach DMAS-Dokumenten über die Ordner-Struktur gesucht
werden.
Ordnerpfad
In diesem
Attribut wird der Pfad des Ordners angezeigt, in dem das DMAS-Dokument
abgelegt ist.
Business-Objekte
In diesem
Attribut werden maximal zwei der Business-Objekte angezeigt, mit denen das
DMAS-Dokument verknüpft ist. Ist das DMAS-Dokument mit mehr als zwei
Business-Objekten verbunden, wird ein Verweis auf die weiteren
Verknüpfungen angezeigt. Durch Mausklick auf diesen Verweis öffnen Sie die
Registerkarte Verknüpfte Business-Objekte, in dem alle aktuell mit
dem DMAS-Dokument verknüpften Business-Objekte angezeigt werden. Sie
können hier neue Verknüpfungen anlegen und bestehende Verknüpfungen
löschen.
Beschreibung (erweitert)
Auf dieser
Registerkarte werden alle fixen und freien Attribute des DMAS-Dokuments
angezeigt. Die Freien Attribute (max. 30) werden in bis zu 5 weiteren
Registern (Freie Register) angezeigt. Die frei definierbaren Register und
Attribute werden mit dem im OpaccERP Studio definierten Registernamen als
Sub-Register (Schriftfarbe blau) angezeigt. Mit einem Mausklick auf den
Registernamen kann ein Sub-Register geöffnet und dessen Attribute
bearbeitet werden. Die freien Register und die freien Attribute werden im
BC 98100 DMAS einrichten (OpaccOXAS Studio)
im Navigationsbereich "Dokumentkategorien" definiert.
Fixe
Attribute
In dieser Gruppe werden die fixen Attribute angezeigt,
mit denen das DMAS-Dokument genauer beschrieben wird. Sie können alle
bearbeitet werden.
Untertitel:
In diesem
Attribut (Feldlänge 100) kann ein Untertitel für das DMAS-Dokument
hinterlegt werden.
Beschreibung:
In diesem
Attribut (Feldlänge 100) kann eine Beschreibung für das DMAS-Dokument
hinterlegt werden.
Zusatzkennung:
In diesem
Attribut (Feldlänge 20) kann eine Zusatzkennung für das DMAS-Dokument
hinterlegt werden.
Autor:
In diesem Attribut
(Feldlänge 100) können Angaben zum Autor des DMAS-Dokuments hinterlegt
werden.
Datensprache:
In diesem
Attribut kann die Sprache angegeben werden, in der das DMAS-Dokuments
verfasst ist. Dieses Attribut ist relevant, wenn beispielsweise die AGB in
verschiedenen Sprachen in DMAS abgelegt werden sollen. Zur Auswahl stehen
alle Sprachen, die in der OpaccERP Sprachtabelle im
BC 87751 Sprachen definiert sind.
Gültig bis:
In diesem
Attribut kann eine Gültigkeitsbegrenzung (Datum) für das DMAS-Dokument
hinterlegt werden. Diese ist rein informativ und wird vom System nicht
automatisch geprüft.
Notiz:
In diesem Attribut
(Feldlänge 4000) kann eine Notiz zum DMAS-Dokument hinterlegt
werden.
Sub-Register
Alle freie Attributen
eines DMAS-Dokuments werden in Sub-Registern angezeigt. Sowohl diese
Sub-Register (Frei 1 bis Frei 5) als auch die Freien Attribute 1 bis 30
werden im OpaccOXAS Studio im
BC 98100 DMAS
einrichten können, pro DMAS-Dokument-Kategorie, im
Navigationsbereich "Dokumentkategorien" definiert werden.
Freie Attribute im Freien Register
1
In diesem Register werden alle freien Attribute angezeigt, die
im OpaccOXAS Studio BC 98100 in den Registern "Freie Attribute ...." dem
Tab 1 zugeteilt wurden. Sie können alle bearbeitet werden.
Freie Attribute im Freien Register
2
In diesem Register werden alle freien Attribute angezeigt, die
im OpaccOXAS Studio BC 98100 in den Registern "Freie Attribute ...." dem
Tab 2 zugeteilt wurden. Sie können alle bearbeitet werden.
Freie Attribute im Freien Register
3
In diesem Register werden alle freien Attribute angezeigt, die
im OpaccOXAS Studio BC 98100 in den Registern "Freie Attribute ...." dem
Tab 3 zugeteilt wurden. Sie können alle bearbeitet werden.
Freie Attribute im Freien Register
4
In diesem Register werden alle freien Attribute angezeigt, die
im OpaccOXAS Studio BC 98100 in den Registern "Freie Attribute ...." dem
Tab 4 zugeteilt wurden. Sie können alle bearbeitet werden.
Freie Attribute im Freien Register
5
In diesem Register werden alle freien Attribute angezeigt, die
im OpaccOXAS Studio BC 98100 in den Registern "Freie Attribute ...." dem
Tab 5 zugeteilt wurden. Sie können alle bearbeitet werden.
Versionen
(Dateien)
In diesem Register werden die zu einem DMAS-Dokument
zugehörigen Dateien pro Version angezeigt. Diese Dateien können, solange
das DMAS-Dokument eingecheckt ist, nur eingesehen werden.
Wenn das
DMAS-Dokument ausgecheckt ist, können die Dateien des Dokuments ersetzt
werden, wenn die zu ersetzende und die neue Datei denselben Dateityp
haben. Diese Funktion rufen Sie über den Kontextmenüeintrag "Ersetzen"
auf.
Über das Kontextmenü kann einer Dateien auch einmalig
nachträglich ein Mediensubtyp zugewiesen werden, wenn der Mediensubtyp vom
Erstellungstyp "Manuell" ist. Die Möglichkeit einer nachträglichen
Zuweisung eines Medientyps wird dann benötigt, wenn die Medienverwaltung
in einem bestehenden Umfeld eingeführt wird.
 |
Achtung
Die Zuweisung eines Mediensubtyps ist nur ein Mal
möglich. Der Mediensubtyp muss zudem vom Erstellungstyp "Manuell"
sein.
|
Über Buttons können pro Version und Datei folgende
Bearbeitungsmöglichkeiten ausgewählt werden:
-
Einsehen
Die Datei wird automatisch geöffnet und kann in
der verknüpften Anwendung bearbeitet und wieder gespeichert
werden.
-
Änderungen verwerfen
Alle Änderungen, die an der
ausgecheckten, temporären Dateiversion vorgenommen wurden, werden
verworfen und die temporäre Datei wird in der letzten in DMAS
gespeicherten Version wiederhergestellt.
-
Datei löschen
Die Verknüpfung der Datei mit dem
DMAS-Dokument wird gelöscht. Die Datei selbst bleibt
erhalten.
-
Auschecken aus DMAS
Beim Ausführen dieser Funktion wird
die mit dem DMAS-Dokument verknüpfte Standarddatei-zum-Bearbeiten
automatisch in ihrer Anwendung geöffnet.
-
Einchecken in DMAS
Alle an den zum DMAS-Dokument
zugehörigen Dateien durchgeführten Änderungen werden gespeichert. Ob
beim Speichern eine neue Dokument-Version erstellt wird oder ob die
bisherige Version überschrieben wird, hängt von den Einstellungen
(Versionsmodus) für die Dokument-Kategorie (OpaccOXAS Studio
BC 98100 DMAS einrichten) ab.
Versionsmodus 0 = Aus - Es wird nie eine neue Version
erstellt.
Versionsmodus 1 = Manuell: Es kann im Einzelfall
definiert werden, ob eine neue Version erstellt werden soll oder
nicht. Vor dem Einchecken wird automatisch das
BC 81006 Einchecken geöffnet. Hier wird
abgefragt, ob eine neue Version erstellt werden soll oder
nicht.
Versionsmodus 2 = Automatisch: Es wird grundsätzlich eine
neue Version erstellt.
-
Auschecken zurücknehmen...
Das DMAS-Dokument wird wieder
eingecheckt. Alle Änderungen, die an einer Datei gemacht wurden,
während das Dokument ausgecheckt war, werden verworfen. Die temporäre
beim Auschecken erstellte Kopie der letzten Version wird wieder
gelöscht.
Sie können einzelne Dateien, auch von bereits archivierten
DMAS-Dokumenten, über das Kontextmenü (rechte Maustaste) von der
Indexierung ausschliessen, wenn Sie als angemeldeter Benutzer Eigentümer
(Owner) des Dokumentes sind oder über Admin-Berechtigungen für die
entsprechende Sicherheitszone verfügen.
Dazu wählen Sie im
Kontextmenü den Eintrag "Zuletzt indexiert / Von Indexierung
ausschliessen".
BO-Tabelle Versionen
In
der linken BO-Tabelle werden absteigend alle Versionen des aktiven
DMAS-Dokuments angezeigt.
Es werden fix folgende Attribute
angezeigt:
VersionsNr - Datum - Status - ReleaseNr Hat ein
DMAS-Dokument den Status "Verfügbar" und mehrere Versionen, können die in
der BO-Tabelle angezeigten Versionen (mit Status "Verfügbar") über das
Kontextmenü einzeln freigegeben werden. Jede Version erhält eine, in der
Reihenfolge der Freigabe aufsteigende, Releasenummer.
BO-Tabelle Dateien pro Version
In der rechten BO-Tabelle werden pro Version alle mit dem
aktiven DMAS-Dokument verknüpften Dateien aufgeführt.
Es werden fix
folgende Attribute angezeigt:
Dateiname - Dateityp - Einsehen -
Bearbeiten - Dateigrösse - In DMAS geändert am - MediensubtypWenn
mehrere Dateien mit einem DMAS-Dokument verknüpft sind, ist die zuerst
verknüpfte Datei automatisch als Standarddatei für "Einsehen" und
"Bearbeiten" gekennzeichnet. Dies kann nachträglich über das Kontextmenü
in der BO-Tabelle (rechte Maustaste) geändert werden. Es können
unterschiedliche Dateien als Standarddateien für "Einsehen" und
"Bearbeiten" definiert werden. Die als Standard für das "Einsehen"
definierte Datei wird beim Aufruf des Buttons <Einsehen> im WS 81000
DMAS automatisch geöffnet. Das gilt analog für den Button <Datei
bearbeiten>, wenn das Dokument ausgecheckt ist.
Info
In
der Gruppe Info, die über +/- zu bzw. aufgeklappt werden kann, werden der
Ausführende und der Zeitpunkt der Ausführung für folgenden Attribute
angezeigt:
-
Erstellt
-
Freigegeben
-
Freigegeben
-
Versionsstatus
-
Freigabenummer
-
Versionskommentar
Alle Einstellungen in dieser Gruppe (ein- oder ausgeblendet)
können Sie in einer Vorlage speichern.
Verknüpfte Business Objekte
Auf dieser
Registerkrte werden alle mit dem aktiven DMAS-Dokument verknüpften
Business-Objekte angezeigt. Es können neue Verknüpfungen angelegt und
bestehende Verknüpfungen bearbeitet sowie gelöscht werden. Mit diesen
Verknüpfungen legen Sie fest in welchen Kontexten ein DMAS-Dokument
angezeigt werden soll.
BO-Tabelle Verknüpfte
Business-Objekte und Verknüpfungstypen
In dieser BO-Tabelle
werden alle aktuell mit dem DMAS-Dokument verknüpften Verknüpfungstypen
(sofern vorhanden) und Business-Objekte angezeigt. Mit Doppelklick auf den
Listeneintrag wird das DMAS-Dokument im verknüpften BC geöffnet.
Es
werden fix folgende Attribute angezeigt:
Verknüpfungstyp - BO-Typ -
BO-ID - BO-Name - gültig von - gültig bis
Bearbeiten
In dieser Gruppe
können Sie eine neue BO-Verknüpfung für das aktive DMAS-Dokument
erfassen.
Verknüpfungstyp:
Hier
wählen Sie den Verknüpfungstyp aus. Dies ist ein im BC
98116 Verknüpfungstypen frei definierter Begriff,
der eine BO-übergreifende Verknüpfung eines DMAS-Dokuments
erlaubt.
BO-Typ:
Hier wählen Sie
den BO-Typ, z.B. Adresse, Artikel usw. mit dem die Verknüpfung erfolgen
soll.
BO-ID:
Hier wählen Sie die
BO-ID, z.B. Adressnummer, Artikelnummer usw. mit der die Verknüpfung
erfolgen soll.
|
Hinweis
Falls Sie die
Nummer des Businessobjekts bei den BO-Typen "Art", "SalDoc", "PurDoc"
manuell eingeben, müssen Sie folgendes beachten:
Bei der BO-ID
handelt es immer um das eindeutige identifizierende Kriterium (BoId).
Daher muss ein Artikel hier über die interne Artikelnummer und ein Ver-
oder ein Einkaufsdokument über die dokumentinterne Nummer gesucht und
zugeteilt werden und nicht über die Artikelnummer bzw. die
Dokumentnummer.
So kann beispielsweise der Artikel mit der
Artikelnummer A-100 , die BoId bzw. interne Artikelnummer 2 besitzen. Bei
manueller Erfassung müssen Sie hier also 2 eingeben, um den gewünschten
Artikel zuzuteilen.
|
Gültig von:/ Gültig bis:
In diesen beiden Attributen können Sie einen
Gültigkeitszeitraum (von ... bis ...) für Verknüpfungstyp und
BO-Verknüpfung angeben.
BO öffnen
In dieser Gruppe wird
festgelegt in welchem BC die BO-Verknüpfung geöffnet werden
soll.
Start mit BC:
Hier wählen
Sie aus der Vorschlagsliste das gewünschte BC aus.
Mit dem Button
<Weiter> wird das verknüpfte BO im gewählten BC geöffnet. Durch
Doppelklick auf den Eintrag in der BO-Tabelle lässt sich das BO ebenfalls
im angegebenen BC öffnen.
Als Kopiervorlage
verwenden:
Wenn dieses Attribut aktiviert ist, steht dieses
Dokument bei der Neuanlage eines DMAS-Dokuments als Kopiervorlage zur
Verfügung.
Folgende Attribute bzw. Attributinhalte werden bei der
Neuanlage aus der Kopiervorlage übernommen:
Sichtbarkeit als Entwurf:
Diese Einstellung steuert welche Benutzer DMAS-Dokumente mit dem Status
"Verfügbar (Entwurf)" sehen dürfen:
- 0 = persönlich (nur dem Eigentümer wird das Dokument
angezeigt)
- 1 = Gruppe (nur Mitgliedern derselben Gruppe wie der Eigentümer
wird das Dokument angezeigt)
- 3 = öffentlich (allen DMAS-Benutzern, die auf der dem Dokument
zugeteilten Sicherheitszone, die entsprechenden Rechte besitzen. Die
Einstellung „öffentlich“ auf dem Dokument erweitert den Benutzerkreis
im gleiche Sinne wie wenn das Dokument freigegeben würde.
Besitzer:
In diesem
Attribut ist die OpaccERP Adressnummer des Besitzers des DMAS-Dokuments
hinterlegt, Der Besitzer eines Dokumentes kann nachträglich von
berechtigten Benutzern geändert werden.
Medienbasistyp:
In diesem
Attribut kann ein DMAS-Dokument einem Medienbasistyp zugeordnet werden.
Diese Zuweisung kann nur einmal erfolgen.
Die Möglichkeit der
nachträglichen Zuweisung wurde vorallem für Installationen geschaffen, in
denen die Medienverwaltung in einem bestehenden Umfeld eingeführt wird.
 |
Wichtig
Die Zuweisung eines
Medienbasistyps hat einen direkten Einfluss auf die dem Dokument
zugeteilten Dateien und es muss eine Datei als Medien-Konvertierungsbasis
zur Verfügung stehen.
|
Dokumentstatus:
In diesem
Attribut wird der aktuelle Status des DMAS-Dokuments (Neu, Verfügbar,
Freigegeben, Zurückgezogen) angezeigt.
Archivstatus:
In diesem
Attribut wird der aktuelle Archivstatus des DMAS-Dokuments angezeigt.
Folgende Archiv-Statuswerte gibt es:
0 = Nicht archiviert
1 = Warten auf Verarbeitung
2 = In Verarbeitung
3 = Archiviert
4 = Initialisiert für Verarbeitung
Auslagerungsstatus:
In
diesem Attribut wird der aktuelle Auslagerungsstatus des DMAS-Dokuments
angezeigt. Folgende Auslager-Status gibt es:
0 = Nicht verfügbar
1 = Nur im Archiv
2 = In Bearbeitung
3 = Im Archiv und Extern
4 = Nur noch extern
Sicherheitszone:
Hier kann
die Sicherheitszone geändert werden, in der sich das aktive DMAS-Dokument
befindet. Sicherheitszonen werden im OpaccOXAS Studio BC
98100 DMAS einrichten im Navigationsbereich
"Grundeinstellungen - Zugriffsrechte" eingerichtet.
Aufbewahrungsdauer:
In diesem Attribut kann die
Aufbewahrungsdauer für das DMAS-Dokument festgelegt werden. Diese
Information dient als Anhaltspunkt für die Datenbereinigung (kein
Automatismus).
Versionsmodus:
In diesem
Attribut wird der für das DMAS-Dokument gültige Versionsmodus (keine,
manuelle oder automatische Versionierung) angezeigt. Er ist abhängig von
der Dokumentkategorie und kann an dieser Stelle nicht geändert werden.
Das automatische Versionieren innerhalb von DMAS-Dokumenten ist
auch dann möglich, wenn auf der gewählten Dokumentkategorie keine
Archivierung durchgeführt wird.
Archivmodus:
In diesem
Attribut wird der für das DMAS-Dokument gültige Archivierungsmodus (keine,
manuelle oder automatische Archivierung) angezeigt. Er ist abhängig von
der Dokumentkategorie und kann an dieser Stelle nicht geändert
werden.
Neu haben Sie die Möglichkeit, einzelne DMAS-Dokumente aus dem
Index auszuschliessen. Durch das Ausschliessen aus dem Index wird das
DMAS-Dokument anschliessend über die Suchfunktionen nicht mehr gefunden.
Sie finden die Einstellung (Checkbox) Aus dem Index ausschliessen im BC
81001 > Registerkarte: Einstellungen.
Aus dem Index ausschliessen:
Wenn Sie diese Checkbox aktivieren, wird das DMAS-Dokument aus dem
Index ausgeschlossen, d.h. es kann über die Suchfunktionen nicht mehr
gefunden werden.
Info
Auf der Registerkarte Info werden alle Daten zum aktuellen
Status des DMAS-Dokuments angezeigt. Diese Daten können nicht bearbeitet
werden.
DMAS-Dokument-Nr:
Hier
wird die Nummer des DMAS-Dokuments anzeigt. Diese Nummer wird bei der
Anlage eines DMAS-Dokuments automatisch vergeben.
Erstellt:
In diesen
Attributen werden der Besitzer, Erstelldatum und Erstellzeit des
DMAS-Dokuments angezeigt.
Geändert:
In diesen
Attributen werden der Benutzer, der das Dokument zuletzt geändert hat, das
Datum und der Zeitpunkt der letzten Änderung angezeigt.
Ausgecheckt von, am:
Wenn
das aktive DMAS-Dokument gerade ausgecheckt ist, werden der Benutzer, der
das Dokument ausgecheckt hat, das Datum und der Zeitpunkt des Auscheckens
angezeigt.
Archiviert von, am:
Wenn
das aktive DMAS-Dokument archiviert ist, werden der Benutzer, der das
Dokument ausgecheckt hat, das Datum und der Zeitpunkt der Archivierung
angezeigt.
Indexiert seit / zuletzt:
Hier werden der Zeitpunkt (Datum/Uhrteit) und der Zeitpunkt
(Datum/Uhrzeit), der zuletzt erfolgten Indexierung
angezeigt.
Session
In dieser Gruppe
werden in den Attributen Token und Gültigkeit das zum
Zeitpunkt des Erstellen des DMAS-Dokuments gültige Session-Token und
dessen Gültigkeitsdatum angezeigt.
Mobile Office
In dieser
Gruppe wird im Attribut Synchronisations-Id angezeigt. Dies
Attribut wird von der mobilen Anwendung Mobile Service verwendet.
History
Die History enthält
(falls eingeschaltet) alle bisherigen mit dem Dokument durchgeführten
Aktionen. Im OpaccOXAS Studio kann pro Kategorie eingestellt werden,
welche Aktionen in der History erscheinen sollen. Eingerichtet werden
können folgende Aktionen:
BO-Tabelle History
In
dieser BO-Tabelle sind alle für das aktive DMAS-Dokument bereits
ausgeführten Aktionen (Checkin, Checkout, Verwerfen) aufgeführt.
Es
werden fix folgende Attribute angezeigt:
Datum / Zeit - Aktion -
Benutzer
