61100 Undo

In diesem BC können Sie ein Einkaufsdokument in Abhängigkeit von seinem Ausgangsstatus und seiner Stellung innerhalb der Dokumentkette zurücksetzen oder Einkaufspositionen (manuell) erledigen. Ein Dokument kann mit Undo jeweils in seinen "Vorgänger"-Status zurückgesetzt werden. Hat das Dokument, für welches das Undo durchgeführt werden soll, noch Folgedokumente, muss das Undo zuerst für die Folgedokumente durchgeführt werden.

Beim Undo-Setzen einer Einkaufsrechnung oder Gutschrift wird der GD (Gleitender Durchschnittspreis) nach einer vorgegebenen Logik neu berechnet. Eine detaillierte Beschreibung inklusive Beispiel finden Sie unter Berechnung des GD bei Undo.

Grundregeln für die Undo-Funktionen:

Ein Dokument mit dem Status provisorisch kann bis auf die unter Besonderheiten beschriebenen Abweichungen immer gelöscht werden.
Ein Dokument mit dem Status definitiv oder erledigt kann nur dann auf provisorisch gesetzt werden, wenn es keine Folgedokumente hat. Rechnungen oder Gutschriften können nur Undo gesetzt werden, wenn diese noch nicht an die Finanzbuchhaltung übergeben worden sind.
Ein Dokument mit dem Status definitiv oder erledigt das mit einer Lagerbuchung verknüpft ist und dessen Dokumentdatum in einem abgeschlossenen Buchungsjahr liegt, kann nicht mehr auf provisorisch gesetzt oder gelöscht werden.
Ein Dokument mit dem Status definitiv kann erledigt werden, wenn es offene Positionen, d.h. nicht gelieferte oder fakturierte Positionen enthält. Dabei kann gewählt werden, ob alle oder nur bestimmte Positionen erledigt werden sollen.
Verlinkte Vor-Plan-Transaktionen (Warehouse) werden beim manuellen Erledigen von Einkaufspositionen einer BE (Bestellung) automatisch gelöscht.

Ausnahmen von den Grundregeln

Die einzelnen Undo-Funktionen können für bestimmte Dokumentarten (BC 96220 Dokument-Eigenschaften) und/oder einzelne Benutzergruppen gesperrt werden

Undo von Lager-buchenden Dokumenten mit Dokumentdatum aus dem aktuellen Buchungsjahr

Die Stornobuchung (siehe Lager/Kontoauszug) erhält das Belegdatum der stornierten Buchung.

Undo von Dokumenten, die Lager buchen und aus dem noch nicht abgeschlossenen Vorjahr stammen

Ist das Vorjahr (Buchungsjahr) noch offen und wird ein Dokument, welches Lager bucht und aus dem Vorjahr stammt, storniert, erhält die Stornobuchung neu das Belegdatum der stornierten Buchung.

Undo-Regeln für Einkaufsdokumente mit verknüpften Verkaufspositionen

Einkaufsdokumente, deren Positionen mit Verkaufspositionen verknüpft sind, können entsprechend der Grundregeln UNDO gesetzt werden.
Wurde eine Position im Verkaufsdokument erledigt und ist das Einkaufsdokument noch provisorisch, kann das Einkaufsdokument nur gelöscht werden.

Einkaufsdokument

Im Header wird das aktive Dokument angezeigt.

Beim Aufruf des BC aus dem OpaccERP Explorer ist der Header leer und das gewünschte Dokument muss zuerst aktiviert werden. Die Suche kann über die Attribute Dokumentstufe und Dokumentnummer erfolgen.

Die Undo-Funktion kann direkt auf der Registerkarte Undo ausgewählt und in der Gruppe UNDO / Drucken mit dem Button <Ok> ausgelöst werden. Dann gelten die im OXAS Studio für die Dokumentart definierten Undo-Vorgaben.

Bei Bedarf können Sie vor dem Ausführen der Undo-Funktion die Einstellungen auf den Registerkarten Drucken, und Verarbeitungspool bearbeiten. Beispielsweise Subdokumente aktivieren oder deaktivieren oder einen bestimmten Pool für das Ausführen der Undo-Funktion auswählen.

Undo

Auf dieser Registerkarte werden Ihnen die für das aktive Dokument verfügbaren Undo-Funktionen aktiv dargestellt und sie können den Radio-Button der gewünschten Funktion aktivieren.

Erledigen

Diese Funktion ist auf Dokumenten der Stufen VOR, BE und WES mit dem Status "definitiv" aktiv. Bei definitiven Dokumenten, die noch Folgedokumente haben, ist dies die einzige Undo-Möglichkeit.

Die Funktion (Manuell-) Erledigen können Sie bei allen Dokumenten Stufen VOR, BE und WES mit dem Dokumentstatus "definitiv" ausführen, die noch offene Positionen haben. Dies sind bei Anfragen, diejenigen Positionen, die noch nicht in eine Bestellung übernommen wurden. Bei Bestellungen sind es diejenigen Positionen, die noch nicht oder nicht vollständig geliefert wurden. Bei Wareneingangsscheinen sind es diejenigen Positionen, die noch nicht oder nicht vollständig verrechnet wurden. Nach Ausführen des Undo erhält das Dokument Status "erledigt".

Wenn Sie nur einzelne Positionen manuell erledigen möchten, öffnen Sie mit dem Button <Einzelne Positionen erledigen...> das BC 99065 Manuell Erledigen.
Löschen

Diese Funktion können Sie bei allen Dokumenten ausführen, ausser bei Rechnungen und Gutschriften, die bereits an die Kreditorenbuchhaltung übergeben wurden. Das Dokument wird vollständig gelöscht.
Status auf provisorisch

Diese Funktion können Sie bei allen definitiven und erledigten Dokumenten ausführen, ausser bei Rechnungen und Gutschriften, die bereits an die Kreditorenbuchhaltung übergeben wurden.

Drucken

Auf dieser Registerkarte werden die Subdokumente des Dokuments angezeigt, für welches der Undo ausgeführt werden soll. Es ist möglich vor dem Undo mehrere Subdokumente auszuführen.

Subdokumente

Ob ein Subdokument bei der gewählten Undo-Funktion aktiv oder passiv ist, richtet sich nach der Definition im OXAS Studio BC 96206 Subdokument abarbeiten (Aufruf mit Button Subdokumente im BC 96220 Dokument-Eigenschaften, Navigationsbereich: Do/Undo - Undo).

Mit der <Leertaste> kann ein Subdokument aktiviert oder deaktiviert werden. Aktivierte Subdokumente sind ganz links mit einem Rautensymbol gekennzeichnet.

Mit dem Button <Bearbeiten> können Sie das BC 99061 Subdokumente bearbeiten öffnen, wo Sie die Voreinstellungen für die Verarbeitung bzw. den Ausdruck des Subdokumentes ansehen und teilweise verändern können.

Verarbeitungspool

Diese Registerkarte ist nur dann aktiv, wenn in der Gruppe Undo/Drucken der Radio-Button im Attribut Über Verarbeitungspool steht.

Suchen /Bearbeiten / Info

Den gewünschten Verarbeitungspool können Sie aus der Verarbeitungspool-Liste auswählen. Sind im Pool freie Attribute definiert, können Sie diese bearbeiten. Zusätzlich wird Ihnen angezeigt, wann und von welchem Mitarbeiter der Pool angelegt und zuletzt bearbeitet wurde und wie viele Einträge der Pool enthält.

Berechnung des GD bei UNDO

Nachfolgend ein Beispiel der implementierten Logik. Beachten Sie, dass der Unterschied zwischen provisorischer und definitiver Bewertung absichtlich so gross gewählt wurde, damit das Beispiel anschaulicher ist.

Beispiel

WES 1: 10 Stk. à 100.00 = 1'000.00 (provisorische Wertbuchung)

WES 2: 20 Stk. à 220.00 = 4'400.00 (provisorische Wertbuchung)

=> Artikelbewertung GD: 30 Stk. à 180.00 = 5'400.00 (Lagerwert)

Nun erfolgt ein Lagerausgang von 5 Stk. durch einen Verkauf.

=> Artikelbewertung GD: 25 Stk. à 180.00 = 4'500.00 (Lagerwert)

Jetzt wird der WES 1 in eine RE vererbt.

Dabei wird der Betrag angepasst, was eine Veränderung des Lagerwertes durch diese definitive Wertbuchung zur Folge hat.

WES 1 -> RE 1: 10 Stk. à 1'000.00 = 10'000.00 (definitive Wertbuchung)

Da beim ersten Vererben des WES in die RE die provisorische Wertbuchung noch vorhanden ist, wird der GD folgendermassen berechnet:

Bestand x Warenwert + (definitive Wertbuchung - provisorische Wertbuchung) / Bestand

25 x 180.00 + (10'000.00 - 1'000.00) / 25 = 540.000

=> Artikelbewertung GD: 25 Stk. à 540.00 = 13'500.00 (Lagerwert)

Die RE 1 wurde falsch erfasst, muss korrigiert werden und wird deshalb UNDO gesetzt.

Beim UNDO ist es nun so, dass der zu stornierende Wert vom bestehenden Lagerwert subtrahiert wird.

Die ursprüngliche provisorische Wertbuchung ist jedoch nicht mehr reproduzierbar und kann deshalb auch nicht berücksichtigt werden.

Der reduzierte Lagerwert wird auf einen fiktiven Bestand verteilt.

Dieser fiktive Bestand berechnet sich aus dem Lagerbestand minus der Menge welche UNDO gebucht wird.

(Bestand x Warenwert - definitive Wertbuchung) / (Bestand - Menge der Buchung)

(25 x 540.00 - 10'000.00) / (25 - 10) = 233.33

=> Artikelbewertung GD: 25 Stk. à 233.33 = 5'833.33 (Lagerwert)

Der o. g. Lagerwert ergibt sich, da 10 Stk. welche zurzeit nicht definitiv bewertet sind, zum selben Preis bewertet wie die "fiktiven" 15 Stk. "Restbestand".

Dieser Umstand ist durch möglichst rasches Neuverbuchen der RE 1 zu korrigieren!

Die RE 1 wird neu verbucht.

10 Stk. à 1'200.00 = 12'000.00 (definitive Wertbuchung)

Bei der Neuverbuchen kann aber nicht mehr auf die ursprüngliche provisorische Wertbuchung zurückgegriffen werden.

Deshalb wird nun zuerst ein Lagerwert mit 15 Stk. berechnet. (15 Stk. deshalb, weil nur 10 Stk. mit der RE definitiv bewertet werden.)

Zu diesem Lagerwert wird die neue Wertbuchung addiert und das Total durch den Bestand dividiert:

Bewerteter Bestand x Warenwert + definitive Wertbuchung / Bestand

15 x 233.33 + 12'000.00 / 25 = 620.00

=> Artikelbewertung GD: 25 Stk. à 620.00 = 15'500.00 (Lagerwert)

Erst jetzt wird der WES 2 in eine RE vererbt.

WES 2 -> RE 2: 20 Stk. à 800.00 = 16'000.00 (definitive Wertbuchung)

Hier steht nun die ursprüngliche provisorische Wertbuchung noch zur Verfügung. Deshalb wird der GD folgendermassen berechnet: