11002 Adress-Assistent

Der Adress-Assistent unterstützt Sie bei folgenden Aufgaben:

Suchen und Auswählen einer bestehenden OpaccERP-Adresse zur Verwendung im Workspace 11000
Suchen und Auswählen einer bestehenden Adresse aus einem integrierten Suchdienst zur Übernahme in OpaccERP und zum Bearbeiten der Adressdaten im Workspace 11000
Erfassen der Basis-Adressdaten für eine neue Adresse.

Um Adress-Mehrfacherfassungen zu verhindern, ist der Adress-Neuanlage eine zwingende Adress-Suche vorgeschaltet.

Werden mit den eingegebenen Suchkriterien Adressen oder Kontaktperson in OpaccERP gefunden, können Sie eine dieser Adressen aktivieren und die Ansicht Adresse verwenden öffnen, in welcher die Adressdaten angezeigt werden. In einem weiteren Schritt können Sie dann den WS 11000 mit dieser Adresse öffnen.

Wird mit den eingegebenen Suchkriterien keine Adresse oder Kontaktperson in OpaccERP gefunden, wird - sofern ein Suchdienst wie TwixTel, Swisscom Directories etc.integriert ist - automatisch eine Suche über diesen Dienst ausgeführt.

Die bei der Suche über den Suchdienst gefundenen Adressen können Sie direkt als neue Adressen in OpaccERP übernehmen.

Wird mit den eingegebenen Suchkriterien auch über die Suchdienste keine Adresse gefunden, wechselt die Ansicht des BC automatisch auf Neue Adresse erfassen. Die von Ihnen eingegebenen Suchkriterien werden dabei automatisch übernommen. In dieser Ansicht können Sie weitere Adress-Attribute (Adress-Nr., Anrede, etc.) erfassen.

Die Ansicht Neue Adresse erfassen können Sie aber auch jederzeit manuell öffnen, nachdem Sie eine Suche durchgeführt haben. Beispielweise, wenn aufgrund der Suchkriterien zwar Adressen gefunden wurden, die von Ihnen gewünschte Adresse jedoch nicht dabei ist.

Kriterium

In dieser Gruppe können Sie die Kriterienwerte für die Suchkriterien (Name, Vorname. PLZ, Ort, Anrufernummer, Electronic Mail und Website) angeben. Mit Klick auf den Button <Suchen> wird die Adress-Suche ausgelöst. Wird mit den eingegebenen Suchkriterien keine Adresse oder Kontaktperson in OpaccERP gefunden, wird - sofern ein Suchdienst wie TwixTel, Swisscom Directories etc.integriert ist - automatisch eine Suche über diesen Dienst angeschlossen.

Ablauf

In dieser Gruppe werden alle aktuell auswählbaren (Attribut = aktiv) und nicht-auswählbaren (Attribut = passiv) Ablaufschritte angezeigt. Der aktuell aktive Ablaufschritt ist mit einem orange-farbenen Pfeil gekennzeichnet. Jeder Ablaufschritt hat eine eigene Ansicht.

Die einzelnen Ablaufschritte / Ansichten sind:

Bestehende Adresse auswählen
Adresse aus .... übernehmen (optional, nur bei Integration eines Suchdienstes)
Neue Adresse erfassen
Adresse verwenden

Beim Öffnen des BC kann nur der Schritt "Bestehende Adresse auswählen" ausgeführt werden. Werden bei der Suche Adressen gefunden, können als nächste Schritte Adressen aus <Suchdienst> übernehmen* oder Neue Adresse erfassen ausgeführt werden.

*nur bei Suchdienst-Integration

Wird bei der Suche keine Adresse gefunden, wird automatisch die Ansicht Neue Adresse erfassen geöffnet.

Die Ansicht Adresse verwenden wird entweder nach Aktivieren einer bei der Suche gefundenen Adresse oder nach einer Adressanlage (Übernahme aus Suchdienst oder manuelle Erfassung) geöffnet.

Zwischen den aktiven Ablaufschritten können Sie wechseln (durch Mausklick auf den jeweiligen Schritt).

Bestehende Adresse auswählen

In dieser Ansicht werden die Resultate der Adresssuche angezeigt.

Alle Adressen, die direkt aufgrund der Suchkriterien gefunden wurden, werden in der BO-Liste der Gruppe "Adresse" angezeigt.

Alle Adressen, die aufgrund einer Kontaktperson ermittelt werden, die den Suchkriterien entspricht, werden in der BO-Liste der Gruppe "Kontaktperson" angezeigt.

Sowohl in der "Gruppe Adresse" als auch in der Gruppe "Kontaktperson" kann die im Fokus stehende Adresse mit dem Button <Verwenden....> aktiviert werden. Nach der Aktivierung wird die Ansicht Adresse verwenden geöffnet.

Adresse

In dieser Gruppe werden Ihnen in einer BO-Tabelle alle Adressen angezeigt, welche bei der Adress-Suche in OpaccERP direkt aufgrund der Suchkriterien gefunden wurden.

In der BO-Tabelle werden Die BO-Tabelle verweist auf das BO Addr.

In der Standardvorlage werden folgende Attribute angezeigt:

AddrNr - Adressname - Adresszeile 2 - PLZ - Ort

Die in der Tabelle angezeigten Attribute können Sie individuell verändern und gegebenenfalls als eigene Vorlage speichern. Weitergehende Informationen zur individuellen Gestaltung von Tabellen und der Verwendung von Vorlagen finden Sie in der Hilfe unter BO-Liste.

Die im Fokus stehende Adresse können Sie entweder durch Doppelklick oder mit dem Button <Verwenden....> aktivieren. Nach der Aktivierung wird die Ansicht Adresse verwenden geöffnet.

Kontaktperson

In dieser Gruppe werden Ihnen in einer BO-Tabelle alle Adressen angezeigt, welche aufgrund einer Kontaktperson ermittelt wurden, die den Suchkriterien entsprach.

In der BO-Tabelle werden Die BO-Tabelle verweist auf das BO Addr.

In der Standardvorlage werden folgende Attribute angezeigt:

AddrNr - Adressname - Adresszeile 2 - PLZ - Ort

Die im Fokus stehende Adresse können Sie entweder durch Doppelklick oder mit dem Button <Verwenden....> aktivieren. Nach der Aktivierung wird die Ansicht Adresse verwenden geöffnet.

Adresse aus "Suchdienst" übernehmen

Diese Ansicht ist nur bei der Integration eines Suchdienstes vorhanden. Der Titel des Ablaufs / der Ansicht variiert in Abhängigkeit vom integrierten Suchdienst.

Im folgenden wird diese Ansicht am Beispiel der TwixTel Integration erläutert.

In der Ansicht Adresse aus TwixTel übernehmen werden nach einer Suche die TwixTel-Suchresultate angezeigt.

Alle Adressen, die aufgrund der Suchkriterien gefunden wurden, werden in der BO-Liste der Gruppe "TwixTel-Adressen" angezeigt.

Auf denjenigen Adressen, die Sie in OpaccERP übernehmen möchten, können Sie die Anrede ergänzen und die vorgeschlagene Sprache für die Adresse ändern. Zusätzlich haben Sie die Option, diese Adressen einem Adresspool zuzuteilen und zu definieren, ob das System vor der Übernahme nochmals eine Doublettenprüfung durchführen soll (Checkbox im Attribut Doubletten-Check).

Diejenigen Adressen, die Sie in OpaccERP übernehmen möchten, müssen Sie mit der <Leertaste> markieren. Mit Klick auf den Button <Weiter> werden die markierten Adressen als Adressen in OpaccERP angelegt und in der Ansicht Adresse verwenden angezeigt.

Mit dem Button <Alle markieren> können Sie alle aus TwixTel gelisteten Adressen auf einmal markieren. Mit dem Button <Keine markieren> können Sie diese Markierung wieder rückgängig machen.

Neue Adresse erfassen

In der Ansicht Neue Adresse erfassen können Sie die Basisdaten für eine neue Adresse erfassen.

Diese Ansicht wird automatisch geöffnet, wenn die vorgeschaltete Adresssuche keine Resultate geliefert hat. Dabei werden bei der Adresssuche angegeben Kriterien als Vorschlagwerte in die entsprechenden Attribute übernommen.

Nach dem Ausfüllen aller benötigten Attribute wird durch Klick auf den Button <Weiter> die Adresse als Adresse in OpaccERP angelegt und wird in der Ansicht des nächsten Ablaufschrittes Adresse verwenden angezeigt.

Adresse

In dieser Gruppe können Sie folgende Daten erfassen:

Adressnummer

Bei automatischer Adressnummerierung (Einstellung im OpaccOXAS Studio BC 91100 Adresse einrichten), ist das Attribut Adressnummer passiv.

Die automatische Nummernvergabe kann aber jederzeit deaktiviert werden, um neue Adressnummern vorübergehend manuell vergeben zu können. Bei manueller Adressnummernvergabe erfassen Sie hier die Adressnummer der neuen Adresse. Ist die Adressnummer bereits vergeben, erscheint beim Speichern der Adressdaten eine Fehlermeldung.
Lead / Adresstyp

Hier legen Sie fest, ob die Adresse im CRM ein Lead sein soll (Checkbox aktiv) und um welchen Adresstyp (Firma oder Person) es sich handelt.
Beruf / Anrede

Beim Erfassen einer neuen Firmenanschrift wählen Sie hier in der Regel die Anrede ohne Anredenamen und der Briefanrede "Damen und Herren". Beim Erfassen einer Person wählen Sie die passende Anrede, z. B. Herr, Frau, Herr Dr. usw. Die Anrede wird in den Standarddokumenten oder Standard-Templates für Briefe als erste Adresszeile ausgegeben.
Name, Vorname
Adresszeile 1, Adresszeile 2, Adresszeile 3 (= Adresszusätze)

Die Titel dieser drei Adresszeilen sind installations- bzw. mandantenabhängig. Sie werden im OpaccOXAS Studio BC 91100 Adresse einrichten definiert.
Strasse/Hausnummer, Land, PLZ, Ort

Wenn die Strasse und Hausnummer nicht in einem der Attribute Adresszeile 1 - 3 hinterlegt werden, müssen sie in den Attributen Strasse und Hausnummer erfasst werden.

Wenn in OpaccERP eine PLZ-Tabelle aktiviert ist, wird der Ort nach Eingabe der PLZ automatisch ermittelt. PLZ-Tabellen existieren für die Länder Schweiz, Deutschland und Österreich. Sie können im BC 99018 Externe Datenbestände aktualisiert werden.
Sprache

Über die hier hinterlegte Sprache kann die Ausgabe von Dokumenten oder Auswertungen gesteuert werden.
Region

Hier können Sie die Adresse einer Region zuteilen. Wenn für das Land, welches Sie der Adresse zugeteilt haben, im OpaccOXAS Studio BC 87756 Regionen eine Regionen-Tabelle definiert ist, können Sie hier eine Region auswählen und der Adresse zuweisen.

Bei den Ländern Schweiz und Österreich sind die Regionen-Tabellen bereits in der OpaccERP Standardauslieferung enthalten. Daher wird bereits nach der Auswahl der PLZ im Attribut Region ein Vorschlag angezeigt, den Sie übernehmen können.

Für alle anderen Länder können Sie im OpaccOXAs Studio BC 87756 Regionen eigene Regionentabellen definieren.
Kanton / Gemeinde

Hier können Sie die Adresse einem Kanton zuteilen. Wenn für das Land, welches Sie der Adresse zugeteilt haben, im OpaccOXAS Studio BC 87764 Kanton eine Kanton-Tabelle definiert ist, können Sie hier einen Kanton auswählen und der Adresse zuweisen. Kanton-Tabellen können für jedes Land erstellt werden.

Es ist aber auch eine automatisierte Zuweisung des Kantons über die Postleitzahl (PLZ) möglich. Dazu muss im BC 87753 Postleitzahlen der PLZ ein Kanton zugeordnet werden. Dann wird bei der Angabe der PLZ auch automatisch das Attribut Kanton gefüllt. Dieser Vorschlag kann bei Bedarf geändert werden.

Kanton / Gemeinde

Hier können Sie einer Adresse, der Sie einen Kanton zugeteilt haben, zusätzlich einer Gemeinde zuweisen. Wenn für das Land, welches Sie der Adresse zugeteilt haben, im OpaccOXAS Studio BC 87765 Gemeinde eine Gemeinde-Tabelle definiert ist, können Sie hier, nachdem Sie der Adresse einen Kanton zugeteilt haben auch eine Gemeinde aus der Gemeide-Tabelle zuweisen. Gemeinde-Tabellen können für jedes Land erstellt werden.

Hinweis

Eine Gemeinde kann einer Adresse nicht direkt zugewiesen werden. Es muss zunächst eine Kantonszuweisung gemacht werden.

Es ist aber auch eine automatisierte Zuweisung des Kantons und der Gemeinde über die Postleitzahl (PLZ) möglich. Dazu muss im BC 87753 Postleitzahlen der PLZ sowohl ein Kanton als auch eine Gemeinde zugeordnet werden. Dann werden bei der Angabe der PLZ auch automatisch die Attribut Kanton und Gemeinde mit den Vorgabewerten gefüllt. Diese können bei Bedarf geändert werden.

Zusätze 1

In dieser Gruppe können Sie folgende Daten erfassen:

Suchbegriff

Hier können Sie den Suchbegriff (Länge = 30 Zeichen) der Adresse hinterlegen oder bearbeiten. Wird der Suchbegriff automatisch gebildet, wird hier bereits ein Vorschlagswert angezeigt.

Im OpaccOXAS Studio BC 91100 Adressen einrichten kann eine automatische Bildung des Suchbegriffs definiert werden. Sie stellen dort ebenfalls ein, ob ein Suchbegriff eindeutig sein muss.

Beispiel: Der Suchbegriff wird aus den ersten 15 Zeichen des Attributs Name und den ersten 15 Zeichen des Attributs Ort gebildet werden.
Kürzel

Hier können Sie ein maximal acht-stelliges Adresskürzel erfassen oder bei einer automatischen Bildung des Kürzels den Inhalt bearbeiten. Im OpaccOXAS Studio BC 91100 Adressen einrichten kann eingestellt werden, dass das Adresskürzel automatisch mit dem Suchbegriff aufgefüllt wird.
Barcode

Bei einer Adresse kann ein Barcode hinterlegt werden, wenn diese Möglichkeit im OpaccOXAS Studio BC 91100 Adressen einrichten aktiviert ist. Wenn Sie mit eindeutigen Barcodes arbeiten, ist der Barcode eine weitere Adress-Identifikationsmöglichkeit.
Auf diese Weise kann ein Kunde oder ein Lieferant auch über seinen Barcode (Attribut Barcode) mit einem Barcode-Leser ermittelt werden, beispielsweise beim Zuordnen von Rüstscheinen zum Kunden oder Lieferantenrechnungen zum Lieferanten. Details zum Einsatz von Barcode-Lesern finden Sie in den Opacc Manuals unter TechNotes > Einrichten Dritte > Barcode- und Belegleser.
Sprache

Hier können Sie der Adresse eine Sprache aus der Sprachtabelle zuweisen. Über die hier zugeteilte Sprache wird die sprachbezogenen Ausgabe von Kunden- bzw. Lieferantendokumenten und Auswertungen gesteuert. Die Sprachtabelle kann im BC 87751 Sprachen bearbeitet werden.
Status

Hier können Sie der Stammadresse einen Status zuweisen. Die Adress-Status-Tabelle kann im BC 11762 Adress-Status bearbeitet werden.

Firmen-Nr.

Hier können Sie eine Firmen-Nummer erfassen und diese Nummer im Attribut Firmen-System einem Firmen-System zuweisen. Die Firmen-System-Tabelle kann im BC 11764 Firmen-System bearbeitet werden

Beispiel für die Verwendung von Firmen-Nr und Firmen-System

Im Attribut Firmen-Nr. kann beispielsweise die UID Nummer hinterlegt werden. Im Attribut Firmen-System wird als Zusatzinformation das zugehörige Firmennummern-System angezeigt, z.B. Firmen-Nr.: CHE-123.456.789, System: UID Schweiz

Hinweis

Beachten Sie, dass die hier hinterlegte Firmen-Nr. nicht an die angeschlossene Finanzanwendung übergeben wird.

Lebenszyklus

In dieser Gruppe können Sie folgende Daten erfassen:

Herkunftsart

Hier können Sie die Herkunftsart der Adresse auswählen. Herkunftsarten werden im BC 11765 Herkunftsart definiert.
Herkunftskampagne

Falls die Adresse im Rahmen einer Kampagne generiert wurde, können Sie diese hier auswählen und als Herkunftskampagne hinterlegen. Kampagnen werden im BC 11766 Kampagnen definiert.
Vorgängeradresse

Dieses Attribut kann entweder manuell gefüllt werden, durch Auswählen einer bestimmten Adresse aus dem OpaccERP Adressstamm oder das Attribut wird beim Kopieren der Adresse automatisch gefüllt, dadurch dass bei der neuen (kopierten) Adresse die Nummer der Quelladresse als Vorgängeradresse eingetragen wird.

Nachfolgeadresse

Dieses Attribut kann entweder manuell gefüllt werden, durch Auswählen einer bestimmten Adresse aus dem OpaccERP Adressstamm oder das Attribut wird beim Kopieren der Adresse automatisch gefüllt, dadurch dass bei der Quelladresse die Nummer der neuen (kopierten) Adresse als Nachfolgeadresse eingetragen wird.

Hinweis

Beim Kopieren einer Adresse (Service: Addr_Copy) steht Ihnen das neue Argument "Als Nachfolgeadresse" zur Verfügung.

1 / true - Bei der Quelladresse wird die Nummer der neuen (kopierten) Adresse als Nachfolgeadresse eingetragen und bei der neuen (kopierten) Adresse wird die Nummer der Quelladresse als Vorgängeradresse eingetragen.

0 / false - Vorgänger- und Nachfolgeadresse werden nicht eingetragen. (Verhalten wie bisher.)

Postfach

In dieser Gruppe können Sie folgende Daten erfassen:

Postfach, PLZ des Postfachs, Ort des Postfachs, Region des Postfachs

Für das Attribut Region des Postfachs gelten die gleichen Zuteilungsbedingungen wie unter dem Attribut Region beschrieben.

Kommunikation

In dieser Gruppe können Sie folgende Daten erfassen:

Telefonnummer 1 / Telefonnummer 2 / Faxnummer 1 / Faxnummer 2

Die Attribute Faxnummer 1 und Faxnummer 2 müssen nicht zwingend mit Faxnummern gefüllt werden. Im Prinzip können Sie alle vier Attribute über die BO-Definitionen nach ihren Bedürfnissen definieren, beispielweise um Nummern von Mobilgeräten hintelegen zu können. Alle vier Attribute können von der Anruferkennung berücksichtigt werden.
Electronic Mail / Webseite

Adresse verwenden

In dieser Ansicht werden die Adress-Basisdaten der Adresse angezeigt.

Diese Ansicht wird in folgenden Fällen geöffnet:

nach Aktivieren einer Adresse in der Ansicht Bestehende Adresse auswählen
nach Klick auf den Button <Weiter> in der Ansicht Adresse aus ... übernehmen
nach Klick auf den Button <Weiter> in der Ansicht Adresse erfassen

In der Gruppe Adresse werden Adressnummer, Anschrift, Postfach, Telefonnummer, Sprache, E-Mailadresse und Website der Adresse angezeigt.

In der Gruppe Kontaktperson werden Nummer, Vorname und Name sowie Telefonnummer und 2 der Kontaktperson angezeigt.

Mit Klick auf den Button <Weiter> wird der Adress-Assistent geschlossen und die Adresse im Workspace 11000 Adresse bearbeiten geöffnet.

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