11101 Kontaktpersonen

In diesem BC können Sie Kontaktpersonen (Ansprechpartner) für die aktive Adresse erfassen. Für jede Kontaktperson können verschiedene Merkmale (z. B. Adressen, Funktion, Abteilung) erfasst werden. Zusätzlich kann einer Kontaktperson eine Privatadresse, d.h. eine weitere in OpaccERP erfasste Adresse zugeordnet werden.

Maximal können 9999 Kontaktpersonen pro Adresse hinterlegt werden.

Hinweis

Beachten Sie, dass der Speichervorgang abgebrochen wird, wenn Sie eine Kontaktperson ohne Angabe der Anrede erfasst haben. Das BC bleibt jedoch geöffnet und Sie müssen die bereits erfassten Daten nicht erneut eingeben, sondern können nach der Auswahl einer Anrede einfach nochmals auf den Button <Speichern> klicken.

Adresse

Im Header wird die aktive Adresse angezeigt.

Beim Aufruf des BCs aus dem WS 11000 Adresse bearbeiten wird der Header automatisch mit der dort aktiven Adresse gefüllt.

Beim Aufruf des BCs aus dem OpaccERP Explorer ist der Header leer und die gewünschte Adresse muss zuerst aktiviert werden. Die Suche kann über die Adressnummer oder den Namen erfolgen.

Kontaktperson

Nur aktive Kontakte

Wenn Sie diese Checkbox aktiveren, werden passive Kontaktpersonen in der BO-Liste nicht mehr angezeigt.

In dieser BO-Liste werden alle für die aktive Adresse erfassten Kontaktpersonen aufgelistet.

In der Standard-Vorlage werden Attribute des Haupt-BOs angezeigt.

Die BO-Liste können Sie nach Ihren Wünschen gestalten. Detaillierte Informationen zum Bearbeiten einer BO-Liste finden Sie unter BO-Liste.

Das Bilder-Panel kann in der BO-Liste über das Kontextmenü (Panels und Layout - Checkbox Bilder-Panel rechts/unten) ein- und ausgeblendet werden.

Im Bilder-Panel können pro Kontaktperson Bild-Dateien (Formate .bmp, .gif, oder .jpg) angezeigt werden, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

Alle Bild-Dateien, die angezeigt werden sollen, müssen im Datenverzeichnis für Kontaktpersonenbilder abgelegt und der Pfad zu diesem Kontaktpersonen-Bildverzeichnis muss im OpaccOXAS Studio BC 91900 Diverse Bearbeiten hinterlegt sein. Im aktuellen BC muss die Bildanzeige (= Konventionstyp <> Kein Bild) eingeschaltet sein.

Nach Einschalten des Bilder-Panels können Sie - ebenfalls über das Kontextmenü - das BC 86916 Bilder-Panel-Eigenschaften öffnen und dort die Default-Anzeige-Eigenschaften benutzerdefiniert anpassen. Alle Einstellungen können Sie in einer Vorlage speichern.

Achtung

Bitte beachten Sie, dass der Bild-Viewer nur Bilder (jpg) bis zu 24 Bit Farbtiefe darstellen kann.

Kontaktperson

Auf dieser Registerkarte können Sie entweder eine neue Kontaktperson erfassen oder eine bestehende Kontaktperson bearbeiten.

Allgemein

Nummer

Hier erfassen Sie die max. vierstellige Nummer der Kontaktperson. Wird die Nummer bereits verwendet, wird bei der Eingabe der Nummer die Kontaktperson angezeigt und Sie wechseln in den Bearbeitungsmodus.

Die Nummer einer bestehenden Kontaktperson kann nicht mehr geändert werden!

Hauptkontakt

Durch Aktivieren der Checkbox wird die aktive Kontaktperson zum Hauptkontakt der Adresse.

Eine als Hauptkontakt gekennzeichnete Kontaktperson wird automatisch als Kontaktperson auf die Dokument-, Liefer-, Rechnungs- oder Zahlungsadresse eines Rapports, Verkaufs- oder Einkaufsdokuments übernommen (BC 41405 Adressen, BC 51405 Adressen, BC 61405 Adressen).

Anrede

Für die Kontaktperson muss immer eine Anrede ausgewählt werden.

Hinweis

Wird eine Kontaktperson ohne Angabe der Anrede erfasst, wird der Speichervorgang komplett abgebrochen. Dadurch wird verhindert, dass ein unvollständiger Datensatz (Kontaktperson ohne Name etc.) erstellt wird. Das BC bleibt geöffnet. Sie müssen die bereits erfassten Daten nicht nochmals eingeben, sondern können nach der Auswahl einer Anrede einfach nochmals auf den Button Speichern klicken.

Name

In diesem Attribut können Sie den Namen der neuen Kontaktperson erfassen.

Vorname

In diesem Attribut können Sie den Vornamen der neuen Kontaktperson erfassen.

Initialen

In diesem Attribut können Sie die Initialen der neuen Kontaktperson erfassen.

Titel

In diesem Attribut können Sie den Titel der Kontaktperson erfassen.

Funktion

In diesem Attribut können Sie die Funktion der Kontaktperson erfassen.

Abteilung

In diesem Attribut können Sie die Abteilung der Kontaktperson erfassen.

Assistenz

Der aktiven Kontaktperson kann eine andere Kontaktperson der aktiven Adresse als Assistenz zugeteilt werden.

Zusätze 1

In dieser Gruppe können Sie optional weitere Angaben zur Kontaktperson hinterlegen.

Geburtsdatum

In diesem Attribut können Sie das Geburtsdatum der Kontaktperson erfassen.

Geschlecht

In diesem Attribut können Sie das Geschlecht der Kontaktperson erfassen.

0 = unbekannt
1 = Frau
2 = Mann
9 = irrelevant

Sprache

Hier können Sie die Sprache für die Kontaktperson festlegen. Diese kann von der Sprache der Adresse der Kontaktperson abweichen.

Familienstand

Hier können Sie aus einer Tabelle den Familienstand der Kontaktperson auswählen. Zur Auswahl stehen:

1 = ledig
2 = verheiratet
3 = geschieden
4 = verwitwet

Private Adresse

Die Privatadresse einer Kontaktperson wird als eigenständige Adresse in OpaccERP erfasst. An dieser Stelle ordnen Sie die Adresse der Kontaktperson zu.

Kommunikation

In dieser Gruppe können Sie die Kommunikationsdaten der Kontaktperson hinterlegen.

Telefonnummer 1

In diesem Attribut können Sie eine Telefonnummer der Kontaktperson erfassen.

Telefonnummer 2

In diesem Attribut können Sie eine zweite Telefonnummer der Kontaktperson erfassen.

Faxnummer

In diesem Attribut können Sie eine Faxnummer der Kontaktperson erfassen.

E-Mail Geschäft

In diesem Attribut können Sie eine geschäftliche E-Mailadresse der Kontaktperson erfassen.

E-Mail Privat

In diesem Attribut können Sie eine private E-Mailadresse der Kontaktperson erfassen.

Web-Seite

In diesem Attribut können Sie die Homepage der Kontaktperson hinterlegen. Mit der Funktion "Ausführen" (Aufruf über die Tastenkombination <Strg+R> oder das Kontextmenü) können Sie die angegebene Web-Seite öffnen.

Social Network ID

In diesem Attribut können Sie eine Social-Network ID (Twitter, XING, LinkedIn o.ä.) der Kontaktperson erfassen.

Externe ID

Die Externe ID einer Kontaktperson kann zur eindeutigen Identifikation von Kontaktpersonen verwendet werden. Dazu muss das Attribut Externe ID (Kontakt) im OpaccOXAS Studio BC 91100 Adressen einrichten > Grundeinstellungen > Adressen als eindeutig definiert werden. Wenn die Externe ID (Kontakt) als eindeutig definiert wurde, kann ein Attributwert nur 1x in der Kontaktpersonentabelle vorkommen. Wird versucht, eine bereits vorhandene Nummer nochmals zu hinterlegen, wird der Speichervorgang abgebrochen und Sie erhalten eine Fehlermeldung.

Das Attribut ist über den Kontaktpersonen-Index 11 indexiert.

Eigenschaften

In dieser Gruppe können Sie weitere Eigenschaften der Kontaktperson festlegen.

Privat

Über diese Checkbox kann eine Kontaktperson als privat gekennzeichnet werden. Diese Kennzeichnung hat keine eigene Logik, kann aber in Auswertungen abgefragt werden.

Portal-Zugang

Über diese Checkbox wird festlegt, ob die Kontaktperson einen Portal-Zugang hat oder nicht.

Passiv

Über diese Checkbox kann eine Kontaktperson passiv gesetzt werden. Über die Auswahl "Nur aktive Kontakte" kann anschliessend die Anzeige von passiven Kontaktpersonen verhindert werden.

Hinweis

Das Passiv-Setzen von Kontaktpersonen hat keine weiteren Auswirkungen in der Business-Logik von OpaccERP!

Synchronisieren

Eine Kontaktperson kann verschiedenen Adressen zugeteilt werden. Dabei ist es möglich, von Ihnen festgelegte Attribute dieser mehrfach verwendeten Kontaktpersonen synchron zu halten, wenn eine der so "verbundenen" Kontaktpersonen mutiert wird. Welche Attribute bei Mutationen synchronisiert werden, können Sie im OpaccOXAS Studio BC 91100 Adressen einrichten auf der Registerkarte Grundeinstellungen-Kontaktpersonen festlegen.

Erfasst

In dieser Gruppe werden das Erstelldatum und der Ersteller (Adressnummer / Name), der den Kontakt erstellt hat, angezeigt.

Erstelldatum

In diesem Attribut wird das Erstelldatum des Kontaktes angezeigt.

Erstellt von

In diesem Attribut wird der Ersteller (Adressnummer / Name) des Kontaktes angezeigt.

Geändert

In dieser Gruppe werden das Änderungsdatum und der Mitarbeiter, der den Kontakt zuletzt geändert hat, angezeigt.

Mutationsdatum

In diesem Attribut wird das Mutationsdatum des Kontaktes angezeigt.

Mutiert von

In diesem Attribut wird der Mitarbeiter, der den Kontakt zuletzt geändert hat, angezeigt.

Kontakt

Betreuung

Hauptbetreuer

Hier legen Sie fest, wer der Hauptbetreuer der Kontaktperson sein soll. Den Hauptbetreuer können Sie aus einer Vorschlagsliste auswählen. Es werden die Kontaktpersonen der Mandanten-Adressnummer (Definition im OpaccOXAS Studio BC 98220 Vorgaben Mandant) vorgeschlagen.

Betreuer Stv.

Hier legen Sie fest, wer der stellvertretende Betreuer der Kontaktperson sein soll. Diesen können Sie aus einer Vorschlagsliste auswählen. Es werden die Kontaktpersonen der Mandanten-Adressnummer (Definition im OpaccOXAS Studio BC 98220 Vorgaben Mandant) vorgeschlagen.

Betreuungsart

Hier wählen Sie aus der Tabelle die Betreuungsart für den Kontakt fest. Zur Auswahl stehen die im BC 11760 Betreuungsarten hinterlegten Betreuungsarten.

Hinweis

Hier können Sie einen kurzen Hinweis zur Betreuung erfassen.

Kontaktart

In dieser Gruppe legen Sie Prioritäten für die folgenden Kontaktarten fest:

Einzel-E-Mail / Massen-E-Mail / Telefon / Post

Zur Auswahl stehen pro Attribut:

1 = Ja, möglich
2 = Ja, bevorzugt
3 = Nein

Kontakttag

In dieser Gruppe legen Sie Wochentag-Prioritäten für Kontaktaufnahme fest.

Montag / Dienstag / Mittwoch usw.

Zur Auswahl stehen pro Attribut:

1 = Ja, möglich
2 = Ja, bevorzugt
3 = Nein

Kontaktzeit

In dieser Gruppe legen Sie Tageszeit-Prioritäten für Kontaktaufnahme fest.

Morgen / Nachmittag / Abend

Zur Auswahl stehen pro Attribut:

1 = Ja, möglich
2 = Ja, bevorzugt
3 = Nein

Zusätze

Auf dieser Registerkarte erfassen Sie weitere Merkmale der Kontaktperson.

Zusätze

Bemerkungen

Hier können Sie eine Bemerkung zur Kontaktperson erfassen.

Selektion 1

Hier können Sie einen 1-stelligen Code (Buchstabe oder Zahl) erfassen, nach dem Sie die Kontaktpersonen selektieren können. Die Tabelle der Selektionen wird nicht in OpaccERP erfasst, diese definieren Sie rein organisatorisch.

Beispiel

Sie definieren, dass alle Kontaktpersonen die Firmen-Inhaber sind, als Selektionscode 1 eine "1" erhalten, alle Geschäftsführer eine "2" und alle Buchhalter eine "5". Mit Hilfe dieses Kriteriums können Sie dann komfortabel einen Adresspool aller Buchhalter ihrer Kunden erstellen. Diesen können Sie als Adressliste für einen Serienbrief oder als Serienmail verwenden, in welchem Sie z.B. mitteilen, dass sich Ihre Bankverbindung geändert hat.

Selektion 2

Wenn die Selektion mit einem einstelligen Kriterium nicht ausreichend ist, können Sie hier ein zweites definieren.

Herkunfts-Kampagne

Hier können Sie der Kontaktperson eine Herkunfts-Kampagne zuweisen bzw. es ist ersichtlich im Rahmen welcher Kampagne die Kontaktperson erfasst wurde.

Herkunftsart

Hier kann hinterlegt werden, aus welchem Lead die Kontaktperson stammt bzw. welchem Lead sie zugeteilt ist.

Freie Attribute 1 - 10 der Kontaktperson

Hier können Sie die Inhalte der Freien Attribute der Kontaktperson erfassen.

Die 10 Attribute in der Gruppe Zusätze sind frei definierbar. Die maximalen Attributlängen sind festgelegt (Attribute 1 - 3 = einstellig, Attribute 4 - 6 = 10-stellig, Attribute 7 - 9 = 20-stellig, Attribut 10 = 30-stellig). Die Titel und Formate können im OpaccOXAS Studio BC 91100 Adressen einrichten BO-Erweiterungen > Stamm > Kontaktperson > Freie Attribute definiert werden, damit sie hier angezeigt werden.

Marketing-Automation

Marketing Tags

In diesem Attribut können Sie ein Marketing Automation-Tag erfassen.

Notizen

Auf dieser Registerkarte können Sie in einem Textblock Notizen zur aktiven Kontaktperson erfassen.

Notizen2

Auf dieser Registerkarte können Sie in einem Textblock weitere Notizen zur aktiven Kontaktperson erfassen.

Hinweis

Die Bezeichnungen der beiden Notiz-Registerkarten können Sie über die BO-Redefinition der Attribute Contact.Text bzw. Contact.Text2 anpassen.

Bilder

Auf dieser Registerkarte können Sie die Bildinformationen pro Kontaktperson hinterlegen.

Konvention Dateinamen

In dieser Gruppe legen Sie fest, nach welcher Konvention der Bild-Dateiname ermittelt wird.

Konventionstyp

Wählen Sie aus folgenden Möglichkeiten:

0 - Kein Bild.
1 - Bild-ID = BoId - Die Bild-ID entspricht dabei der BoId der Kontaktperson. Beispiel: 1056,1
2 - Bild-ID = frei - Die Bild-ID kann dabei selber bestimmt werden. Beispiel: Passphoto_1
3 - Bild-ID von anderem BO - Hier wird die BoId einer anderen Kontaktperson als Bild-ID verwendet.

Beispiel

Falls dieselbe Kontaktperson bei mehreren Adressen erfasst ist, kann bei allen Einträgen dasselbe Bild verwendet werden.

Pfad gemäss OpaccOXAS Studio

Hier wird (rein informativ) der Bildpfad entsprechend der Vorgabe im OpaccOXAS Studio BC 91900 angezeigt.

Dateiname

Hier wird der Dateiname, welcher sich aus Bild-ID, Bildkategorie und Endung zusammensetzt, angezeigt.

Die Bild-ID kann hier pro Kontaktperson bearbeitet werden und darf - im Falle von Bild-ID = frei - auch Teil des Bildpfades sein.

Beispiel

Konventionstyp: 2 - Bild-ID = frei

Pfad gemäss OpaccOXAS Studio: ..\ip\img\Contact

Effektiver Pfad in welchem das Bild liegt: ..\ip\img\Contact\KP1\

Dateiname des Bildes: Passphoto_s.jpg

Bei Bild-ID muss nun Folgendes eingetragen werden: \KP1\Passphoto (Die Bild-ID beinhaltet also einen Teil des Bildpfades. Diese Art der Pfadangabe ist natürlich NICHT zwingend!)

Zugeteilte Adressen

Auf dieser Registerkarte werden alle weiteren Adressen angezeigt, bei denen die aktive Kontaktperson ebenfalls als Kontaktperson hinterlegt ist.

Buttons

Mit dem Button Pooleinträge... gelangen Sie in das BC 11104 Pooleinträge und können die markierte Kontaktperson dort direkt den gewünschten Adresspools zuteilen. Dabei wird die hier markierte Kontaktperson in die Eingabezone in der Gruppe Kontaktperson übernommen.

Mit dem Button DMAS... können Sie mit der Kontaktperson verknüpfte, in DMAS hinterlegte, Dokumente öffnen. Falls zur Kontaktperson kein Dokument in DMAS hinterlegt ist, erhalten Sie einen Hinweis und zusätzlich wird der WS 81000 DMAS geöffnet.

Mit dem Button Neues DMAS-Dokument... öffnen Sie das BC 81002 Neues DMAS-Dokument. Dort können Sie ein neues DMAS-Dokument eröffnen.

Mit dem Button Org-Einheit KP... gelangen Sie in das BC 11771 Organisationseinheiten Kontaktperson. Dort können Kontaktpersonen der aktiven Adresse ausgewählt und Organisationseinheiten zugewiesen werden.

Mit dem Button Kontaktperson einfügen... gelangen Sie in das BC 11108 Kontaktperson einfügen. Dort können Sie in der Tabelle aller Kontaktpersonen nach einer bestimmten Kontaktperson suchen (nach Name oder E-Mailadresse) und diese anschliessend als Kontaktperson übernehmen. Dabei können Sie die Laufnummer der zu übernehmenden Kontaktperson bestimmen.

Hinweis

Tritt beim Einfügen einer Kontaktperson z.B. aufgrund von ungültigen BO-Redefinitionen ein Fehler auf, wird eine Fehlermeldung mit Angabe des betroffenen Attributs angezeigt. Die im Fehlerfall leer erzeugte Kontaktperson wird dabei automatisch wieder gelöscht. Um Ihnen eine unmittelbare Korrektur des Fehlers zu ermöglichen, steht Im BC 11108 der Button Kontaktperson bearbeiten... zur Verfügung. Dieser öffnet das BC 11101 mit der Quell-Kontaktperson. Damit können Sie das in der Fehlermeldung angegebene Attribut direkt bearbeiten.

Mit dem Button Neu erstellen Sie ein neues BO.

Mit dem Button Speichern werden Ihre Eingaben gespeichert.

Mit dem Button Löschen wird das aktive BO gelöscht.

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