98350 Freigabe-Management

Das Freigabe-Management bildet den allgemeinen Freigabeprozess ab, in dem Freigaben papierlos und ohne Medienbruch unterstützt und dokumentiert werden können. Eine fehlende Freigabe kann eine vorgesehene Verarbeitung bzw. Bearbeitung blockieren.
Voraussetzungen für den Einsatz vom Freigabe-Management:
  • Lizenz: Lizenz-Option Freigabe-Mgmt. Stammdaten/Übriges und/oder Freigabe-Mgmt. Dokumente
  • Konfiguration im BC 98350 Freigabe-Management

               
Wichtige BCs für das Freigabe-Management:
Im BC 11420 Freigabe-Cockpit können Sie die offenen Freigabe-Anträge einsehen und bewirtschaften.
Im BC 11421 Freigabe-Prozess-Antrag einzeln bearbeiten können Sie einen Freigabe-Prozess-Antrag einzeln bearbeiten.
Im BC 84350 Freigabe-Anträge können Sie Freigabe-Anträge direkt für das entsprechende BO bearbeiten.

               
Notiz
Notiz
Ist ein BO-Typ für das Freigabe-Management freigeschaltet, wird der Freigabestatus des aktiven BO im jeweiligen BC angezeigt. Durch Klicken auf den Freigabestatus öffnet sich das BC 84351 Freigabe-Management, in welchem die Vorgaben zum Freigabe-BO angezeigt werden.
Möchten Sie das Freigabe-Management einsetzen oder weitere Informationen dazu erhalten, wenden Sie sich bitte an Ihren Opacc ERP Projektleiter.

               

               
In diesem BC haben Sie die Möglichkeit, die Konfigurationen für das Freigabe-Management vorzunehmen.
Das BC kann via OpaccOXAS Studio > Mandant > Einrichten OXAS > Allgemein oder via Schnellzugriff geöffnet werden.

Buttons

Mit dem Button Speichern werden Ihre Eingaben gespeichert.

Buttons

Mit dem Button Clear werden alle Eingabe- und Anzeigeattribute geleert.
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BO-Typ

Freigabe-BoTyp
Hier stehen Ihnen die im TreePanel: BO-Typen aktivierten BO-Typen zur Auswahl.
BO-Liste
In dieser BO-Liste werden alle bereits definierten Freigaberichtlinien des entsprechenden BO-Typs angezeigt. Die BO-Liste verweist auf das BO Freigaberichtlinie (ApprovalPolicy).
In der Standardvorlage werden Attribute des Haupt-BOs angezeigt.
Die BO-Liste können Sie nach Ihren Wünschen gestalten. Detaillierte Informationen zum Bearbeiten einer BO-Liste finden Sie unter BO-Liste.

               

Allgemein

Policynummer
Die Policynummer können Sie bei der Erfassung einer Freigaberichtlinie frei vergeben. Nach der Erfassung kann die Policynummer nicht mehr geändert werden.
Notiz
Notiz
Um Ihnen das Erfassen von neuen Freigaberichtlinien zu erleichtern, wird beim Klick auf den Button Neu die Policynummer berechnet und vorgeschlagen.
Version
Hier sehen Sie die jeweilige Versionsnummer der entsprechenden Freigaberichtlinie. Dieses Attribut wird automatisch berechnet und ist deshalb read only.
Notiz
Notiz
Wenn Sie die Checkbox Vorlage aktivieren, wird die Versionsnummer automatisch auf 0 gesetzt.
Datensprache
Hier können Sie die Datensprache auswählen und in der gewünschten Sprache die beiden Attribute Bezeichnung und Beschreibung befüllen.
Bezeichnung
Hier erfassen Sie die Bezeichnung der Freigaberichtlinie.
Beschreibung
Hier erfassen Sie die Beschreibung der Freigaberichtlinie.
Priorität
Hier können Sie pro Freigaberichtlinie eine eigene Priorität vergeben und in dieser Reihenfolge erfolgt dann die Aktivierung. Wenn keine Priorität erfasst wird, wird das Attribut standardmässig mit dem Wert 1 befüllt.
Je tiefer der erfasste Wert ist, desto höher ist die Priorität der Freigaberichtlinie. Das heisst Priorität = 1 hat die höchste Priorität.
Eigentümer
Hier erfassen Sie den Eigentümer der Freigaberichtlinie.
Supervisor
Hier erfassen Sie den Supervisor der Freigaberichtlinie. Dieses Attribut müssen Sie zwingend erfassen. Auf den Regeln haben Sie dann die Möglichkeit, im Attribut Ermittlung Prüfer den Wert 90 - Supervisor zu erfassen und dann wird der auf der Freigaberichtlinie erfasste Supervisor als Prüfer ermittelt.
Sub-BoTyp aktiv
Mit dieser Checkbox können Sie steuern, ob der Sub-BoTyp aktiviert bzw. deaktiviert sein soll. Diese Einstellung ist für die Erfassung der Aktivierung und für die Erfassung der Regeln relevant.
Freigabe-Sub-BoTyp
Dieses Attribut ist read only und wird automatisch berechnet, sobald die Checkbox Sub-BoTyp aktiv aktiviert wird.
Status Policyversion
Hier können Sie den Status der Freigaberichtlinie erfassen. Folgende Einträge stehen zur Auswahl:
  • 0 - Offen
  • 1 - Aktiv
  • 2 - Archiviert
Nur wenn der Status 0 - Offen ist, kann die Freigaberichtlinie mutiert werden.
Vorlage
Mit dieser Checkbox können Sie festlegen, ob eine Freigaberichtlinie als Vorlage zum Kopieren dienen soll. Die Checkbox kann lediglich auf Freigaberichtlinien mit alleinstehender und offener Version = 1 erfasst und mutiert werden.
Sobald die Checkbox aktiviert wird, wird das Attribut Version automatisch auf 0 gesetzt.

Aktivierung

Die nachfolgenden Attribute stehen in dreifacher Ausführung zur Verfügung:
Attribut
Hier können Sie Attribute definieren, welche steuern, wann die Freigaberichtlinie aktiviert wird. So können Sie beispielsweise beim BO-Typ PurDoc definieren, dass das Attribut PurDoc.PurProcLevelCd = 4 sein muss, damit die Freigaberichtlinie wirksam wird.
Notiz
Notiz
Die möglichen Attribute zur Aktivierung sind in der Tabelle Übersicht BO-Typen beim entsprechenden BO-Typ in der Spalte Policy-Activation zu finden.
Operator
Hier erfassen Sie den entsprechenden Operator. Zur Verfügung stehen:
  • contains
  • matches
  • <
  • <=
  • =
  • >=
  • >
  • <>
Wert
Hier erfassen Sie den entsprechenden Wert, welcher beeinflusst, wann die Freigaberichtlinie wirksam wird.
Notiz
Notiz
Bitte beachten Sie, dass Sie die Werte immer als gültige Wert-Literale erfassen.
Beispiel BO-Typ PurDoc
Attribut: PurDoc.ShortCut
Operator: =
Wert: "Z"

Eigenschaften

Die nachfolgenden Attribute dienen als Information und stehen deshalb read only zur Verfügung.
Ersteller
Hier wird derjenige Mitarbeiter angezeigt, welcher die Freigaberichtlinie erstellt hat.
Erstelldatum
Hier wird das Erstelldatum mit Uhrzeit angezeigt, wann die Freigaberichtlinie erstellt wurde.
Änd. Mitarbeiter
Hier wird derjenige Mitarbeiter angezeigt, welcher die letzte Änderung an der Freigaberichtlinie vorgenommen hat.
Änderungsdatum
Hier wird das Änderungsdatum mit Uhrzeit angezeigt, wann die letzte Änderung an der Freigaberichtlinie vorgenommen wurde.

Buttons

Mit dem Button Neue Version... können Sie eine neue Version der Freigaberichtlinie erfassen. Bei einer neuen Version haben Sie die Möglichkeit, Änderungen vorzunehmen, da diese automatisch mit dem Attribut Status Policyversion = 0 Offen erfasst wird. Wenn Sie bei der neuen Version den Status Policyversion auf 1 - Aktiv ändern, wird auf der vorherigen Version automatisch der Status Policyversion auf 2 - Archiviert angepasst.
Wenn bei der Freigaberichtlinie das Attribut Vorlage aktiviert ist, wird der Button passiv angezeigt.
Mit dem Button Policy kopieren... öffnet sich der Kopier-Dialog, mit welchem Sie eine bestehende Freigaberichtlinie kopieren können.

Allgemein

Position
Hier erfassen Sie eine Positionsnummer für die Regel.
Datensprache
Hier können Sie die Datensprache auswählen und in der gewünschten Sprache das Attribut Name befüllen.
Name
Hier erfassen Sie den Namen der Regel.
Sequenz
Hier erfassen Sie eine Sequenznummer, welche dann auf den Freigabe-Antrag übernommen wird. Dieses Attribut dient zur Steuerung der Reihenfolge, in welcher die Freigabe erfolgen soll.
Sub-BoTyp
Dieses Attribut können Sie aktivieren, wenn auf der Freigaberichtlinie das gleichnamige Attribut aktiv ist.
Wenn Sie die Checkbox aktivieren, haben Sie anschliessend die Möglichkeit, bei den Auswahl- und Prüfattributen die Attribute des Sub-BoTyps zu erfassen.

Steuerung

Ermittlung Prüfer
Hier können Sie die Art bestimmen, wie der Prüfer ermittelt wird. Es steht Ihnen, abhängig vom Freigabe-BoTyp, eine angepasste Auswahl zur Verfügung:
  • 0 - Fix
  • 10 - Mitarbeiter 1 gemäss BO-Typ
  • 11 - Vorgesetzter Mitarbeiter 1
  • 20 - Mitarbeiter 2 gemäss BO-Typ
  • 21 - Vorgesetzter Mitarbeiter 2
  • 30 - Mitarbeiter 3 gemäss BO-Typ
  • 31 - Vorgesetzter Mitarbeiter 3
  • 40 - Mitarbeiter via Kostenstelle
  • 41 - Vorgesetzter Mitarbeiter Kostenstelle
  • 50 - Mitarbeiter via Vertrag
  • 51 - Vorgesetzter Mitarbeiter Vertrag
  • 60 - Mitarbeiter via Projekt
  • 61 - Vorgesetzter Mitarbeiter Projekt
  • 80 - Freigabekompetenz
  • 90 - Supervisor
Eine Übersicht, bei welchem BO-Typ welche Auswahl zur Verfügung steht, finden Sie beim entsprechenden Bo-Typ in der Spalte "Approval-Employee" der Tabelle Übersicht BO-Typen oder detailliert im Dokument Herleitung_Pruefer.
Prüfer
Wenn im Attribut Ermittlung Prüfer der Wert 0 - Fix eingestellt ist, können Sie hier einen fixen Mitarbeiter als Prüfer erfassen.
Status Stellvertreter Prüfer
Hier können Sie einstellen, ob und wie der Stellvertreter als Prüfer wirksam wird. Folgende Auswahl steht zur Verfügung:
  • 0 Inaktiv
    Mit dieser Einstellung wird der Stellvertreter nie als Prüfer ermittelt.
  • 10 In Stellvertreter-Zeitraum
    Mit dieser Einstellung wird der Stellvertreter zum definierten Zeitraum als Prüfer ermittelt.
  • 20 Immer
    Mit dieser Einstellung wird immer der Stellvertreter als Prüfer ermittelt.
Den Stellvertreter und einen allfälligen Zeitraum (Start- und Enddatum Stellvertretung) hinterlegen sie auf der Mitarbeiteradresse in BC 11401 Mitarbeiter-Zusätze > Tab: Freigabe-Management > Gruppe: Allgemein.
Freigabekompetenz
Wenn im Attribut Ermittlung Prüfer der Wert 80 - Freigabekompetenz eingestellt ist, können Sie hier die entsprechende Freigabekompetenz erfassen.
Auto-Freigabe Antragsteller
Wenn Sie diese Checkbox aktivieren, werden die Freigabe-Anträge automatisch freigegeben, wenn der Prüfer und der Antragsteller identisch sind.
Delegation zulässig
Mit dieser Checkbox können Sie steuern, ob das Delegieren zugelassen ist.
Vorgesetzter darf freigeben
Mit dieser Checkbox können Sie steuern, ob der beim Prüfer im BC 11401 Mitarbeiter-Zusätze hinterlegte Vorgesetzte Freigabe-Anträge freigeben darf.
Freigabefrist in Tagen
Hier können Sie die Freigabefrist des Freigabe-Antrages in Tagen definieren.
Freigabefrist in Stunden
Hier können Sie die Freigabefrist des Freigabe-Antrages in Stunden definieren.
Empfänger Rückweisung
Hier können Sie den Empfänger definieren, welcher die Rückweisung eines Freigabe-Antrages empfängt. Folgende Auswahl steht zur Verfügung:
  • 0 - Supervisor
  • 1 - Antragsteller
Achtung
Achtung
Beachten Sie, dass eine Rückweisung und ein Widerruf nicht identisch sind.
Eine Rückweisung erfolgt beispielsweise bei einer Vier-Augen-Prüfung, wenn der erste Freigabe-Antrag durch den ersten Prüfer bereits freigegeben wurde und dann der zweite Prüfer feststellt, dass die Freigabe nicht hätte erfolgen dürfen. Dieser kann dann den ersten Freigabe-Antrag mit einem entsprechenden Rückweisungscode zurückweisen.
Ein Widerruf erfolgt beispielsweise, wenn ein Freigabe-Antrag freigegeben wurde und anschliessend ein Prüfattribut auf einem BO geändert wird. In diesem Fall erfolgt ein Widerruf, wenn die Freigabe erneut geprüft und erkannt wird, dass sich das Prüfattribut seit der letzten Freigabe geändert hat. Der Widerruf erfolgt dabei in der Regel automatisch. Im BC 84350 Freigabe-Anträge ist im Attribut Prüfstatus der Grund für den Widerruf ersichtlich.
Rückweisungscode zwingend
Hier können Sie definieren, ob bei einer Rückweisung zwingend ein Rückweisungscode erfasst werden muss.

Auswahlattribute

Die nachfolgenden Attribute stehen in dreifacher Ausführung zur Verfügung:
Attribut
Hier definieren Sie das Attribut, mit welchem die zu prüfenden BOs bzw. Sub-BOs ausgewählt werden.
Operator
Hier erfassen Sie den entsprechenden Operator. Zur Verfügung stehen:
  • contains
  • matches
  • <
  • <=
  • =
  • >=
  • >
  • <>
Wert
Hier erfassen Sie den entsprechenden Wert, welcher beeinflusst, wann die Auswahl wirksam wird.
Selektion aktiv
Dieses Attribut müssen Sie aktivieren, sobald Sie ein Auswahlattribut erfassen. Wenn die Checkbox deaktiviert ist, wird immer ein Freigabe-Antrag erstellt, unabhängig davon, ob Auswahlattribute definiert sind.
Gruppierung aktiv
Mit dieser Checkbox haben Sie die Möglichkeit, die Gruppierung mehrerer Sub-BOs auf einem Freigabe-Antrag zu steuern. Wenn die Checkbox aktiv ist, können Sie ein Gruppierungsattribut definieren.
Notiz
Notiz
Damit eine Gruppierung funktioniert, muss das Gruppierungsattribut zwingend vorgängig als Auswahlattribut erfasst werden. Weiter müssen die entsprechenden Prüfattribute in der Spalte Gruppierung auf die Einstellung Summe gestellt werden.

Eigenschaften

Die nachfolgenden Attribute dienen als Information und stehen deshalb read only zur Verfügung.
Ersteller
Hier wird derjenige Mitarbeiter angezeigt, welcher die Regel erstellt hat.
Erstelldatum
Hier wird das Erstelldatum mit Uhrzeit angezeigt, wann die Regel erstellt wurde.
Änd. Mitarbeiter
Hier wird derjenige Mitarbeiter angezeigt, welcher die letzte Änderung an der Regel vorgenommen hat.
Änderungsdatum
Hier wird das Änderungsdatum mit Uhrzeit angezeigt, wann die letzte Änderung an der Regel vorgenommen wurde.

Prüfattribute

Die nachfolgenden Attribute stehen in zehnfacher Ausführung zur Verfügung:
Attribut
Hier definieren Sie das Attribut, welches bei den ausgewählten BOs bzw. Sub-BOs geprüft wird.
Validierung
Hier erfassen Sie die Validierung, welche vorgenommen werden muss. Folgende Auswahl steht zur Verfügung:
  • Manuell
    Mit dieser Validierung ist eine manuelle Freigabe notwendig
  • Exakt
  • Kleiner gleich
  • Grösser gleich
Wert
Hier erfassen Sie den entsprechenden Wert, welcher beeinflusst, wann eine Prüfung erfolgen muss.
Toleranz
Hier können Sie einen Toleranzwert in % erfassen. Für die Berechnungen der Toleranzen gilt Folgendes:
  • Validierung Manuell: Berechnung der +/- Toleranz
  • Validierung Exakt: Berechnung der +/- Toleranz
  • Validierung Kleiner gleich: Maximal möglicher Wert = Aktueller Wert auf Vordokument / 100 * (100 + definierte Toleranz)
  • Validierung Grösser gleich: Minimal möglicher Wert = Aktueller Wert auf Vordokument / 100 * (100 - definierte Toleranz)
Beispiel
Konfiguration auf der Regel: Validierung: Kleiner gleich, Wert: 50, Toleranz: 10
Vordokument-Wert: 48 (Vordokument wurde automatisch freigegeben, da Wert kleiner 50.0)
Wert auf aktuellem Dokument: 52
Berechnung maximal möglicher Wert: 48 / 100 * (100 + 10) = 52.8
Ergebnis:
Der Vergleich ohne Berücksichtigung der Toleranz wäre mit dem Wert auf dem aktuellen Dokument von 52 über dem Wert von 50. Die Freigabe aufgrund des Vordokumentes wird nicht erteilt.
Der Vergleich unter Berücksichtigung der Toleranz von 10 ist korrekt, da der Wert auf dem aktuellen Dokument mit 52 unter dem maximal möglichen Wert von 52.8 liegt. Die Freigabe aufgrund des Vordokumentes wird erteilt.
Gruppierung
Dieses Attribut ist aktiv, wenn die Checkbox Gruppierung aktiv auf der Registerkarte Allgemein aktiviert ist. Folgende Auswahl steht zur Verfügung:
  • Einzeln
  • Summe
Ist die Checkbox nicht aktiviert, wird das Attribut read only angezeigt.
Vorab-Freigabe Priorität 1 bis 3
Mit diesen Attributen kann eine Freigabe basierend auf dem Vordokument eingerichtet werden. Diese Attribute sind lediglich beim BO-Typ PurDoc und SalDoc aktiv.
Folgende Auswahl steht beim BO-Typ PurDoc zur Verfügung:
  • 0 - Inaktiv
  • 10 - Wareneingangsschein
  • 11 - Bestellung
Folgende Auswahl steht beim BO-Typ SalDoc zur Verfügung:
  • 0 - Inaktiv
  • 20 - Vordokument
  • 21 - Basisdokument
  • 22 - Auftragsbasisdokument
Notiz
Notiz
Eine Freigabe aufgrund eines Vordokumentes ist nur möglich, wenn die Freigabe des Vordokumentes ebenfalls aufgrund derselben Freigabe-Regel (ApprovalPolicyRule) erfolgt ist.
Es darf nur ein einziges Vordokument geben, es muss allerdings nicht das direkte Vordokument sein.
Bedingung: Der Freigabe-Status von Dokumenten, die sich dazwischen befinden, muss 50 - Genehmigt oder 51 - Keine Genehmigung notwendig sein.
Beispiel
Vorab-Freigabe Priorität 1 = 11 - Bestellung
Freigabe-Prüfung auf LRE via Vor-Vordokument
BE hat Freigabe-Status (SalDoc.ApprovalStateCd) = 50 - Genehmigt
WES hat Freigabe-Status (SalDoc.ApprovalStateCd) = 50 - Genehmigt oder 51 - Keine Genehmigung notwendig
Ergebnis: Die Freigabe-Prüfung auf der LRE ist erfolgreich, da der WES den Freigabe-Status = 50 - Genehmigt hat und das Vor-Vordokument BE freigegeben ist.

               
Freigabe-Prüfung auf LRE via Vor-Vordokument
BE hat Freigabe-Status (SalDoc.ApprovalStateCd) = 50 - Genehmigt
WES hat Freigabe-Status (SalDoc.ApprovalStateCd) = 10 - Angefordert
Ergebnis: Die Freigabe-Prüfung auf der LRE ist nicht erfolgreich, da der WES dazwischen nicht Freigabe-Status = 50 - Genehmigt oder 51 - Keine Genehmigung notwendig hat.
Automatische Prüfung
Wenn Sie diese Checkbox aktivieren, erfolgt die Prüfung des Freigabe-Antrages für diese Regel automatisch.

Buttons

Mit dem Button Freigabe Cockpit... öffnen Sie das BC 11420 Freigabe-Cockpit.

            
Mit dem Button Neu erstellen Sie ein neues BO.
Mit dem Button Speichern werden Ihre Eingaben gespeichert.
Mit dem Button Löschen wird das aktive BO gelöscht.