98251 Jahreswechsel

Damit ab dem ersten Tag des neuen Geschäftsjahres Lagerbuchungen erstellt werden können, muss das neue Jahr als Buchungsjahr eröffnet werden. Falls Ihr Geschäftsjahr mit dem Kalenderjahr übereinstimmt, beginnt es am 01. Januar. Falls Ihr Geschäftsjahr nicht mit dem Kalenderjahr übereinstimmt, beginnt es am ersten Tag des entsprechenden Monats. (z.B. 01. September)

VORSICHT

Erstellen Sie vor der Durchführung des Jahreswechsels eine komplette Datensicherung. (SQL-Dump und insyde-Verzeichnis)

Wichtig

Der Jahreswechsel kann nur von einem Benutzer mit Administratorrechten durchgeführt werden

Buchungsjahr

Hier werden Informationen zum aktiven Buchungsjahr angezeigt.

Notiz

Solange das Vorjahr nicht abgeschlossen worden ist, kann kein neues Buchungsjahr eröffnet werden.

Laufendes Buchungsjahr

Zeigt als Information die Jahrzahl des aktuell laufenden Buchungsjahres.

Vorjahr abgeschlossen

Zeigt als Information (Checkbox) ob das Vorjahr bereits abgeschlossen worden ist.

Jahreswechsel

Bei der Eröffnung eines neuen Buchungs-/Geschäftsjahres werden automatisch die Endbestände des Vorjahres als Anfangsbestände des neuen Jahres übernommen. Sind beide Jahre offen, kann parallel in beiden Jahren gebucht und der Übertrag beliebig oft provisorisch vorgenommen werden. Beim definitiven Abschluss des Vorjahres, werden die Bestände definitiv übernommen. Danach sind Buchungen im Vorjahr nicht mehr möglich.

Jahreswechsel ohne Warehouse-Lizenz

Wenn Sie ohne Warehouse arbeiten, sollten Sie den Jahresabschluss im alten Jahr so spät wie möglich und so früh wie nötig durchführen. Sie sind aber an kein bestimmtes Datum gebunden.

Jahreswechsel mit Warehouse-Lizenz

Wenn Sie Warehouse (aktive Warehouse-Lizenz in BC 98215) einsetzen, dürfen Sie den Jahreswechsel erst dann durchführen, wenn keine Warehouse-Transaktionen mehr verbucht werden müssen. Das bedeutet in der Praxis, dass der Jahreswechsel erst nach Abschluss aller Arbeiten im Warehouse durchgeführt werden darf.

Der Grund für diese Einschränkung ist, dass die Bestandesprüfungen für das Erstellen von Zuweisungen bereits im aktuellen (neu eröffneten) Buchungsjahr erfolgen, die Bestände (z.B. im Rahmen einer Auslagerung) aber ins (noch offene) Vorjahr gebucht werden. Diese Einschränkung lässt sich auch durch das direkte Abschliessen des Vorjahres nicht umgehen, da in diesem Fall die Bestände (z.B. im Rahmen einer Auslagerung) nicht mehr in das Vorjahr gebucht werden können. Dieser Umstand ist so lange gegeben, wie das aktuelle Tagesdatum, zu welchem Warehouse-Transaktionen gebucht werden, noch im Vorjahr liegt.

Zusätzlich gelten für das Durchführen des Jahreswechsels mit aktiver Warehouse-Lizenz folgende Bedingungen:

Nur ein Benutzer, der der Administratorengruppe 20 angehört, ist berechtigt den Jahreswechsel durchzuführen. Der Installations-Administrator (Benutzer -2) kann den Jahreswechsel nicht durchführen.
Der Jahreswechsel kann frühestens am letzten Kalendertag des laufenden Buchungsjahres durchgeführt werden.

Wird der Jahreswechsel am letzten Kalendertag des laufenden Buchungsjahres durchgeführt, wird ein Dialog angezeigt, in dem der angemeldete Mitarbeiter ausgewählt werden muss. Damit wird das "vorzeitige" Eröffnen des Buchungsjahres bestätigt. Zusätzlich erhalten Sie folgende Warnung: "Sie führen den Jahreswechsel vor Ablauf des aktiven Buchungsjahres durch. Beachten Sie, dass der Jahreswechsel erst dann durchgeführt werden darf, wenn keine Warehouse-Transaktionen mehr verbucht werden müssen. Detailinformationen entnehmen Sie bitte den Manuals (Jahreswechsel)."

Notiz

Wenn Sie versuchen, den Jahreswechsel auf einer Installation mit aktiver Warehouse-Lizenz vor dem letzten Kalendertag des laufenden Geschäftsjahres durchzuführen, erhalten Sie den Hinweis, dass das Durchführen des Jahreswechsels mit aktivem Warehouse frühestens am letzten Kalendertag des laufenden Buchungsjahres möglich ist. Zusätzlich erhalten Sie einen Verweis auf die Manuals (Jahreswechsel) für detaillierte Informationen.

Neues Jahr eröffnen - Bestände vom alten Jahr provisorisch übernehmen

Das ist die einzige Verarbeitung, die Sie beim Geschäftsjahres-Wechsel systembedingt ausführen müssen. Ohne Jahreswechsel können Sie im neuen Buchungs-/Geschäftsjahr keine Lagerbuchungen erfassen.

Wichtig

Bei der provisorischen Übernahme werden die Endbestände des Vorjahres als Anfangsbestände übernommen. Werden anschliessend im Vorjahr Buchungen durchgeführt, wird der neue Endbestand nicht automatisch auf den Anfangsbestand übertragen.

Die Lagerbestände im neu eröffneten Jahr sind deshalb nach Buchungen im Vorjahr nicht mehr aktuell. Lagercheck, Bestellvorschläge etc. setzen in solchen Fällen auf falsche Lagerbestände auf. Um die Anfangsbestände zu aktualisieren, müssen Sie die provisorische Übernahme erneut starten.

Während dieser Verarbeitung darf in OpaccERP nicht gearbeitet werden!

Voraussetzung

Das Vorjahr muss definitiv abgeschlossen sein.

Dauer

Je nach Anzahl Artikel und Lagerorte dauert diese Verarbeitung sehr lange. Lagerorte ohne Bestände werden bei der Verarbeitung nicht berücksichtigt.

Tipp

Notieren sie sich die Verarbeitungsdauer. Dann verfügen sie für den nächsten Jahreswechsel über einen Richtwert.

Vorgehen bei Abbruch der Verarbeitung

Bei Hängern oder Endlosschleife sollte die Verbindung der Arbeitsstation vom Server her gelöscht werden.

Wir empfehlen in diesen Fällen, die Verarbeitung direkt auf dem Datenbankserver nochmals zu starten.

Vorjahr noch offen - Bestände zum aktuellen Jahr provisorisch übernehmen

Diese Verarbeitung können Sie solange durchführen, wie das Vorjahr noch nicht endgültig übernommen und abgeschlossen wurde.

Wichtig

Ab Version v16.30 gilt:

Bei Buchungen ins Vorjahr oder Stornierungen von Buchungen aus dem Vorjahr werden die Bestände und Bewertungen vom Vorjahr und vom aktuellen Jahr automatisch nachgeführt. Eine provisorische Bestandsübernahme nach einer Buchung in ein offenes Vorjahr ist nicht (mehr) nötig.

Dauer

Je nach Anzahl Artikel und Lagerorte dauert diese Verarbeitung sehr lange. Lagerorte ohne Bestände werden bei der Verarbeitung nicht berücksichtigt.

Vorgehen bei Abbruch der Verarbeitung

Bei Hängern oder Endlosschleife sollte die Verbindung der Arbeitsstation vom Server her gelöscht werden.

Wir empfehlen in diesen Fällen, die Verarbeitung direkt auf dem Datenbankserver nochmals zu starten.

Vorjahr abschliessen - Bestände zum aktuellen Jahr endgültig übernehmen

Sobald sie im Vorjahr keine Lagerbuchungen mehr vornehmen müssen, sollten sie das Vorjahr definitiv abschliessen.

Dauer:

Je nach Anzahl Artikel und Lagerorte dauert diese Verarbeitung sehr lange. Lagerorte ohne Bestände werden bei der Verarbeitung nicht berücksichtigt.

Wichtig

Während dieser Verarbeitung darf in OpaccERP nicht gearbeitet werden!

Vorgehen bei Abbruch der Verarbeitung

In diesem Fall müssen folgende Tabellen des betroffenen Mandanten ab der Datensicherung zurückgelesen werden:

nnLAGBES
nnLAGPRE
nnSYLAGR

Eröffnung des neuen Jahres zurücknehmen

Haben Sie aus Versehen ein neues Jahr eröffnet, können Sie unter folgender Voraussetzung die Eröffnung des neuen Jahres zurücknehmen: Es sind noch keine Lagerbuchungen durchgeführt worden.

Dauer

Weniger als eine Minute.

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