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TechNotes

Anleitung/Hilfe zu Opacc Word AddIn

Das Opacc Word AddIn integriert sich auf einem eigenen Ribbon in Microsoft Office.
Mit dem Opacc Word AddIn können auf einfache Weise Serienbriefe erstellt werden, welche auf Adressdaten (Adresspool-Einträge) innerhalb von OpaccERP basieren.
Das Ribbon OpaccERP ist in die folgenden Bereiche unterteilt:
  • Login/Logout
  • Vorlage auswählen
  • Vorlagenfelder
  • Serienbriefe erstellen
  • Drucken/Speichern
  • Hilfe
Als Datenquelle für die zu erstellenden Serienbriefe wird ein Adresspool ausgewählt. Beim Drucken/Speichern des Serienbriefs wird dann für jeden Adresspool-Eintrag (Adresse und Kontaktperson) ein Serienbrief erstellt.
Im Serienbrief können Attribute von folgenden BOs verwendet werden:
  • Adresse
  • Kontaktperson
  • Kunde
  • Lieferant
  • Mitarbeiter

An-/Abmeldung

Screenshot01_Anmelden-2.JPG
Um Daten bearbeiten zu können, müssen Sie sich zuerst an OpaccERP anmelden.

OpaccERP Anmeldung

Klicken Sie auf OpaccERP Login. Nach einigen Augenblicken erscheint der Anmeldedialog in welchem Sie Verbindung, Mandant, Benutzer und Passwort eingeben können.
Screenshot01a_Anmelden-2.jpg
Im Normalfall ist hier nur die Eingabe von Benutzernummer und Passwort notwendig. Nach erfolgreicher Anmeldung ändert sich der Button OpaccERP Login zu OpaccERP Logout.
Durch klicken des Button OpaccERP Logout kann die aktuelle Sitzung jederzeit beendet werden.

Installation, Mandant, Benutzer

Screenshot01b_Anmelden.jpg
Nach erfolgreicher Anmeldung werden neben dem Logout-Button die Informationen zur aktiven Sitzung angezeigt und ein neues Word-Dokument erstellt. Das neue Dokument wird als aktive Instanz gespeichert und diese bleibt für die gesamte Dauer der aktiven Sitzung erhalten.

Vorlage auswählen

Screenshot02_VorlageAuswaehlen.JPG
Hier können Sie neue .dotx Vorlagen (Serienbriefe) erstellen oder bestehende öffnen. Bearbeitete .dotx Vorlagen (Serienbriefe) können hier gespeichert werden.

Neue Vorlage

Erstellt eine neue .dotx Vorage, welche anschliessend mit dem gewünschten Text und den entsprechenden Platzhaltern/Feldern (OpaccERP Attribute) ergänzt werden kann.

Vorlage öffnen

Öffnet eine bestehende .dotx Vorlage. Alle Änderungen müssen vor dem Generieren von Serienbriefen gespeichert werden.
Die gewählte Vorlage wird geöffnet und deren Name als aktive Vorlage (in der Gruppe Serienbriefe erstellen) angezeigt.

Vorlage speichern

Speichert die aktuell bearbeitete Vorlage. Diese kann anschliessend für das Erstellen von Serienbriefen verwendet werden. Nach dem Speichern wird die Vorlage als aktive Vorlage übernommen und in der Gruppe Serienbriefe erstellen angezeigt.
Wichtig
Wichtig
Vorlagen können nur im Standard-Word-Vorlagen-Format (*.dotx) gespeichert werden.

Vorlagenfelder

Hier können Sie OpaccERP Attribute der zur Verfügung stehenden BOs auswählen und als Platzhalter in die Vorlage übernehmen. Beim Erstellen der Serienbriefe werden die OpaccERP Attributwerte dann an der entsprechenden Textstelle eingefügt. Nach Auswahl eines Attributs muss dieses durch Klick auf den Button Feld einfügen in die Vorlage übernommen werden.
Screenshot03_Vorlagenfelder.JPG

BO-Liste

Liste der zur Verfügung stehenden BOs. Je nach ausgewähltem BO stehen dann unter Feld die entsprechenden Attribute zur Auswahl.

Feld

Liste der zur Verfügung stehenden BO-Attribute. Das hier ausgewählte Attribut wird mit Klick auf den Button Feld einfügen als Platzhalter in die Vorlage übernommen.

Feld einfügen

Durch Klick auf den Button Feld einfügen wird das ausgewählte Attribut an der Stelle des Cursors (Word) eingefügt.

Serienbriefe erstellen

Hier wird der Adresspool ausgewählt. Mit der Kombination aus aktiver Vorlage und Adresspool, lässt sich die Serienbrief-Erstellung starten. Durch Klick auf den Button Briefe erstellen werden alle Serienbriefe in ein neues Dokument generiert und durch Seitenumbrüche voneinander getrennt.
Screenshot04_SerienbriefeErstellen.JPG

Aktive Vorlage

Zeigt den Namen der ausgewählten .dotx Vorlage an.

Adresspool

In Abhängigkeit des angemeldeten Benutzers stehen hier die Adresspools aus OpaccERP zur Auswahl.

Briefe erstellen

Durch Klick auf den Button Briefe erstellen wird ein Dialog mit Informationen zum Erstellen des Serienbriefs angezeigt.
Screenshot04a_SerienbriefeErstellen.jpg
Mit Klick auf Ja wird das Erstellen des Serienbriefs gestartet.
Mit Klick auf Nein kann das Erstellen des Serienbriefs abgebrochen werden.
Nachdem der Serienbrief erstellt worden ist, wird er als neu erstelltes Dokument in einem eigenen Fenster geöffnet.
Der Vorgang kann mehrmals wiederholt werden. So lassen sich mehrere Serienbriefe aus verschiedenen Vorlagen generieren.

Drucken / Speichern

Hier werden Funktionen zum Drucken und Speichern des Serienbriefs angeboten. Diese Funktionen sind nur anwählbar, wenn auch entsprechende Serienbriefe erstellt wurden.
Das Drucken und/oder Speichern ist nicht zwingend und kann übersprungen werden.
Screenshot05_DruckenSpeichern.JPG

Druckvorschau

Damit wird der zuletzt erstellte Serienbrief in der Druckvorschau von Word geöffnet.

Serienbriefe drucken

Damit kann der zuletzt erstellte Serienbrief über den Button Serienbriefe drucken ausgedruckt werden.
Anpassungen am Seitenaufbau können über die Druckvorschau vorgenommen werden.

Serienbriefe speichern

Damit kann der zuletzt erstellte Serienbrief gespeichert werden.
Wichtig
Wichtig
Das Dokument kann nur im Standard-Word-Format (*.docx) gespeichert werden.

Hilfe

Screenshot06_Hilfe.JPG

Anleitung

Durch Klick auf den Button Anleitung wird dieses Hilfe-Dokument angezeigt.