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Jahreswechsel

Damit ab dem ersten Tag des neuen Geschäftsjahres Lagerbuchungen erstellt werden können, muss das neue Jahr als Buchungsjahr eröffnet werden.
Falls Ihr Geschäftsjahr mit dem Kalenderjahr übereinstimmt, beginnt es am 01. Januar. Falls Ihr Geschäftsjahr nicht mit dem Kalenderjahr übereinstimmt, beginnt es am ersten Tag des entsprechenden Monats. (z.B. 01. September)
Der Jahreswechsel wird im OpaccOXAS Studio durchgeführt. OpaccOXAS Studio / Register: Mandant / Gruppe: Administration / BC 98251 Jahreswechsel

BC 98251

Im BC 98251 werden Informationen zum laufenden Buchungsjahr und zum Vorjahr angezeigt.
Für den Jahreswechsel stehen vier Verarbeitungen zur Auswahl.

Buchungsjahr

Laufendes Buchungsjahr zeigt als Information die Jahreszahl des aktuell laufenden Buchungsjahres.
Vorjahr abgeschlossen zeigt als Information (Checkbox) ob das Vorjahr bereits abgeschlossen worden ist.
Notiz
Notiz
Solange das Vorjahr nicht abgeschlossen worden ist, kann kein neues Buchungsjahr eröffnet werden.

Jahreswechsel

Bei der Eröffnung eines neuen Buchungs-/Geschäftsjahres werden automatisch die Endbestände des Vorjahres als Anfangsbestände des neuen Jahres übernommen. Sind beide Jahre offen, kann parallel in beiden Jahren gebucht und der Übertrag beliebig oft provisorisch vorgenommen werden. Beim definitiven Abschluss des Vorjahres, werden die Bestände definitiv übernommen. Danach sind Buchungen im Vorjahr nicht mehr möglich.
Wichtig
Wichtig
Bei der provisorischen Übernahme werden die Endbestände des Vorjahres als Anfangsbestände übernommen. Werden anschliessend im Vorjahr Buchungen durchgeführt, wird der neue Endbestand nicht automatisch auf den Anfangsbestand übertragen.
Die Lagerbestände im neu eröffneten Jahr sind deshalb nach Buchungen im Vorjahr nicht mehr aktuell. Lagercheck, Bestellvorschläge etc. setzen in solchen Fällen auf falsche Lagerbestände auf. Um die Anfangsbestände zu aktualisieren, müssen Sie die provisorische Übernahme erneut starten.
Führen Sie den Jahresabschluss so spät als möglich und so früh als nötig durch.
Achtung
Warehouse
Wird mit Warehouse gearbeitet ist zu beachten, dass der Jahreswechsel erst dann durchgeführt werden darf, wenn keine Warehouse-Transaktionen mehr verbucht werden müssen. Das bedeutet in der Praxis, dass der Jahreswechsel erst nach Abschluss aller Arbeiten im Warehouse durchgeführt werden darf.
Grund für diese Einschränkung ist der Umstand, dass die Bestandesprüfungen für das Erstellen von Zuweisungen bereits im aktuellen (neu eröffneten) Buchungsjahr erfolgen, die Bestände (z.B. im Rahmen einer Auslagerung) aber ins (noch offene) Vorjahr gebucht werden. Diese Einschränkung lässt sich auch durch das direkte Abschliessen des Vorjahres nicht umgehen, da in diesem Fall die Bestände (z.B. im Rahmen einer Auslagerung) nicht mehr in das Vorjahr gebucht werden können. Dieser Umstand ist so lange gegeben, wie das aktuelle Tagesdatum, zu welchem Warehouse-Transaktionen gebucht werden, noch im Vorjahr liegt.
Wird mit Warehouse gearbeitet (aktive Warehouse-Lizenz in BC 98215) gelten deshalb neu die folgenden Voraussetzungen um den Jahreswechsel durchführen zu können:
  • Der Jahreswechsel ist neu nur noch mit einem Benutzer möglich, welcher der Administratorgruppe 20 angehört. Der Jahreswechsel kann nicht durch einen Installations-Administrator (Benutzer -2) durchgeführt werden.
  • Der Jahreswechsel ist frühestens am letzten Kalendertag des laufenden Buchungsjahres möglich.
Wird der Jahreswechsel am letzten Kalendertag des laufenden Buchungsjahres durchgeführt, wird ein Dialog angezeigt, in welchem der angemeldete Mitarbeiter ausgewählt werden muss. Damit wird das "vorzeitige" Eröffnen des Buchungsjahres bestätigt.

Neues Jahr eröffnen - Bestände vom alten Jahr provisorisch übernehmen

Das ist die einzige Verarbeitung die Sie beim Geschäftsjahres-Wechsel systembedingt ausführen müssen! Sonst können Sie im neuen Buchungs-/Geschäftsjahr keine Lagerbuchungen erfassen.
Wichtig
Wichtig
Bei der provisorischen Übernahme werden die Endbestände des Vorjahres als Anfangsbestände übernommen. Werden anschliessend im Vorjahr Buchungen durchgeführt, wird der neue Endbestand nicht automatisch auf den Anfangsbestand übertragen.
Die Lagerbestände im neu eröffneten Jahr sind deshalb nach Buchungen im Vorjahr nicht mehr aktuell. Lagercheck, Bestellvorschläge etc. setzen in solchen Fällen auf falsche Lagerbestände auf. Um die Anfangsbestände zu aktualisieren, müssen Sie die provisorische Übernahme erneut starten.
Während dieser Verarbeitung darf in OpaccERP nicht gearbeitet werden!

Voraussetzung

Das Vorjahr muss definitiv abgeschlossen sein.

Dauer

Je nach Anzahl Artikel und Lagerorte dauert diese Verarbeitung u.U. sehr lange. Lagerorte ohne Bestände werden bei der Verarbeitung nicht berücksichtigt.
Tipp
Notieren sie sich die Verarbeitungsdauer. Dann verfügen sie für den nächsten Jahreswechsel über einen Richtwert.

Vorgehen bei Abbruch der Verarbeitung

Bei Hängern oder Endlosschleife sollte die Verbindung der Arbeitsstation vom Server her gelöscht werden.
Wir empfehlen in diesen Fällen, die Verarbeitung direkt auf dem Datenbankserver nochmals zu starten.

Vorjahr noch offen - Bestände zum aktuellen Jahr provisorisch übernehmen

Diese Verarbeitung können Sie solange durchführen, wie das Vorjahr noch nicht endgültig übernommen und abgeschlossen wurde.
Wichtig
Wichtig
Bei der provisorischen Übernahme werden die Endbestände des Vorjahres als Anfangsbestände übernommen. Werden anschliessend im Vorjahr Buchungen durchgeführt, wird der neue Endbestand nicht automatisch auf den Anfangsbestand übertragen.
Die Lagerbestände im neu eröffneten Jahr sind deshalb nach Buchungen im Vorjahr nicht mehr aktuell. Lagercheck, Bestellvorschläge etc. setzen in solchen Fällen auf falsche Lagerbestände auf. Um die Anfangsbestände zu aktualisieren, müssen Sie die provisorische Übernahme erneut starten.
Während dieser Verarbeitung darf in OpaccERP nicht gearbeitet werden!

Dauer

Je nach Anzahl Artikel und Lagerorte dauert diese Verarbeitung u.U. sehr lange. Lagerorte ohne Bestände werden bei der Verarbeitung nicht berücksichtigt.

Vorgehen bei Abbruch der Verarbeitung

Bei Hängern oder Endlosschleife sollte die Verbindung der Arbeitsstation vom Server her gelöscht werden.
Wir empfehlen in diesen Fällen, die Verarbeitung direkt auf dem Datenbankserver nochmals zu starten.

Vorjahr abschliessen - Bestände zum aktuellen Jahr endgültig übernehmen

Sobald sie im Vorjahr keine Lagerbuchungen mehr vornehmen müssen, sollten sie das Vorjahr definitiv abschliessen.

Dauer

Je nach Anzahl Artikel und Lagerorte dauert diese Verarbeitung u.U. sehr lange. Lagerorte ohne Bestände werden bei der Verarbeitung nicht berücksichtigt.
Wichtig
Wichtig
Während dieser Verarbeitung darf in OpaccOne nicht gearbeitet werden!

Vorgehen bei Abbruch der Verarbeitung

In diesem Fall müssen folgende Tabellen des betroffenen Mandanten ab der Datensicherung zurückgelesen werden:
  • nnLAGBES
  • nnLAGPRE
  • nnSYLAGR

Eröffnung des neuen Jahres zurücknehmen

Haben Sie aus Versehen ein neues Jahr eröffnet, können Sie unter folgender Voraussetzung die Eröffnung des neuen Jahres zurücknehmen: Es sind noch keine Lagerbuchungen durchgeführt worden.

Dauer

Weniger als eine Minute.